Proviso gjør det enklere for deg når mennesker skal møtes

Full kontroll på alle deltakere – før, under og etter arrangementet

Få flere påmeldte med riktig invitasjon

Tenk nøye gjennom design og innhold i invitasjonen. Den er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av ditt arrangement.

Bruker du Proviso til å sende personlige invitasjoner med ferdig utfylt registreringsskjema, sikrer du deg full kontroll over alle deltakere fra start – de som har meldt seg på, som ikke har besvart, eller som har svart at de ikke kan delta (med den smarte ‘kan ikke delta’-funksjonen).

Du kan også sende en helt åpen invitasjon. Da kan mottaker enkelt sende invitasjonen med et «nøytralt» registreringsskjema videre eller dele denne med andre. Har du egne nettsider, kan skjema enkelt legges inn der. Publiser lenke på nettsider, sosiale medier og blogg.

Effektiv og enkel registrering for bedre deltakeropplevelse

Tilpass registreringssiden slik at du får samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg. Da blir også deltakeropplevelsen bedre.

Med tilpasset registreringsside kan du håndtere både enkle og avanserte arrangementer.

Av og til holder det å samle inn kun e-post og navn på deltakeren, mens andre ganger trenger du mer informasjon. Kanskje ønsker du å dele opp deltakerne i flere kategorier, forskjellige sesjoner og aktiviteter, kanskje skal du ha betaling eller tilby overnatting.

Registrer én og én deltaker eller benytt grupperegistrering, og få bekreftelser på e-post.

Gi deltakerne svar på det de lurer på, med deltakerhenvendelser

Når deltakerne lurer på noe, må de raskt få riktig svar, fra rett person.

Med funksjonen ‘deltakerhenvendelser’ kan deltakere enkelt ta kontakt med arrangør – direkte med den personen du har bestemt skal være ansvarlig for det aktuelle temaet.

Alle henvendelser og svar blir lagret i databasen, slik at det for deg som arrangør er enkelt å se hva deltakere spør om, og være sikker på at de har fått svar. Ved sykdom og fravær kan du selv gå inn og svare på ubesvarte henvendelser.

Enkelt å gjøre endringer på én eller flere deltakere underveis

Endringer på deltakerinformasjon er ofte det som er mest tidkrevende på et arrangement med mange deltakere.

Gjennom Proviso kan du enkelt endre informasjon på en eller flere deltakere. Du velger selv om deltaker skal ha en ny oppdatert bekreftelse eller ikke.

Blir det gjort endringer som medfører mer eller mindre å betale, vil deltaker automatisk bli kreditert gammel faktura og få ny faktura tilsendt. Har deltaker allerede betalt, viser betalingsoppfølgingen det som gjenstår å betale, eller evt. det som er betalt for mye.

Hvis du tillater det, kan deltaker selv gjøre endringer i sin registrering, inntil fristen du har bestemt, har utløpt.

"Vi har fått full kontroll på alle detaljer. Så enkelt med alt på ett sted!"
Morten Blixrud, Gyldendal Undervisning

Kommuniser direkte med deltakerne på e-post og SMS

Det må være enkelt å kommunisere med deltakerne – i forkant, underveis og i etterkant av arrangementet.

Kommuniser direkte på e-post eller SMS til deltakerne. Du kan tilpasse informasjon og sende umiddelbart til én og én, utvalgte grupper eller alle deltakere. Eller du kan planlegge utsendelser frem i tid, som blir sendt automatisk på angitt dato/klokkeslett til forhåndsvalgt gruppe eller deltakerkategori.

Proviso-appen – full oversikt direkte fra mobilen

Proviso-appen gir deg full tilgang til alle dine deltakere og arrangementer – også når du er på farten.

Proviso-appen er laget for registrerte brukere av Proviso og gir deg full oversikt over alle dine arrangementer og deltakere i Proviso.

All informasjon du eller deltakerne har registrert, finner du i appen, og du kan kommunisere direkte med deltakere på e-post og SMS. Er det et arrangement med betaling, kan du se betalingsstatus og evt. sende faktura på nytt ved behov.

Enkelt å finne svar med egen hjemmeside for arrangementet

Deltakere har alltid spørsmål og ting de lurer på, og det bør være enkelt for dem å finne svar.

Med Proviso kan du opprette hjemmeside for arrangementet, uten å måtte involvere egen IT-avdeling. Du får samlet all verdifull informasjon på ett sted – program, video, praktisk info, foredragsholdere/sesjoner, PDF, presentasjoner, kontaktdetaljer, parkering, aktiviteter, etc.

Ferdige maler gjør det enkelt å sette opp profesjonelle sider, og enkle editorer gjør at det ikke kreves noen form for programmeringskunnskap. Sidene kan enkelt deaktiveres etter at arrangementet er avsluttet.

Enkel og trygg betalingsløsning sikrer inntektene

Store arrangementer genererer store inntekter, som ofte er tidkrevende og komplisert å kreve inn.

Med Proviso sin betalingsløsning/økonomimodul sikrer du at alle deltakerne har betalt – før arrangementet starter.

Du kan enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort), eller du kan generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et angitt tidspunkt. Du definerer selv betalingsbetingelser, og innbetalinger blir automatisk registrert løpende.

De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.

Hotellbestilling og romhåndtering direkte fra systemet

Gjør det enkelt for deg selv og dine deltakere og la dem booke hotell idet de registrerer seg, så slipper noen å tenke mer på det.

Spesifiser hotell(er), romtype og kapasitet du ønsker å tilby deltakerne, og la deltaker bestille hotell samtidig som de registrerer seg. Ønsker du at deltaker selv skal betale for rommet, kobler du bare dette sammen med betalingsløsningen. Hvis du tillater det, kan deltaker invitere andre deltakere til å dele et rom, og kostnad for rommet blir automatisk delt mellom disse.

Proviso holder orden på romtype, kapasitet og inn- og utsjekk, og hotellet kan få direkte lenke for å holde seg oppdatert.

"Vi har halvert tidsbruken med Proviso og kan nå bruke tiden på faglig innhold"
Susanne Slaatsveen, Lederne

Appen som gir deltakerne full oversikt fra mobilen

All informasjon lett tilgjengelig på deltakernes egne mobiler og mulighet til å kommunisere med hverandre

  • Lag appen i Proviso og send link til deltakerne
  • Lett tilgjengelig informasjon på deltakernes mobil:
    • Program
    • Deltakerliste (slipper forhåndstrykk)
    • Foredragsholdere
    • Kart
  • Ved digital innsjekk ligger QR koden direkte i appen
  • Deltakerne kan kommunisere med hverandre (Q2)
  • Lag enkle undersøkelser og få svar underveis i arrangementet (Q2)
 

Få full kontroll med oppdaterte rapporter

Et profesjonelt påmeldingssystem må kunne gi deg gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon.

Proviso har en kraftig rapporteringsmotor, som oppdateres fortløpende. Dermed har du som arrangør full kontroll og er til enhver tid oppdatert.

Du kan velge mellom ulike standardrapporter eller lage dine egne, som med et tastetrykk kan overføres til Excel/PDF. Ønsker du å distribuere rapportene til andre samarbeidspartnere, kan disse enkelt sendes på e-post som lenker. Da har alle samme oppdaterte informasjon, også uten å ha tilgang til Proviso.

Elektronisk innsjekk gir fornøyde deltakere

Effektiv og knirkefri innsjekk gir en god start for både deltakere og arrangør.

Med Proviso sin modul for elektronisk innsjekk sendes en SMS (eller e-post) med innsjekkskode til deltakerne rett før arrangementet – og du kan raskt og enkelt skanne inn deltakere og eventuelt printe ut navneskilt.

Det gir full oversikt over hvilke deltakere som til enhver tid har møtt / ikke møtt, sparer deg for kostnader ved forhåndstrykk og administrasjon av navneskilt, og gir mindre behov for innregistreringspersonell.

I tillegg sikrer du at det ikke sendes ut evaluering til andre enn de som faktisk har møtt.

Gjør dine arrangementer bedre med evaluering i etterkant

Tilbakemeldinger fra deltakerne hjelper deg med å lage enda bedre møter i fremtiden.

Med evalueringsmodulen i Proviso kan du enkelt innhente tilbakemeldinger og samle inn informasjon fra deltakerne i etterkant av arrangementet. Dermed får du analysert og gjort tiltak, slik at neste arrangement gir en enda bedre deltakeropplevelse.

Kanskje du trenger å integrere Proviso med andre systemer bedriften benytter?

Samspill mellom ulike systemer kan være en kostnadseffektiv løsning for mange bedrifter og spare brukerne for mye frustrasjon og arbeid.

Proviso er et moderne og åpent system som enkelt lar seg integrere med andre systemer med åpne API-er. Kanskje bør informasjon fra Proviso gå rett inn i bedriftens CRM-system, eller betalingsinformasjonen inn i økonomisystemet? Kontakt oss for å høre mer om hva som er mulig å få til. 

Behov for kursbevis for å dokumentere faglig kompetanse?

Enkelte kurs og arrangementer gir faglig kompetanse som det er viktig for deltakerne å få dokumentert.

Proviso har en egen kursbevismodul som gjør det enkelt å automatisere utsendelse av kursbevis til alle bekreftede deltakere. Deltakeren mottar en unik lenke, hvor de kan laste ned sitt kursbevis som et PDF-dokument.

Tilrettelagt for GDPR

Alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger må forholde seg til nye regler fra 1. juli 2018

  • Databehandleravtale med leverandører
  • Rutiner og bruk av data kartlagt og satt i system
  • Samtykke fra deltakere
    • Enkle arrangementer, automatisk samtykke ved registrering
    • Utvidet samtykke ved behov for å samle inn og bearbeide mer data for ett arrangement
    • Ekstra samtykke for å beholde dataene og bruke disse videre i annen relevant oppfølging
  • Mulighet til å slette og/eller anonymisere deltakerinformasjon
 

Vil du prøve Proviso?

PRØV GRATIS I 14 DAGER