Lav puls og kontroll på alle detaljer når arrangementet starter?

Bruker du et profesjonelt påmeldingssystem, slipper du å stresse rundt med 180 i puls de siste dagene før arrangementet.

Uansett om du er en erfaren arrangementsplanlegger eller bare har avholdt ett eller to arrangementer tidligere, så vet du at det ofte er veldig hektisk helt mot slutten, rett før arrangementet starter. 

Hvis ikke alt er godt nok organisert, kan det bli veldig mye å gjøre og veldig mye å ha kontroll på helt i siste sekund. Da kan det lett bli litt tilløp til panikk ... 

Hvordan kan du isteden få full kontroll og faktisk glede deg til deltakerne møter opp? Det får du svar på i dette innlegget.

Hva kan skape høy puls og manglende kontroll i innspurten av arrangementet? 

Her er et par eksempler:

1. Endringer på deltakerne i siste liten

En av de største utfordringene du må hanskes med når du forbereder et arrangement, spesielt når det er mange deltakere, er å fange opp og agere på løpende endringer og spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant – gjerne dagen før.

• Noen kommer ikke
• Noen kommer ekstra
• Noen trenger noe de har glemt å gi beskjed om
• Noen kommer før planen 
• Noen kommer ikke før senere

… og så videre. 

2. Andre involverte som trenger informasjon om deltakerne

Det er mange parter som trenger oppdatert informasjon for å kunne gjøre sin siste finish på en god måte:

• Hotellet trenger en oppdatert navneliste, og de trenger å vite romdeling hvis deltakere skal dele rom. 
• Matleverandør trenger innsyn i oppdatert antall og eventuelle allergier.
• Tekniske leverandører trenger å vite oppsett og høre litt om spesielle behov som foredragsholdere eller andre underholdningsinnslag har. Dessuten trenger de kjøreplan og oppdaterte presentasjoner.
• Foredragsholdere trenger å forberede seg og vite litt om deltakere.
• Økonomiavdelingen trenger å vite hvor mange som har betalt, og om de eventuelt skal kontakte deltakere som ikke har betalt innen fristen.

… og mye, mye mer.

Og ikke minst: Rett i forkant bør du sende ut informasjon til deltakere – gjerne en velkomst-SMS, og kanskje en app eller e-post med oppdatert program og praktisk informasjon, og kanskje også med en oppdatert deltakerliste (dersom du har husket å be om samtykke til å publisere den …)

Bruker du manuelle e-poster, regneark og mange ulike leverandører/systemer for å holde orden på alt dette praktiske?

Da kan det fort bli litt panikk og “klabb og babb” når arrangementsdatoen nærmer seg.

Fortvil ikke, det finnes en mye enklere måte å gjøre det på.

“Hva holdt jeg egentlig på med?”

Når vi først har tatt i bruk digitale løsninger som forenkler hverdagen, slår det oss ofte hvor tungvint vi gjorde enkelte ting før. 

Sist gang du overførte penger til noen, logget du deg da inn i nettbanken og satte inn beløpet manuelt på vedkommendes konto? Neppe.

Sist gang du var med vennegjengen på restaurant og regningen kom på bordet, gjorde dere da opp på gammelmåten – med en salig blanding av utlegg, kort og kontanter? Neppe.

Sannsynligvis brukte du Vipps i begge tilfellene, i likhet med praktisk talt alle som har smarttelefon i Norge. Det er blitt en selvfølge å vippse, fordi det så åpenbart forenkler oppgaver, sparer tid og gir mye bedre oversikt og kontroll.

Den samme aha-opplevelsen får arrangører som går fra manuelle prosesser til et profesjonelt påmeldingssystem. 

“Satt jeg virkelig der superstressa og håndterte arrangementene mine med regneark, e-post, skjemaer og manuelle betalingsløsninger …?”

Les også: Slik hemmes du av manuelle prosesser

Alt satt i system, i én og samme brukervennlige løsning

Med et profesjonelt påmeldingssystem trenger du ikke lenger å bruke flere ulike programmer og kommunikasjonskanaler i planleggingen. Systemet tar hånd om alt av e-poster, SMS, apper, betaling, bestilling av overnatting, romdeling og mye, mye mer.

Flere kan få direkte tilgang til informasjonen fra systemet, og du trenger ikke tenke på å bruke tid på å informere hotellet, tekniske arrangører eller andre løpende. De kan veldig enkelt selv få den informasjonen de trenger direkte fra systemet.

Og ikke minst, selve deltakerhåndteringen og endringene går som en drøm med et påmeldingssystem. Deltakerne kan selv melde fra om endringer, og du kan enkelt forhåndsinnstille utsendelser og produsere SMS, e-poster og alt annet nødvendig materiell i forkant.

To eksempler på hvordan et påmeldingssystem gir deg smilepuls og stålkontroll

Faktureringen går helt av seg selv: Betaling kan enkelt gjøres løpende ved påmelding, slik at alle har betalt innen arrangementet kommer.

Les mer: Mye arbeid å kreve inn deltakeravgifter på arrangementene dine?

Rask og køfri innsjekk: Med elektronisk innsjekk – enten med mobilen din eller QR-leser – kan du raskt og enkelt skanne inn deltakere når de kommer. Du slipper alt av køer, og du slipper å lete i lister og krysse av. Det betyr at du kan ta imot deltakerne med et smil og servere en kaffekopp!

Les mer: Derfor trenger du et digitalt system for innsjekk på arrangementet

Konklusjon

Hvis du bruker et profesjonelt påmeldingssystem, som inneholder alle funksjoner du trenger, og som hjelper deg å holde orden, er det ingen grunn til å ha høy puls og lite kontroll idet arrangementet sparkes i gang.

Bruk tiden på innhold og på deltakerne – i stedet for på manuelle og tidkrevende oppgaver som enkelt lar seg automatisere. Det gir mye bedre kontroll, og et vesentlig bedre resultat.