Å lage arrangementer krever mye tid og krefter, intet nytt i det. Men hva er egentlig bærebjelkene i et vellykket event? Og har du kontroll på nøkkelingrediensene?
Senk skuldrene, vi hjelper deg i gang. Selv om alle oppgaver og detaljer er viktige nok, er det likevel tre kjernepunkter som må være på plass for at arrangement skal gå som smurt.
Det første du bør spørre deg selv om, er: Hvorfor holder vi dette arrangementet?
Hva ønsker vi at deltakerne skal få ut av det? Hva skal bedriften vår få ut av det?
Et event er en markedskanal og skal fungere deretter. Kost/nytte vil dermed bli et viktig punkt. Skal du investere i et arrangement med det formål å faktisk oppnå en type gevinst? Ja!
Når du har kommet frem til at det å skape en møteplass for mennesker imellom er riktig, ligger det et strategisk valg bak om at dette er den beste kanalen. Da blir en slik møteplass et verktøy for å oppnå hele eller deler av målsetningen i strategien.
Målet for arrangementet kan være forskjellig fra bedrift til bedrift (økonomisk, profil, omdømme, marked, osv.). Med et klart definert mål blir det lettere å legge opp et program som har en tydelig rød tråd. Og dessuten lettere å evaluere i etterkant om det gikk bra eller ikke.
Last ned gratis e-bok: En guide til et vellykket bedriftsarrangement
Med god og grundig markedsføring er du allerede et godt stykke på vei med å lage et vellykket arrangement.
Målgruppe
Hva er målgruppen for arrangementet – hvem lager du det for? Som vi har sagt før: De færreste arrangementer er «for alle». Ta rede på hvem du ønsker å nå ut til, og finn ut hva som er de beste kanalene for å markedsføre og kommunisere aktiviteten til målgruppen.
Gjør research på hovedpublikummet for arrangementet og finn ut hva markedsføringsmiksen skal bestå av.
Sosiale medier
Skal du bruke sosiale medier som markedsføringskanal – både før og i løpet av arrangementet? Går du for sosiale medier, legg ut informasjon om arrangementet på relevante nettsteder, blogger, mm. Markedsfør eventet gjennom bedriftssiden på Facebook og LinkedIn, med lenke til skreddersydde landingssider. Husk å bruke knakende gode bilder!
E-poster
Glem heller ikke å sende e-poster underveis til de som har meldt seg på arrangementet. Du bør sende en bekreftelse på deltakelse, en påminnelse like før arrangementet, og ikke minst en e-post i etterkant. Den siste e-posten er en gyllen mulighet til å takke deltakerne for oppmøtet og legge ved et skjema for å komme med tilbakemeldinger.
Hva med selve profileringen av arrangementet? I dag har flere typer eventer sin egen profil, med for eksempel egen logo eller en videreføring av bedriftens eksisterende profil.
En god deltakeropplevelse er, når alt kommer til alt, det aller viktigste for å få til et vellykket arrangement. Husk på: Deltakeropplevelsen er like viktig før og etter arrangementet.
La derfor opplevelsen deltakerne helst skal sitte igjen med, være ditt hovedfokus inn mot eventet.
Unngå kaos ved ankomst og innsjekk
Her er det mange arrangører som bommer, fordi de feilberegner den tiden det tar å innregistrere alle deltakerne.
Folk er ute i siste liten. Køen til registreringen blir lenger og lenger. Klokken tikker fort av sted, og irritasjonsnivået blant deltakerne stiger et lite hakk for hvert femte sekund.
Enkel innsjekk med QR-kode sparer både deg og deltakerne for mye tid og mange bekymringer. Men løsningen på denne utfordringen ligger egentlig ikke i innsjekkingen, men hos regiansvarlig for konferansen.
Ikke alle deltakerne kommer i tide – de kommer akkurat tidsnok. Når et foredrag starter klokken 09.00, kommer folk 08.50. Skal du registrere 500 personer på 10 minutter, har du litt av en utfordring.
Start foredrag PÅ TID. Kommuniser godt i forkant at foredraget starter på slaget 09.00, og at dørene lukkes 08.55.
For øvrig er det viktig at de som ønsker deltakere velkommen, er hyggelig og imøtekommende og gir dem informasjonen de trenger. En god velkomst gjør at bedriften allerede får et godt inntrykk av dere.
Unngå kødannelse i pausene
- Er det mange nok stasjoner for mat og drikke i pauselokalene?
- Er det nok toaletter?
Kødannelse i pausene kan fort få stresshormonene til å løpe løpsk. Vi har vel alle vært på et arrangement eller en konferanse der en haug med deltakere stimler sammen foran et lite og trangt toalett med toppen tre båser. At frustrasjonen brer seg da, er ikke vanskelig å skjønne.
Gå gjennom de ulike sidene av arrangementet og prøv å se det hele gjennom deltakernes øyne. Da er sjansen større for at alt går på skinner når dagen kommer.
- Det er viktig å ha et godt og intuitivt påmeldingssystem og evalueringsmuligheter.
- Det må være enkel tilkomst eller parkering og en oversiktlig, rask og praktisk registrering.
- Hva slags mat skal serveres, hvor mange pauser skal det være, og hvor skal kaffe, te og isvann plasseres?
- Det tekniske utstyret må være på plass i god tid før arrangementet starter. Vær tidlig ute med å koble opp og teste, slik at du er sikker på at lyd og bilde fungerer som det skal.
Last ned vår gratis sjekkliste for ditt neste bedriftsarrangement
Man kan ikke være best på alt her i verden. Både mellomstore og store arrangementer krever spisskompetanse på alt fra grafisk design til lydproduksjon. Derfor lønner det seg å få tak i dyktige fagfolk som bistår med ekspertise, kreativitet og gode innspill på hva som er mulig å få til.
Iblant trenger du en profesjonell hånd om lyd, lys og video på et arrangement. God lyd og lyssetting er alfa og omega for å skape ekstraordinære rammer rundt eventet.
Det kommer deg som arrangør til gode å leie inn en erfaren lyd-, lys- eller AV-tekniker til å levere, montere og styre show – så kan du konsentrere deg om det faglige innholdet.
En tekniker kan også gi deg veiledning på valg av riktig utstyr til ditt arrangement.
Hvis du skal holde arrangementet på et populært konferansehotell/-sted, bør du være tidlig ute med å booke lokalet – mye tidligere enn de fleste tror. Bestill det lang tid i forveien, så er du på den sikre siden.
Dersom arrangementet faller på en helg/søndag, er det lurt på forhånd å lage klare avtaler med kurs- og konferanseavdelingen om den praktiske biten. Hvorfor det?
Jo, på søndager er KK-avdelingen gjerne tynt bemannet, og folk begynner senere på jobb. Ikke sjelden blir det da lettere kaos og forvirring på morgenen, når det ikke er noen der til å åpne dører til selve lokalet og få kjørt i gang det tekniske utstyret. Dette har vi sett oppstå mer enn én gang, på selv velrenommerte konferansehoteller.
Å måtte beinfly rundt med makspuls i forsøket på å få fatt i rette vedkommende på Kurs & Konferanse, det vil du helst unngå!
