Planlegger du arrangement? Hvis alt samles i ett system, trenger du ikke jobbe alene med det.
For et par måneder siden publiserte vi en artikkel med tittelen “Hvorfor bruke et påmeldingssystem?”. Der lister vi opp de 10 viktigste grunnene til at bedrifter og organisasjoner bør ta i bruk et påmeldingssystem.
Vi kunne ha føyd til enda en grunn: Du har alt på ett sted.
Arrangementsplanlegging byr nemlig på oppgaver og gjøremål i bøtter og spann. Tar du hånd om oppgavene med “manuelle” metoder og flere enkeltstående verktøy, kaster du bort tid.
Tid som du kunne ha brukt på det faglige innholdet og detaljene som gjør at arrangementene dine huskes.
Med et påmeldingssystem kan du jobbe med arrangementet i ett og samme system, effektivt og raskt.
Et påmeldingssystem gjør det lettere å involvere flere i planleggingsprosessen
Det er ofte én som er hovedansvarlig for planleggingen, men likevel er det flere som trenger tilgang til samme informasjonen – for å gjøre sin del av planleggingen.
- Noen trenger tilgang til antall og grupper for å sette opp alt det praktiske
- Noen trenger tilgang til mat/allergier for å servere riktig mat
- Noen ønsker kanskje innsyn i hvor mye som er fakturert og betalt inn på ulike tidspunkter mens registrering foregår frem til arrangementsdagen
Og ikke glem hotellene, hvis det er overnatting og romdeling.
Når du tar i bruk et godt påmeldingssystem, sørger du for at alle som jobber med arrangementet internt, får tilgang og finner oppdatert informasjon selv. Det gir bedre flyt i samarbeidet og minsker risikoen for forsinkelser, dårlig kommunikasjon og flaskehalser i planleggingen.
Les mer: Et påmeldingssystem gjør planleggingen av arrangementet enklere
Derfor lykkes proffene – hver eneste gang
Vet du hvorfor profesjonelle arrangementsplanleggere er så sabla effektive og dyktige? Joda, de jobber mer arrangement året rundt. De har årevis med erfaring under beltet. De har lært hvilke feil de skal unngå for ikke å kaste bort tid og ressurser.
Men en av deres beste “hacks” er dette: De starter ikke fra scratch for hver gang de skal arrangere samme type event.
Praktisk talt alle arrangementsprofesjonelle bruker et digitalt system hvor all infoen “fra i fjor” ligger klar til bruk, alt på ett sted. Alt av oppsett, struktur og workflows er pent og pyntelig lagret fra sist.
De bare logger på, leser seg opp på praktiske detaljer, finpusser på småting – og vips, så er suksessen fra sist kopiert …! På den måten blir det superenkelt for alle som skal hjelpe til neste gang.
Ikke minst blir det lekende lett å gå gjennom evaluering fra tidligere, slik at de enten kan unngå de samme feilene som sist eller passe på å ha mer av det som var supervellykket.
Les mer: 8 grunner til at selv profesjonelle arrangementsplanleggere bruker Proviso
Unngå et av arrangørenes verste scenarier
De fleste bedrifter har opplevd det: Arrangementsdagen nærmer seg med stormskritt. Medarbeideren som har fått ansvaret for å få arrangementet i havn, jobber som en heltinne. Hun har stålkontroll på alt – fra sist oppdaterte informasjon til all kommunikasjon med deltakerne.
Så blir hun overrumplet av den siste koronavarianten og må være borte fra jobb i flere dager. Noen må ta over midt i den kritiske innspurten. Men hvor finner de oppdatert og korrekt informasjon frem til det tidspunktet?
14 dager før arrangementet viser det seg at hun som egentlig er ansvarlig, hun som nå ligger strak ut hjemme på sofaen, har alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark.
Hun har brukt mange ulike programmer, skjemaer og kommunikasjonskanaler til å håndtere påmeldinger, henvendelser, hotellbestillinger, betalinger, etc.
KRISE …!
Et påmeldingssystem redder dagen. Andre i bedriften kan enkelt steppe inn og ta over oppgavene, slik at det ikke blir sene kvelder med febrilsk leting i overfylte innbokser og et utall regneark.
Les også: Avhengig av én person for å ha oppdatert oversikt over bedriftens arrangementer?
Kort oppsummert
Hvis du samler alt i ett system, kan flere jobbe med arrangementsplanleggingen – på en mye mer effektiv måte.
- Du slipper å måtte ha alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark
- Du finner alltid oppdatert informasjon, samlet på ett og samme sted
- Du kan enkelt gi tilgang til andre for å oppdatere dem, noe som betyr at du slipper å sende over oppdaterte rapporter hele tiden
- Du holder enkelt oversikt over fremdriften, slik at jobben blir gjort uten at det oppstår forsinkelser
Alt dette gjør at dere samarbeider langt mer effektivt om planleggingen av arrangementet. Dermed øker sjansen for at det blir akkurat så vellykket som du, deltakerne og samarbeidspartnerne dine ønsker.
