Trass i teknologiske nyvinninger blir fremdeles mange arrangementer planlagt og administrert på gammelmåten: med regneark, invitasjon/påmelding på e-post eller i papirformat, skjemaer og til og med manuelle betalingsløsninger.
Mange vegrer seg for å endre på rutiner og prøve et nytt system, fordi de tror at det tar for lang tid. Kanskje tenker du selv at du er altfor opptatt med å planlegge arrangementer til å rekke å sette deg inn i ny teknologi. Eller kanskje du er redd for at et nytt system blir for kostbart? Men da glemmer du verdien i å frigjøre ressurser og fjerne potensielle "fallgruver", som kan bli veldig kostbare.
Men faktum er at dersom du fremdeles sverger til den manuelle måten å administrere møter med mange deltakere på, da gjør du det ikke bare vanskeligere for det selv – du gjør det vanskeligere å lage gode arrangementer.
Bytter du ut manuelle prosesser til fordel for en mer automatisert tilnærming, vil du kunne forbedre både din egen og deltakernes eventopplevelse. Vi ser nærmere på hvorfor:
Gjør registreringsprosessen automatisk
Ingen deltaker liker å måtte stå i lang kø i innsjekkingsområdet. Men når innsjekk foregår manuelt, har køene en tendens til å vokse. Selv om du har nok folk på, kan det ta sin tid å finne løsninger når ting går i stå (og det vil det gjøre!).
La oss si at en deltaker ikke står på listen, men hevder at han har meldt seg på og betalt. Eller at han står på listen, men navnet er stavet feil og han må få et nytt navneskilt. Da blir det “trafikkork”, og køene hoper seg opp.
Hvis derimot hele registreringsprosessen er automatisert fra A til Å – fra det øyeblikket deltakeren selv legger inn sine opplysninger på påmeldingssiden til han sjekker inn – da blir det ikke bare færre problemer å hanskes med, det går også fortere å løse dem.
Manuell overføring av data, selv noe så grunnleggende som å eksportere en CSV-tekstfil eller å lage en “innsjekkingsliste”, fører ofte til menneskelig feil. Det er fort gjort å gjøre en skikkelig Excel-tabbe, noe oljemyndighetene er et godt eksempel på. Men når alt av påmeldingsinformasjon er integrert, er det kun eventuelle tastefeil som kan skape krøll.
Innsjekk med QR-kode fjerner køene som pleier å hope seg opp mens en i staben jobber febrilsk med å spore opp en registrering og betaling, oppdatere Excel-listen eller trykke opp et nytt navneskilt.
Med QR-kode kan du som arrangør droppe printede lister med navnene til deltakerne. Koden skannes ved innsjekk, og i løpet av kort tid er deltakeren registrert og har eventuelt fått printet ut sitt navneskilt.
Effektiv registrering er noe av det aller viktigste et godt påmeldingssystem hjelper deg med.
Forenkler kommunikasjonen
Kommunikasjon med påmeldte før, under og etter arrangementer er et annet område hvor manuelle prosesser skaper merarbeid eller en dårligere opplevelse.
Du skal lage profesjonelle invitasjoner, huske å legge inn all nødvendig informasjon om betaling, svare på deltakerhenvendelser som kommer underveis, varsle alle deltakerne i god tid dersom tid og sted for arrangementet må endres – og så videre.
Ved å automatisere alt dette gjennom effektive kommunikasjonsløsninger sparer du tid og penger, samtidig som du gir deltakerne en bedre og mer interaktiv opplevelse.
Bedre måling av ROI
I etterkant av arrangementet er det viktig å få rede på hva som fungerte bra, hvilke sesjoner deltakerne likte best, og hva som eventuelt ikke fungerte så bra, slik at du kan legge bedre til rette neste gang og dermed oppnå høyere ROI.
Likevel er det mange arrangører som lar være å be deltakerne om tilbakemeldinger etter arrangementet, og fortsatt flere som bruker evalueringsskjema i papirformat.
Et godt alt-i-ett-system for påmelding og håndtering av deltakere har en alltid oppdatert rapporteringsmotor. Som arrangør har du full kontroll og totaloversikt over alle nøkkeltall som trengs for å ta informerte beslutninger. Med et tastetrykk kan rapportene overføres til Excel.
Dermed slipper du å sitte i timevis og sette sammen tall fra ulike regneark. Dessuten blir det mye enklere å se hvilke deler av arrangementet som gir høyest avkastning, og hvor det må gjøres endringer.
Automatisering av prosesser gir bedre arrangementer
Selv om du ikke lever i “regnearkalderen” når det gjelder planlegging og administrasjon av møter med mange deltakere, skaper du likevel unødig merarbeid for deg selv dersom du bruker separate programmer og kommunikasjonskanaler i planleggingen. For eksempel et e-postverktøy til å sende ut invitasjon, et annet verktøy til å håndtere påmeldinger og et tredje til å håndtere hotellbestillinger..
Med én eneste integrert plattform for eventadministrasjon som samler og automatiserer all informasjonshåndtering og alle dialogløp før, underveis i og etter arrangementet, blir arbeidet enklere og prosessene mer ryddige, og livet som eventplanlegger betydelig enklere.
Og kanskje enda viktigere – du får mer tid til å fokusere på det faglige innholdet og de viktige detaljene som verdiøker deltakeropplevelsen og gjør dine arrangementer til det de skal være: verdifulle møter mellom mennesker.
Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem
