Du puster lettet ut idet siste applaus runger i salen og folk reiser seg fra setene. Arrangementet er over, vel blåst!
Oppmøtet var godt. Tilbakemeldingene fra deltakerne underveis var overveiende positive. Bare én og annen ikke fullt så positiv kommentar. Litt dårlig luft. Et par tekniske utfordringer. Lang toalettkø.
Praktiske småting, som dere tok tak i der og da.
Alt i alt ble arrangementet åpenbart 100 % vellykket, og du kan senke skuldrene og bare gjenta suksessen neste gang.
Tja ... kanskje ikke fullt så åpenbart.
Selv om du nesten ikke fikk noen negative tilbakemeldinger, betyr ikke det at det ikke var ting deltakerne var misfornøyd med. Det betyr bare at du, som arrangør, ikke fikk vite om dem.
På arrangement er det nemlig slik at det stort sett er de positive tingene man får høre om. Det negative blir dessverre ofte bare viderefortalt og spredd til andre.
Dette har flere uheldige følger. For det første har negative tilbakemeldinger fra mindre fornøyde eller veldig misfornøyde deltakere en tendens til å spre seg og kanskje vokse i omfang.
Det er bedre at du får høre kritikken før den potensielt havner på sosiale medier. Eller også at den bare blir hengende der ut i deltakersfæren, slik at det i verste fall fører til at arrangementet ditt får et (ufortjent) dårlig renommé.
For det andre går du glipp av verdifull konstruktiv kritikk som du kunne ha benyttet aktivt til å forbedre arrangementet til neste gang.
Hvordan kan du unngå dette?
Send ut evaluering i etterkant!
Et av tipsene vi oftest gir til arrangører, er: Send ut evalueringsskjema i etterkant.
Å be deltakerne om deres tilbakemeldinger er definitivt noe av det smarteste man kan gjøre etter arrangementet. Selv om alt tyder på at arrangementet ble vellykket, kan du aldri være helt sikker på hva deltakerne egentlig syntes, før du faktisk spør dem.
Var det noen av dem som ikke fikk sine forventninger oppfylt og dro skuffet hjem?
I så fall – hva var det som ikke traff helt? Hva mener de kunne ha vært gjort annerledes til neste gang?
Ikke bare gir slike innspill deg god innsikt i hva du kan bli bedre på, men deltakerne føler også at de blir hørt. At deres tilbakemeldinger er viktig for deg, selv om de ikke er av det positive slaget.
I mange tilfeller kan nettopp det å få muligheten til å “lufte” og sette ord på frustrasjon eller skuffelse bidra til at de får et mer positivt syn på arrangementet som helhet.
Dermed kan det til og med hende at de blir ambassadører for arrangementet i stedet for å være en misfornøyd deltaker som snakker negativt om det og unnlater å møte opp neste gang.
Her er 3 tips til å få fanget opp kritiske tilbakemeldinger fra deltakerne:
1. Send evalueringsskjema idet deltakeren går ut døren
Send skjemaet i dét øyeblikket deltakerne forlater lokalet, slik at e-posten ligger klar når de ser over innboksen.
Når deltakeren mottar evalueringen idet han eller hun går ut av døren, er det størst mulighet for at du får ærlige tilbakemeldinger. De har arrangementet friskt i minne og husker bedre hva de likte / ikke likte.
De som ikke svarer samme dag eller dagen etter, svarer sjeldent. Som oftest får du svar fra de som enten er veldig fornøyde eller veldig misfornøyde. Begge deler er viktig for deg som arrangør.
2. Be om kritiske tilbakemeldinger
Som nevnt ovenfor; når deltakeren ser at du faktisk er interessert i deres ærlige tilbakemeldinger, fremstår du proff i deres øyne. Hvis det er noe de er misfornøyd med, får de en kanal til å uttrykke det – rett inn til arrangøren av arrangementet de nettopp deltok på.
Når de attpåtil får kjapt svar fra deg – et fyldig, profesjonelt og ydmykt svar som viser at du tar deres kritikk på alvor – da får du som regel tatt brodden av og demmet opp for det som ellers kunne ha blitt en negativ “word-of-mouth”-effekt, både i deres profesjonelle og private nettverk.
3. Bruk tilbakemeldingene aktivt
Ikke send ut evaluering bare for å ha gjort det. Bruk tilbakemeldingene du får, til å gjøre neste arrangement enda bedre for dine deltakere.
Svar på de som krever et raskt svar, og bruk resten av informasjon til å forbedre neste arrangement. Husk også å takke for at de tok seg tid til å svare, gjerne med en personlig og direkte melding.
Lagre informasjonen og ta den frem igjen når du begynner å planlegge på nytt!
Konklusjon
Selv om arrangementet etter alt å dømme ble vellykket, vil det alltids være enkelt deltakere som gikk skuffet eller direkte misfornøyd ut døren.
Som arrangør er det nemlig stort sett de positive tingene man får høre om.. De negative får man ofte ikke beskjed om før de blir spredd videre til andre.
Derfor er det viktig å få fanget opp kritiske tilbakemeldinger, både for å bli bedre og for å “stoppe” buzzen fra de som er veldig misfornøyde.
Send ut en tilpasset evaluering til alle fremmøtte deltakere.
Konstruktiv kritikk er gull verdt for enhver arrangør. De hjelper deg med å gjøre ting bedre, slik at neste arrangementet lykkes i enda større grad.
