Flest mulig deltakere på arrangementet – hvilken arrangør drømmer vel ikke om det?
No-shows og tomme seterader vil man helst unngå.
Men hvordan får du ditt arrangement til å skille seg ut i mengden? Og ikke minst: Hvordan skal du få folk til faktisk å bruke penger på delta på arrangementet?
Vi gir deg 11 tips og triks til å promotere ditt arrangement og få enda flere til å melde seg på.
Hvis du har et årlig arrangement, bør deltakerne fra i fjor være de første til å få informasjon om årets arrangement. De er gjerne dine fremste tilhengere og vil som regel ikke være sen med å melde seg på, selv om du kanskje ikke har alle detaljene på plass ennå.
Ved for eksempel å tilby dem rabattert avgift fordi de har deltatt før, viser du at de er viktig for deg.
Det er lurt å tilby minst to billettkategorier: early bird og vanlig. Tidsbegrensede rabatter er en velprøvd metode for å få folk til å melde seg på raskere. Husk bare at rabatten må være høy nok til at den faktisk påvirker atferden.
Dette grepet er nok litt utradisjonelt her til lands, men verdt å prøve ut. De første som melder seg på arrangementet ditt, er trolig dine fremste ambassadører – og det betyr at de kan være aktuelle til å skrive et blogginnlegg som promoterer arrangementet. Én ting er at du som arrangør selv lovpriser arrangementet, men det får enda mer tyngde når det kommer fra en tredjepart.
Iblant er venuen eller beliggenheten så god eller ekstraordinær at den i seg selv blir et trekkplaster. I fjor åpnet for eksempel eventarenaen X Meeting Point Norway på Hellerudsletta – når rammen rundt et arrangement blir en nyhet i seg selv, er det absolutt lurt å få frem det unike ved lokaliteten når du promoterer arrangementet.
LinkedIn er blitt næringslivets mest brukte arena for profesjonell nettverking og deling av kvalitetsinnhold. Mulighetene for å promotere ditt arrangement på LinkedIn er omfattende, via blant annet LinkedIn Groups og LinkedIn Publishing. Dette sosiale nettverket er laget for nettopp nettverksbygging – som jo er den viktigste grunnen til at folk deltar på arrangement.
Dine egne medarbeidere utgjør et digert nettverk – dra nytte av det. Litt uformell konkurranseånd kan gjøre dem enda mer motiverte og kreative når de snakker om arrangementet med sine leads og kunder.
En idé kan være å gi en fin premie til medarbeidere eller team som klarer å få flest personer til å melde seg på.
Minst én gang i uken bør du oppdatere sosiale medier med info om arrangementet ditt, med lenke til påmeldingssiden. Prøv å gi følgerne dine gode og overbevisende grunner til å delta.
Imidlertid er det viktig å huske på at ikke alle som viser interesse på sosiale medier, kommer til å møte opp. Å opprette et arrangement i sosiale medier kan gi økt oppmøte fordi det skaper publisitet, men det gir deg ingen garanti for hvor mange som faktisk møter.
Vår klare anbefaling: Ikke bruk sosiale medier til selve påmeldingen. Det er rett og slett for lite forpliktende.
Betalt annonsering i sosiale kanaler er effektivt for å nå ut til din aktuelle målgruppe. Men ikke bare kast dere ut i det uten å tenke gjennom hvordan dere bør gjøre det, og hva dere får igjen for annonsekronene.
Husk at det konkrete målet er å få flere til å melde seg på. Mange likes er dessverre ikke ensbetydende med at mange faktisk melder seg på ditt arrangement.
Deltakere har alltid spørsmål og ting de lurer på, og det bør være enkelt for dem å finne svar. Ved å lage egen nettside for arrangementet får du samlet all verdifull informasjon på ett sted – alt fra kontaktdetaljer, program og praktisk info til PDF-er og presentasjoner.
Ved hjelp av et nettbasert påmeldingssystem kan du enkelt sette opp profesjonelle sider uten å måtte kunne programmering.
Joda, hovedgrunnen til at folk deltar på konferanser og andre typer arrangementer, er faglig påfyll, kunnskapsspredning og profesjonell nettverking. Men muligheten til å mingle i litt mer uformelle settinger og få treffe på en tankeleder i bransjen – gjerne med høy kjendisfaktor – er minst like viktig for mange deltakere. Har dere noen spennende aktiviteter eller sidearrangementer som kan pirre interessen hos potensielle deltakere? Få det frem!
Til syvende og sist er det det faglige innholdet som avgjør om et arrangement lykkes eller ei. Et smart grep kan være å ta kontakt med foredragsholderne dine og spørre om de er villig til å skrive et gjesteblogginnlegg hvor de gir en liten “sniktitt” på hva de skal snakke om. Det er vinn-vinn – det vekker interessen hos flere av deltakerne, og du får gratis innhold du kan bruke til å få fart på registreringen (og dessuten vil foredragsholderen garantert dele innlegget med sitt nettverk).
Er man kreativ og tenker litt “utenfor boksen”, finnes det mange smarte måter å tiltrekke seg deltakere på. Uansett hvordan du tenker å gjøre det: Husk å planlegge godt, og start i god tid! Da rekker du både plan B og plan C, hvis ikke alt går etter plan A. Én ting vet vi i arrangementsbransjen – det er sjelden at alt går etter plan A.
Lykke til med arrangementet!