Ønsker du å gjøre arrangementene dine mer bærekraftige, men du er usikker på hvor du skal starte?
Begrepet bærekraft rommer tre dimensjoner – økonomi, miljø og samfunn. Det første steget mot mer bærekraftige arrangementer kan derfor virke stort. Men som vi skriver i artikkelen “Hva er et bærekraftig arrangement”, så kan det for arrangører flest være lurt å starte med miljødimensjonen.
Med andre ord at du starter med å redusere arrangementets utslipp og klimaavtrykk.
I dette innlegget får du åtte gode tips til å gjøre arrangementet ditt grønnere og mer klimavennlig.
1. Velg et miljøvennlig arrangementssted
Velger du en lokalitet som innfrir kravene til bærekraftig drift, er du allerede langt på vei mot å holde det totale klimaavtrykket fra arrangementet ditt nede. Et arrangementssted som f.eks. er miljøsertifisert, kan være litt dyrere, men det gir deg likevel den beste verdien totalt sett.
Dette gjør du helt konkret:
- Velg energieffektive bygg, både til selve arrangementet og til overnatting for deltakerne.
- Be arrangementsstedet om informasjon om miljøprofil og hva de gjør for å bidra til minst mulig miljøfotavtrykk. F.eks. kan man i dag velge mellom 70 svanemerkede hoteller, som jobber bredt med å redusere den samlede miljøbelastningen sin.
- Velg et arrangementssted som samlet sett gir minst mulig reising for deltakerne. Med et lokale som ligger sentralt, gjør du det lettere for deltakerne å sette igjen bilen hjemme og heller bruke kollektivtransport eller sykkel på vei til og fra arrangementet.
- Forsøk å ha hotell og arrangementssted så nært hverandre som mulig.
- Hotellet og arrangementsstedet bør ha lademuligheter for elbil i nærheten.
2. Gjør klimavennlige innkjøp
Skal arrangementet ditt bli grønnere, må alle bidra – også samarbeidspartnerne og leverandørene dine. Sett krav til dem, vær litt kresen og still spørsmål før du velger!
Gjennom å samarbeide med miljøsertifiserte leverandører og kjøpe inn miljømerkede, fairtrade og/eller økologiske produkter har du som arrangør og innkjøper stor påvirkningskraft på arrangementets grønne profil. Spør deg selv: Hva kan du redusere, gjenbruke eller resirkulere?
Dette gjør du helt konkret:
- Skaff deg oversikt over antall deltakere og tilpass innkjøp etter arrangementets behov. Velg lokale leverandører så langt det er mulig, og leverandører som har innført miljøledelse og tilbyr miljøsertifiserte varer.
- Lei utstyr, eller kjøp brukt.
- Unngå innkjøp av engangsartikler og produkter i engangsemballasje og porsjonspakninger. Kjøp isteden gjenbrukbare, resirkulerte eller resirkulerbare produkter.
- Dersom du må kjøpe inn plastprodukter, velg 100 % fornybar eller resirkulert plast.
- Avtal at leverandør tar emballasje og ubrukte produkter i retur.
- Undersøk om det er mulig å leie eller kjøpe brukt utstyr i forbindelse med gjennomføringen av arrangementet.
- Unngå trykte materialer. Benytt gjerne et påmeldingssystem til digitalt innhold, elektronisk innsjekk og digital profilering av arrangementet for å redusere bruken av papir.
3. Unngå unødvendig dekor og markedsføringsmateriell
Trenger du egentlig nye bannere, roll-ups og profilmateriale for hvert nytt arrangement bedriften din avholder? Det er mange grep du kan gjøre med dekor og markedsføringsmateriell for å holde klimapåvirkningen så lav som mulig.
Dette gjør du helt konkret:
- Produser branding- og profilmateriale med tanke på gjenbruk.
- Unngå å trykke årstall på profileringsartikler eller bannere/tekstilduker – på den måten kan du gjenbruke materialet på neste arrangement.
- Hør med et eventbyrå eller andre arrangører om du kan få leie/låne dekor, planter, lyslenker, møbler.
- Dropp giveawayene, de har som oftest kort levetid og blir fort avfall.
- Spar på dekoren, slik at du kan gjenbruke den på kommende arrangementer.
4. Velg mat og drikke med lavt miljøavtrykk, og reduser matsvinn
Maten og drikken som serveres, måten den tilberedes på, og hvor den kommer fra – alt dette har noe å si for hvor mye utslipp arrangementet ditt har. Som arrangør bør du stille krav til at maten og drikken er i tråd med arrangementets miljø- og bærekraftsprofil.
Dette gjør du helt konkret:
- Velg en matansvarlig, avklar forventet forbruk og lag en plan for hvor mye mat som skal lages. Dette gir bedre oversikt og minimerer matsvinn.
- Gjør avtale med matleverandørene om hvordan dere skal planlegge for å unngå matsvinn.
- Bruk så mye sesongbasert, lokal/nærprodusert og økologisk mat som mulig.
- Tilby en meny som inkluderer alternativer til kjøtt, som f.eks. mer plantebasert.
- Kjøp mat og varer i større emballasje og pakninger, ikke ha porsjonspakninger.
- Sett opp vannstasjoner/vannvogner hvor man kan fylle egne flasker og kopper. (Sørg for å informere om denne muligheten i forkant arrangementet.)
- Inngå en avtale med en forening/organisasjon som kan ta imot overskuddsmat, eventuelt gi bort mat til veldedige organisasjoner. (Kommuniser gjerne til deltakerne hvilken aktør som mottar den maten som ikke spises opp i løpet av arrangementet).
Les mer: Hva er et bærekraftig arrangement?
5. Sørg for god avfallshåndtering
For å produsere så lite avfall som mulig, må du begynne tidlig med å planlegge innkjøpene du skal gjøre. Legg en god plan for å redusere og håndtere avfall. Sett deg gjerne et konkret mål i forkant, for eksempel at dere skal kildesortere 50 % av avfallet.
Dette gjør du helt konkret:
- I forkant av arrangementet, utarbeid en oversikt over hvilke typer avfall du forventer at arrangementet vil produsere.
- Ha oversiktlige og godt synlige avfallsbeholdere som det er lett for deltakerne å kildesortere i.
- Utarbeid en sorteringsguide som enkelt beskriver hva som skal kastes hvor, og heng den opp ved avfallsstasjonene.
- Engasjer frivillige organisasjoner, lag og foreninger til å plukke avfall, sortere og holde det ryddig. Dette sender ut signaler om at dere prioriterer god avfallshåndtering.
- Oppfordre sponsorer og samarbeidspartnere til å tilby aktiviteter for å synliggjøre seg selv fremfor å dele ut gratisprodukter/giveaways.
- Reduser eller kutt ut giveaways, papir og annet som går rett i søppelkassen etter endt arrangement.
- Bannere og annet informasjons-/sponsormateriell bør kunne gjenbrukes og være minst mulig miljøbelastende.
- Unngå bruk av ballonger, konfetti eller lignende effektmateriale som bidrar til økte avfallsmengder.
6. Legg til rette for miljøvennlig transport
Transport av personer og varer/utstyr står ofte for en stor andel av miljøbelastningen fra et arrangement. Sørg derfor for at person- og varetransporten i størst mulig grad kan utføres miljøvennlig.
Dette gjør du helt konkret:
Transport av varer og utstyr:
- Reduser mengden ting som må fraktes.
- Velg kortreiste produkter og varer.
- Etterspør utslippsfri transport fra alle leverandørene dine.
- Lei utslippsfrie biler til eget bruk før/under/etter arrangementet.
Transport av mennesker:
- Undersøk transportbehovet i forkant.
- Legg til rette for miljøvennlig transport, f.eks. gjennom samarbeid med transportselskaper og/eller avslag i billettprisen for deltakere som reiser kollektivt.
- Dele ut en kopp kaffe eller kald drikke til de som har syklet, gått eller tatt kollektivtransport.
- Ha en kolonne i påmeldingen der deltakere kan huke av eller skrive inn hvordan de planlegger å komme seg til arrangementet.
- Bruk elbil dersom det er behov for bil.
7. Bruk digitale løsninger for grønnere håndtering av deltakere
Å gjøre arrangementet ditt grønnere handler i stor grad om å effektivisere bruken av tid og ressurser du har til rådighet. I dag finnes det gode systemer som gjør det mye enklere å ta seg av logistikk og deltakerhåndtering. Dette kan i sin tur bidra til at du ikke trenger like mye personale under gjennomføringen av arrangementet.
Og dessuten: Ved å bruke gode digitale løsninger kan du og dine medarbeidere internt som jobber med arrangement, bruke tiden mer effektivt på å finne gode grønne løsninger for arrangementet.
Dette gjør du helt konkret:
- Bruk apper og digital innsjekk for å slippe produksjon av mapper og plastkort til å henge rundt halsen.
- Send ut evalueringsskjemaer via e-post – ikke del ut på papir.
- Send ut kursbevis digitalt - ikke print og del ut
8. Gjennomfør et hybridarrangement
Et hybridarrangement betyr at én del av møtet gjennomføres på et konferansested, i et streamingstudio eller i egne lokaler, med et begrenset antall deltakere i salen, mens resten strømmes til de som deltar digitalt hjemmefra eller fra kontoret.
Et arrangement med færre folk til stede fysisk er en miljøvennlig møteplass. Ved å avholde hybride arrangementer imøtekommer du de deltakere som ønsker å redusere eget karbonavtrykk. På denne måten kan de både delta på arrangementet ditt og bidra til å redusere klimagassutslipp.
Færre fysiske deltakere betyr også at det blir mindre behov for persontransport, redusert avfallsmengde og mindre matsvinn.
Dette gjør du helt konkret:
- Ta kontakt med en profesjonell aktør som kan hjelpe deg med alt det praktiske og lose deg trygt gjennom.
Les mer: Din guide til mer bærekraftige arrangementer
Alle monner drar!
Husk, det viktigste er at du tar det første skrittet. Du trenger ikke nødvendigvis å gjøre alle disse tiltakene på ditt neste arrangement – til å begynne med kan det være lurt å begrense deg til to–tre av dem. Litt er bedre enn ingenting.
Vær kreativ og du vil komme opp med mange smarte løsninger for å gjøre ditt arrangement litt grønnere og litt mer miljøvennlig. Lykke til!
