Henter du ikke inn tilbakemeldinger fra deltakerne dine, har du ikke grunnlaget du trenger for å bli enda bedre neste gang. Be om feedback etter endt arrangement, og gjør det idet deltakerne forsvinner ut av døren eller av skjermen.
Arrangementet ditt er snart over. I flere måneder har du og dine medarbeidere jobbet iherdig for å lage et spennende faglig innhold og en opplevelse som huskes.
Lyktes dere med det? Fasiten sitter deltakerne dine på.
I dette innlegget får du våre beste råd for å fange opp alle tilbakemeldingene du ønsker – og trenger.
Avgjørende å lage en god plan for at deltakerne skal få gitt sine tilbakemeldinger
Å fange opp tilbakemeldinger fra deltakere er en essensiell del av ethvert vellykket arrangement. Men som vi vet – arrangementer kan være hektiske, og det er mye å tenke på på selve arrangementsdagen.
Du er travelt opptatt med å ta imot deltakere, sørge for at teknologien fungerer som den skal, følge opp foredragsholdere, arrangementssted med praktiske ting – og mye, mye mer.
Alt mens du skal mingle så hyggelig som mulig med så mange som mulig.
Dette gjør at det ofte kan være litt vanskelig å fange opp alle tilbakemeldinger du ønsker. Kanskje er det noen deltakere som faller litt mellom to stoler og ikke er helt fornøyde, men det vet ikke du noe om, fordi du ikke har oppfattet det eller vært tilgjengelig akkurat da.
Desto viktigere er det å lage en god plan for at deltakerne skal få gitt sine tilbakemeldinger. Enten de er gode eller mindre gode …
Hvorfor er det så viktig å få fanget opp tilbakemeldingene?
Tilbakemeldinger er helt nødvendige når vi skal formidle et budskap til noen. Et godt eksempel på dette er rollen feedback og tilbakemeldinger spiller for en bedrift. For å kunne tilby målgruppen din de rette produktene og tjenestene, må du vite hva de synes og ønsker / ikke ønsker.
Det samme gjelder når du lager arrangementer: Deltakerne er målgruppen din, og du må lytte til hva de har på hjertet.
Lager du arrangementer uten å ta deltakernes tilbakemeldinger med i betraktningen, begynner du i realiteten fra scratch gang på gang. Tar du ikke pulsen på publikummet ditt, går du glipp av innsikt i hvilke tiltak du eventuelt bør gjøre for å forbedre ditt neste arrangement.
Kort sagt: Feedbacken du får fra deltakerne dine, gir deg svarene du trenger for å bli bedre.
Hva er den mest effektive måten å hente inn tilbakemeldinger på? Det får du svaret på her: Hvordan henter du inn feedback fra arrangementsdeltakerne?
Les også: Klarer du å fange opp kritiske tilbakemeldinger fra deltakerne dine?
Enkelt å fange opp alle tilbakemeldingene med et profesjonelt påmeldingssystem
I profesjonelle påmeldingssystemer er det enkelt å lage gode evalueringer, i god tid før arrangementet har startet. Da har du tiden du trenger til å lage gjennomtenkte spørsmål.
Du kan planlegge utsendelsen i forkant og bestemme at den automatisk skal bli sendt ut akkurat idet arrangementet slutter.
Men husk: Det er irriterende å bli spurt om å gi tilbakemeldinger hvis man ikke har vært til stede på arrangementet. For å vite hvem du skal sende evalueringen til og ikke, må du vite nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte.
Så derfor: Bruk elektronisk innsjekk, slik at du har helt oppdatert oversikt over hvem som faktisk kom.
Med elektronisk innsjekk får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var til stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som har fått status som «møtt» i påmeldingssystemet.
Les mer: Elektronisk innsjekk på arrangement: Bedre opplevelse for deltakere og arrangør
Tips: Innhent tilbakemeldinger underveis i arrangementet
Et godt påmeldingssystem tilbyr ofte meningsmålinger/polls. Ved hjelp av dette kan du ta tempen underveis, slik at du får “der-og-da-inntrykket” fra deltakerne. Det som deltakere svarer umiddelbart, er veldig verdifull informasjon.
Noen ganger kan du til og med justere litt på innholdet underveis basert på disse tilbakemeldingene. (Hvis dét er vanskelig, kan du i hvert fall få justert det til neste gang.)
Les mer: Gjør arrangementet mer interaktivt med meningsmålinger
Viktig: Send evalueringsskjema idet deltakeren går ut døren
Et evalueringsskjema som lander i innboksen tre dager etter at arrangementet er over, blir sjelden besvart. Jo lenger det går mellom avsluttet arrangement og mottatt evaluering, desto færre svar får du ... og desto mindre verdifulle blir svarene.
Det er derfor lurt å sende ut evalueringsskjemaet rett før deltakerne forsvinner ut døren. Da er de mest interessert i å gi sine tilbakemeldinger, og da husker de bedre hva de likte / ikke likte. Du får fanget opp både de som var strålende fornøyde, og de som kanskje var litt skuffet eller irritert over noe.
Tips: Ta raskt kontakt med de som er skuffet/irriterte
Hvis en deltaker har hatt en dårlig opplevelse eller ikke fått forventningene innfridd, hjelper det ofte på om han eller hun blir hørt i etterkant. Derfor bør du ta raskt kontakt med de som eventuelt ble skuffet eller irritert over noe – før de rekker å fortelle for mange om sin dårlige opplevelse.
Bruk svarene fra evalueringen aktivt når du planlegger neste arrangement
Har du benyttet et profesjonelt påmeldingssystem og samlet alt på ett sted, er det superenkelt neste gang du skal ha et tilsvarende arrangement. Da tar du frem igjen informasjonen og følger denne enkle oppskriften:
- Frisk opp litt fra forrige arrangement
- Forbedre det som ikke fungerte så bra
- Gjør mer av det som fungerte bra
Les mer: Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger
Konklusjon
Skal du klare å lage arrangementer som blir bedre og bedre fra gang til gang, må du få svar på følgende spørsmål:
- Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra?
- Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke?
- Hva ønsker de at du skal gjøre mer eller mindre av til neste gang?
Svarene får du ved å fange opp tilbakemeldinger fra deltakerne. Alle tilbakemeldingene – også de kritiske.
Ved å innhente alle tilbakemeldinger får du et vell av verdifull informasjon som du kan bruke til å lage et enda bedre arrangement neste gang enn det du lagde sist.
Å gå aktivt inn for å bli litt bedre for hver gang, det er kjennetegnet på en profesjonell arrangør.
Et godt nettbasert påmeldingssystem gjør det enkelt å fange opp alle tilbakemeldingene du ønsker og trenger fra deltakerne.
