7 spørsmål du bør stille deg når du planlegger arrangement

Du har fått ansvaret for å planlegge et arrangement, og det er første gang du skal håndtere en slik oppgave. Du vil at arrangementet skal bli profesjonelt gjennomført og vellykket for alle involverte, så naturlig nok har du mange spørsmål:

• Hvor skal jeg begynne? 
• Hvem skal gjøre hva?
• Hva skal jeg legge mest tid i? Arrangementssted, invitasjoner, mat? Eller kanskje faglig innhold og foredragsholdere/underholdning?
• Hva om jeg blir stående fast?
• Har jeg egentlig kapasiteten og ressursene som trengs for å klare dette selv? 

Senk skuldrene, dette innlegget vil hjelpe deg i gang og peke ut kursen. Selv om alle oppgaver og detaljer i planleggingen er viktig, er det likevel enkelte du bør prioritere høyere enn andre.

Her er 7 ting du bør svare på når du planlegger arrangement:

1. Hva er hensikten/målet med arrangementet?

En hovedingrediens i et vellykket arrangement er å sette opp mål i forkant. Rett og slett: Hvorfor skal dere ha dette arrangementet?

Uten en hensikt og et tydelig definert mål blir det vanskelig å måle resultater og konkludere i etterkant for å kunne si om arrangementet var vellykket.

Målene for arrangementet kan blant annet være:

• Økonomiske for bedriften på lang sikt (økt omsetning, nye kunder/samarbeidspartnere, etc.)
• Antall deltakere og fremmøtte eller en omsetning på selve arrangementet
• Omtale, styrket merkevare/omdømme, presseklipp
• Tilbakemeldinger fra deltakerne på faglig innhold (lansering av nye produkter)
• Kompetanseheving og økt motivasjon

Når du setter opp mål for arrangementet i forkant, bør du også vurdere hvordan du etter arrangementet skal evaluere om du faktisk nådde målsetningen.

Les mer: Hvordan måler du om arrangementet ditt var vellykket eller ei?

2. Hvilket budsjett har du til rådighet?

Uavhengig av tidsrammen og størrelsen på arrangementet har du helt sikkert et budsjett for det. Budsjettet hjelper deg med å styre arrangementet i riktig retning.

Sett opp en oversikt over kostnader og husk å gi rom for uforutsette hendelser. Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger bedriften din har til arrangementet, og dessuten hva tjenester og produkter faktisk koster.

Budsjettet må være realistisk, slik at det ikke sprekker halvveis ut i planleggingen. Følg jevnlig med på hvordan du ligger an i forhold til budsjettet. 

Still deg noen viktige spørsmål:

• Er vi der vi bør være med hensyn til utgifter? Om nei, hvorfor ikke?
• Hva har kostet mer/mindre enn vi trodde?
• Er det noen nye utgifter?
• Er det noen nye områder vi kan kutte utgiftene på?
• Hva må vi gjøre for å holde den kursen vi har satt oss?

Svarer du ordentlig på disse spørsmålene, vil du kunne få mer kontroll og muligens litt roligere nerver.

Sett alltid av en liten sum til uforutsette utgifter!

Les mer: Går det trått med påmeldingen til arrangementet? Større markedsbudsjett er ikke nødvendigvis løsningen

3. Har du fått avklart faglig innhold?

Et godt faglig innhold er avgjørende for å trekke deltakere.

Ordner du det selv, eller må dere sette ned en intern gruppe? Eller må dere kjøpe noe eksternt?

Sett av god tid og begynn tidlig også her. Jo tidligere i prosessen du har det faglige innholdet på plass, desto enklere blir mange av de andre oppgavene.

Her er noen andre fordeler ved å avklare det overordnede faglige innholdet:

• Du får laget en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad og samler de ulike arbeidsprosessene internt.
• Du gjør det tydeligere for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi. Da blir det enklere for deltakerne å se hvorfor de bør holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet.
• Du får større mulighet til å kapre de beste og mest populære foredragsholderne, som passer konseptet. Jo lenger tid i forveien du bestiller foredragsholdere/underholdning, desto bedre tid får disse på seg til å skreddersy budskapet til akkurat din målgruppe.

Men sett kvalitet foran kvantitet: Mange møter ikke på arrangementet kun for å få med seg foredragene, men ser på det som en mulighet for nettverking. Derfor er det viktig at du husker å lage plass i programmet til dette.

Les mer: 6 måter å engasjere dine deltakere på under et seminar

4. Har du funnet riktig arrangementssted (internt eller eksternt)?

Har du fastsatt dato for arrangementet? Da må du begynne å søke etter passende lokaler/steder som er ledig på dagen(e).

Er det et arrangement med et betydelig antall deltakere? I så fall er det lurt å bestille stedet minst et år i forveien, for å være sikker på at det er ledig på den aktuelle datoen. På de virkelig store arrangementene må det gjerne bookes plass ett til to år før for å få de mest populære stedene.

For øvrig må arrangementsstedet ha nok plass, være tilgjengelig for deltakere og ha alle nødvendige fasiliteter.

Les mer: 7 ting å huske på når du velger lokale til ditt arrangement

5. Vet du hvordan du skal få tak i og håndtere deltakere?

For å være sikker på at du klarer å få nok deltakere, er det viktig å få avklart hvem du skal invitere – og hvordan du skal invitere dem.

• Skal du invitere interne eller eksterne du har kontaktinformasjonen til?
• Er arrangementet åpent for alle? Kun inviterte, eller kjører dere en kombinasjon?
• Har du e-postadresser til de du ønsker å invitere? Hvis ikke – hvordan skal du markedsføre deg for å få tak i dem?
• Skal det være et åpent arrangement for alle, publisert og markedsført på nett?

Og dessuten: Hvordan skal du håndtere registreringer og endringer underveis? Manuelt gjennom e-poster? I et Excel-ark? Eller gjennom et enkelt påmeldingssystem?

Hva med GDPR og innsamling av persondata, hvordan skal du håndtere dette riktig?

Les mer: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?

6. Er du miljøsertifisert eller opptatt av å skape bærekraftige arrangementer? 

Da er det i hvert fall viktig å tenke på dette helt fra du starter planleggingen. Her er noen av de viktigste spørsmålene du bør stille for å lage et bærekraftig arrangement.

• Arrangementsstedene du har i kikkerten, innfrir de kravene til bærekraftig drift? Er noen av dem miljøsertifisert?
• Hvilke grep kan du ta for å gjøre klimavennlige innkjøp? Hva kan du redusere, gjenbruke eller resirkulere?
• Når det gjelder dekor og markedsføringsmateriell, trenger du egentlig nye bannere og roll-ups og nytt profilmateriale?
• Hva kan du gjøre for å velge mat og drikke med lavt miljøavtrykk og redusere matsvinn?
• Hvordan kan du legge til rette for at transport av personer og varer i størst mulig grad gjøres miljøvennlig?
• Kan du benytte digitale systemer som forenkler logistikken og deltakerhåndteringen, slik at du ikke trenger like mye materiell og personale under gjennomføringen av arrangementet?

Les mer: 8 tips til et grønnere arrangement

7. Har du kapasitet til å gjøre det som trengs selv, eller trenger du hjelp? 

Vi ønsker alle å være profesjonelle når vi planlegger et arrangement. Noen ganger er det å innse at man trenger hjelp, det mest profesjonelle vi kan gjøre som fersk arrangementsplanlegger – eller som førstegangsplanlegger …! 

Spør deg selv:

• Har du vanligvis helt andre oppgaver enn å planlegge arrangementer?
• Er kalenderen din fullbooket?
• Er du alene med ansvaret for planleggingen? 
• Hva med ressursene du har til rådighet, er de gode eller heller begrensede?
• Og tiden du har til rådighet frem mot arrangementsdatoen, sett opp mot alle de andre punktene du må ha på plass – er det realistisk at du på egen hånd skal få gjort det som trengs for å komme i mål med planleggingen?

Hvis du lander på at svaret på det siste spørsmålet er ‘nei’, ikke fortvil – det er god hjelp å få. 

Les mer: Dette kan du få hjelp til når du bruker Proviso som arrangementsansvarlig

Et påmeldingssystem gjør planleggingen (mye) enklere

Å planlegge (og gjennomføre) et arrangement med mange deltakere er krevende. Du må klare å holde fokus og legge inn nok tid til å planlegge alle sider ved arrangementet.

Underveis i prosessen blir det mange e-poster, telefonsamtaler, SMS-er og mange timers arbeid. Dette er tid og ressurser som du helst skulle ha brukt på å forberede det faglige innholdet.

Visste du at det finnes digitale verktøy som gjør det mye enklere å administrere små og store arrangementer?

Flere og flere bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere velger å benytte seg av et nettbasert digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere. Et slikt system frigjør mye tid og ressurser du ellers må bruke på manuelle lister, inntasting av informasjon, og lignende.

I tillegg blir det enkelt å fordele oppgaver til andre eller å ta over andres oppgaver ved plutselig sykdom eller fravær.

Les mer: Hvor mange ganger taster du inn samme informasjonen om én og samme deltaker?

Et påmeldingssystem gir deg full kontroll på planleggingen av arrangementet (og på gjennomføringen og evalueringen i etterkant).