Planlegging av arrangementer med mange deltakere er en krevende oppgave. Du må klare å holde tunga rett i munnen og ha flere baller i lufta samtidig. Det er tusen ting å holde styr på. Heldigvis finnes det verktøy som gjør planleggingsbiten enklere og mer oversiktlig.
Å vite hva du ikke må gjøre er like viktig som å vite hva du må gjøre når du planlegger ditt neste arrangement. Vi har satt sammen en kjapp huskeliste over 3 ting du må gjøre, og 3 typiske fallgruver du må unngå.
Er du i rute med planleggingen? Les videre og finn ut!
Dette må du gjøre:
1. Definer målgruppen fra dag én
Å ha klart for deg hvem du lager arrangementet for, er det aller viktigste punktet når du skal planlegge et vellykket event. Selv om du har funnet den perfekte lokaliteten for arrangementet, må du vite hvem du skal invitere. Nåværende kunder? Samarbeidspartnere? Ansatte? Få dette på plass tidlig, så er du godt i gang.
2. Kom i gang med planleggingen tidlig
Den vanligste fellen mange går i når de planlegger arrangement, er at de undervurderer planleggingstiden. Ting tar tid – som regel lengre tid enn du tror på forhånd. Sett i gang med planleggingen med én gang du vet at arrangementet skal avholdes. Det vil definitivt lønne seg på sikt, siden du slipper å stresse rundt i siste liten for å booke det rette lokalet, promotere eventet, hyre inn leverandører og kommunisere med de påmeldte.
Det er viktig å komme i gang tidlig for å oppnå økonomiske fordeler. Er du ute i god tid, har du større forhandlingsrom for å oppnå økonomisk gevinst fra alle leverandører. Ved å være tidlig ute får du dessuten muligheten til å velge det beste både av fasiliteter og foredragsholdere.
Del gjerne opp planleggingsperioden i faser, med milepæler for hver fase. Fase én er ofte budsjettering, lokaler og dato for arrangementet. Når du jobber mot en milepæl om gangen, kan du og ditt team ha fullt fokus og høyest mulig effektivitet i planleggingsarbeidet.
3. Kommuniser budskapet klart og tydelig
Kom til poenget – hva går arrangementet ut på? Hva er du ønsker å formidle? Hva kan du tilby av verdi for deltakerne? Folk må slippe å gjette seg frem til dette. Erfarne eventplanleggere er alltid tidlig ute med et klart og tydelig budskap og konsept. Det gir både inviterte og påmeldte et klarere bilde av hva de har i vente på ditt arrangement, noe som igjen gir flere påmeldte.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
Dette må du unngå:
1. Å slurve med budsjettet
Budsjettet hjelper deg med å styre arrangementet i riktig retning. Hvilke rammer har du? Hvilke forventninger har bedriften din til eventet? Jo mer tid du bruker på å lage et realistisk budsjett, desto større oversikt får alle involverte parter over hva arrangementet til syvende og sist vil koste.
2. Å undervurdere hvor viktig det er med god mat og drikke
Du kan ha satt opp et program av de sjeldne, med spennende foredragsholdere og bruk av eventapp … men hvis du byr på mat og drikke som ikke akkurat vekker begeistring, da legger du en demper på deltakeropplevelsen. Ikke bare skal maten smake godt og treffe mange ulike preferanser (vegetarianere, allergikere), den skal være sunn og næringsrik nok til at deltakerne holder fokuset oppe ut dagen.
3. Å vente for lenge med å finne lokale
Det rette lokalet. Å finne dette er noe av det aller viktigste du står overfor når du planlegger arrangementet. Mange venter for lenge med å få dette i boks, og ender opp med å gå glipp av en drømme-venue fordi det viser seg at det er opptatt i det aktuelle tidsrommet. Profesjonelle eventplanleggere vet at lokaler det er ekstra rift om, gjerne må bookes to–tre år i forveien.
Les mer om hvordan du lykkes med eventplanleggingen.
