I møtene og arrangementene du lager i løpet av et år, er det sikkert mange elementer som baserer seg på hva som er og har vært gjengs praksis i bransjen. Som f.eks. bruk av papir.
Til tross for at flere og flere bedrifter gjør arrangementene sine mer bærekraftige, er det fortsatt relativt vanlig å bruke papir og trykte materialer til program, deltakermapper, giveaways, etc.
Men selv om papir kan resirkuleres, er det mer miljøvennlig – og budsjettvennlig – å droppe det. Og takket være digitale hjelpemidler er det blitt mye enklere å gjøre nettopp dét. Det gir ofte smidigere løsninger, og alt i alt sparer du både tid, penger og arbeid.
Her er seks grep du kan gjøre for å minimere bruken av papir på ditt neste arrangement:
1. Gjør informasjon tilgjengelig digitalt
Den rimeligste måten å gjøre dette på er å bruke e-post til å sende ut alt av aktuell informasjon om arrangementet. Ikke bare sparer du papir, det blir også enklere for deltakerne å finne frem til materialet de trenger. Imidlertid er det tidkrevende, særlig hvis du har et stort antall deltakere, eller hvis de deltar på ulike aktiviteter/sesjoner underveis.
Dessuten er det ikke alltid like enkelt for deltakerne å holde styr på hva de mottar på e-post.
Dersom du har mange ulike kategorier og trenger å sende ut ulik informasjon til ulike grupper, er det derfor viktig å bruke et profesjonelt påmeldingssystem for at dette ikke skal bli for tidkrevende.
En annen måte å gjøre informasjon lett tilgjengelig på digitalt, er å lage en samlet nettside med all relevant informasjon, med program du kan oppdatere etter hvert, og all relevant praktisk informasjon.
Dette kan også være en god måte å tiltrekke seg deltakere på, dersom arrangementet er åpent for alle. Når arrangementet nærmer seg, kan en deltakerapp være en god løsning for all informasjon man trenger på selve arrangementet.
Deltakerapp gir også en mulighet til å kommunisere både med deltakere og hverandre mens alle er "på farten".
2. Unngå å dele ut notatblokker eller trykt program
Benytter du en profesjonell deltakerapp, f.eks. i et påmeldingssystem, kan du droppe det trykte programmet og penn og papir. I appen kan du nemlig dele informasjon som program, deltakerliste, kart, bilder, video og annet
De fleste deltakere har med seg laptop, nettbrett og/eller mobil på arrangementet. Dette betyr at de kan se all informasjon som du gjør tilgjengelig i forkant av arrangementet, men også alt du deler underveis. Deltakere kan enkelt gjøre notater på det utstyret de måtte ha tatt med seg, også på mobil.
Gi deltakere beskjed om at hvis det er noe som blir laget/vist underveis som de ikke allerede har tilgjengelig, så vil det i etterkant bli sendt ut på e-post eller publisert.
3. Informer deltakerne om at dere reduserer eller dropper bruk av papir
Husk å kommunisere tydelig at a) arrangementet skal være papirfritt, b) hvilke grep dere gjør for å oppnå det, og c) hvordan deltakere og samarbeidspartnere/utstillere kan bidra.
En avgjørende faktor for å lykkes med papirfritt arrangement er at dere i forkant informerer deltakerne om at de vil få tilgang til all informasjon via appen, hvordan de bruker den, og at de må ha med seg en enhet som de benytter til dette under arrangementet.
Les mer: Hva er et bærekraftig arrangement?
4. Ikke del ut deltakermapper og giveaways
I dag er de fleste vant til at alt presentasjonsmateriell er digitalt. Men det blir også mer og mer vanlig å ikke dele ut deltakermapper og giveaways, så det kan du trygt droppe.
I tillegg bør markedsavdelingen være bevisst på gjenbruk når det gjelder dekor, rollups og plakater. For eksempel kan dere la være å trykke årstall på profileringsartikler eller plakater, så kan dere gjenbruke materialet på neste arrangement.
Mange av de mest oppdaterte arrangementsstedene tilbyr for øvrig lystavler for markedsmateriell, slik at man slipper plakater og trykt materiell.
5. Bruk digital innsjekk
Bruker du fortsatt navnelister på papir som du krysser ut når deltakerne kommer? Og forhåndstrykker navneskilt som dere legger utover et langt bord?
Med digital innsjekk slipper du dette, og det er både raskere og mer effektivt for alle.
Dersom dere skal benytte navneskilt, så print ut disse samtidig som dere sjekker inn deltakerne. På den måten forhåndstrykker dere ikke unødvendige skilt som aldri blir brukt. Bruk helst enkle klebelapper, som ikke generer mye søppel.
Ved bruk av neckhangers og plastskilt, samle inn i etterkant, slik at de kan benyttes om igjen eller kildesorteres og kastes på riktig måte.
6. Ha gode løsninger i de tilfellene der du må bruke papir
Det lar seg ikke alltid gjøre å unngå all bruk av papir og trykte materialer på et arrangement. Velg i så fall resirkulert papir, og ta f.eks. utskrifter på begge sider av arket.
Sørg dessuten for å ha en egen og tydelig merket avfallsbeholder som deltakerne skal kildesortere papp og papir i.
Papirfritt arrangement – har det egentlig noe for seg i den store sammenhengen?
Så absolutt! Om alle gjør litt, blir effekten stor. Gjør du grep for å redusere bruken av papir og trykte materialer på arrangementene dine, blir miljøfotavtrykket lavere.
Hvis du vil ha flere tips til hvordan du kan gjøre arrangementene dine mer miljøvennlige, finner du det i blogginnlegget 8 tips til et grønnere arrangement.
