Hvis det er én ting alle vi som arbeider med å lage arrangementer har til felles, så er det at vi hele tiden higer etter å gi deltakerne våre enda bedre opplevelser på vårt neste arrangement.
Vi gjør det vi kan for å måle ROI på arrangementet – vi ser på kostnadene opp mot gevinst/nytte og forsøker å dokumentere dette overfor samarbeidspartnere, utstillere, sponsorer. Men til syvende og sist er det som oftest hva deltakerne på arrangementet sitter igjen med, som er det aller mest utslagsgivende for om det ble vellykket eller ikke.
Rett og slett: Hva syntes deltakerne? Hva fungerte bra, og hva fungerte mindre bra? Hva kan eller bør forbedres/endres til neste gang?
Feedback fra deltakerne er grunnlaget for å bli bedre. Som regel får man jo tilbakemeldinger på dette underveis, slik at man har en viss formening om hva slags inntrykk folk har, men det er bare én måte å vite det sikkert på. Du må spørre deltakerne direkte – ved å sende ut evaluering i etterkant.
Å evaluere arrangementer er viktig. Det er alltid nyttig og lærerikt å få tilbakemelding fra deltakere, på godt og vondt.
Har du full kontroll på hvem du sender evalueringen til? Spørsmålet kan kanskje lyde litt dumt … Naturligvis sender du evalueringen til de som var til stede!
Men er du helt sikker på at du sender kun til de som faktisk var til stede? Sagt på en annen måte: Har du full kontroll på hvem av de påmeldte som faktisk møtte opp? Og kan du vite sikkert at de som kom, ble registrert som møtt?
Dersom man ikke har 100 prosent kontroll på dette, kan man ikke være sikker på at man sender ut evalueringen kun til de som faktisk møtte.
Det er nokså uprofesjonelt å be om tilbakemeldinger fra folk som ikke var til stede. På sett og vis blir det som om du samtidig sender en bekreftelse på at du ikke har full kontroll på deltakerne dine. Mange vil bli irritert over å få en forespørsel om å gi tilbakemelding på noe de ikke deltok på.
Det er enkelt å unngå å sende ut evaluering til folk som ikke var til stede.
Bruker du et profesjonelt påmeldingssystem med digital innsjekk, kan du være helt sikker på at de som faktisk kom, ble registrert som møtt, og at de som da ikke sjekket inn, med stor sikkerhet faktisk ikke kom.
Da blir utsendelsen enkel og grei, du får full kontroll på alle deltakerne, og du slipper å irritere noen.