Et godt påmeldingssystem sikrer at du får alle betalinger fra alle påmeldte på konto før arrangementet har startet.
Et scenario som mange arrangører kjenner seg igjen i: Arrangementet er ferdig, evalueringene er sendt ut; det ble en suksess enda en gang. Nå gjenstår bare én avgjørende ting – å få samlet inn alle pengene …
Men også denne gang går det altfor mye av arbeidstiden til å sende ut betalingsoppfordringer. .
Også denne gang fører trege betalere til tapte inntekter.
Sannsynligvis har du opplevd dette selv. Heldigvis finnes det en mye enklere måte å sikre inntektene på, som vi ser nærmere på i dette innlegget.
Fra tidkrevende fakturering til garantert penger på konto før arrangementet starter
Har du arrangementer hvor deltakerne dine skal betale for å delta? Hvis ja, hvordan håndterer du dette?
- Sender du faktura ved påmelding, som forfaller før arrangementet avholdes?
- Sender du faktura etter at arrangementet har vært?
- Ber du deltakerne betale med kredittkort eller Vipps ved påmelding?
Det er mange måter å løse dette på. Kanskje den mest tungvinte er å samle all deltakerinformasjon på ett sted (f.eks. i et Excel-ark eller et internt CRM-system) og i etterkant av arrangementet bruke denne informasjonen til å lage fakturaer i økonomisystemet.
Dette innebærer mye arbeid og mange potensielle feilkilder, og det går ofte lang tid før faktura blir sendt. Dermed går det lang tid før du får betalt, og det kan også være vanskelig å få inn pengene.
Hva om all faktureringen gikk helt av seg selv? Og at alle som har meldt seg på, har betalt før arrangementet starter?
En drømmesituasjon – som er fullt oppnåelig med et godt påmeldingssystem.
Slik sikrer du at alle påmeldte betaler
Før ditt neste arrangement, gjør som stadig flere bedrifter – bruk et påmeldingssystem som enten sender faktura automatisk idet folk melder seg på, eller på et senere gitt tidspunkt (men i alle fall i god tid før arrangementet har vært).
På den måten sikrer du at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
Dessuten: Du rekker å få sendt ut betalingspåminnelser før arrangementet avholdes. Dette gjøres gjerne automatisk fra gode påmeldingssystemer. Da er det ofte enklere å få betalt enn om du sender ut en påminnelse etter at arrangementet har vært.
Men fortsatt er det mulig å ikke betale, og det kan ta tid (og koste penger) å kreve inn det som mangler.
Hva bør du gjøre for å være helt sikker på at alle påmeldte betaler før arrangementet starter?
Be dem betale med kort eller Vipps ved påmelding. Slik er du helt sikker på at alle har betalt.
Og selv om det til slutt er bedriften deltakerne er ansatt i, som skal betale, så finnes det firmakort eller gode måter å få igjen utlegg på. Da slipper du som arrangør å tenke på det, i hvert fall.
Les også: Sitter du alene med alt det praktiske på arrangementet ditt?
Så enkelt fungerer det
Ønsker du å ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (med kredittkort eller Vipps)? Eller kanskje du heller foretrekker å generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et senere angitt tidspunkt?
Med et godt påmeldingssystem bestemmer du selv hvordan du vil at deltakerne skal betale, og hvor lang tid i forveien før arrangementsstart.
- Fakturaer blir sendt automatisk på e-post rett til deltaker (eller elektronisk til bedriftens organisasjonsnummer) på ønsket tidspunkt. Dermed blir det ingen risiko for at du har feil e-postadresse, eller at fakturaer havner på avveie.
- Innbetalinger blir automatisk oppdatert hver dag, slik at du enkelt kan følge med.
- De som ikke betaler i tide, får naturligvis en påminnelse eller tre – sendt helt automatisk fra systemet.
Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.
Tenk så deilig …!
Bruker du mye tid og energi på å følge opp inntektene på dine arrangementer? Det er frustrerende. Og helt unødvendig.
Ville det ikke ha vært deilig å ha alle betalinger fra alle deltakerne på konto før arrangementet har startet?
Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både deg som arrangør og for deltakerne dine.
