I en perfekt verden ville du som arrangør ha hatt evig nok av tid og ressurser til rådighet når du planlegger et arrangement. Logistikk og deltakerhåndtering ville ha gått som en lek, og derfor hadde du ikke trengt så mye personale når du gjennomfører arrangementet.
Du og teamet ditt kunne ha brukt tiden mer effektivt på å lage et møte som både er verdifullt for deltakerne og bra for miljøet.
Realiteten, derimot, er at gode, bærekraftige arrangementer krever at dere legger ned enormt mye arbeid, ressurser og tid.
Den gode nyheten? Det finnes digitale hjelpemidler som gjør det mye enklere å effektivisere bruken av tid og ressurser når du lager arrangement: et profesjonelt påmeldingssystem.
Helt konkret – hvordan kan et godt påmeldingssystem hjelpe til med å gjøre dine arrangementer mer bærekraftige? Vi ta for oss åtte punkter.
For å holde miljøfotavtrykket så lavt som mulig i forkant og underveis, er det viktig at du ikke har flere folk i sving enn du trenger. Med for mange medarbeidere, samarbeidspartnere og leverandører i omløp øker avfalls- og utslippsmengden.
Ved å bruke et godt påmeldingssystem kan du planlegge og utnytte ressursene dine bedre og mer effektivt, både på fasiliteter (arrangementsstedet) og transport. Du ser tydeligere og tidligere hva du trenger, og kan tilpasse fortløpende.
Dersom du ikke vet nøyaktig hvor mange som kommer på arrangementet, kan du heller ikke vite hvor mye mat dere må servere, eller hvor mye materiell dere trenger å få trykket opp.
Med et påmeldingssystem blir alt mye mer forutsigbart. For det første har du til enhver tid full kontroll på hvor mange som kommer. Når du har riktigere antall deltakere, unngår du å ha for mye mat og drikke. Dette gir mindre matsvinn. For det andre unngår du å lage mer materiell enn du faktisk trenger.
Med et profesjonelt påmeldingssystem – og den erfarne leverandøren av dette i bakhånd – kan du enkelt avholde heldigitale og hybride arrangementer.
Digitale/hybride arrangementer gir null reising for de som deltar fra kontoret eller hjemmefra, og flere deltakere kan delta uten å sette større miljøavtrykk (redusert avfallsmengde og mindre matsvinn).
Les mer: Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!
Innsjekkingen på et arrangement bidrar ofte til unødig material- og ressursbruk. Når deltakere sjekkes inn manuelt, med navnelister på papir som krysses ut når deltakerne kommer, må du ha mange medarbeidere ved inngangen for å håndtere trykket. I tillegg betyr manuell innsjekking som regel at dere forhåndstrykker navneskilt.
Med digital innsjekk sparer du miljøet, fordi dere trenger færre personer ved inngangen, og dere slipper forhåndstrykte navneskilt/plastskilt.
Les mer: Derfor trenger du et digitalt system for innsjekk på arrangementet
Effektivitet henger tett sammen med bærekraft. Et effektivt arrangement – i den forstand at det faglige innholdet treffer publikum så nært opptil 100 % som mulig – kan dermed sies å være mer bærekraftig. Det gir optimal kunnskapsoverføring, du oppnår hensikten med arrangementet, og i sum forplanter dette seg videre som positive ringvirkninger for alle involverte.
En enkel måte å gjøre arrangementet ditt mer effektivt på, er å gjøre meningsmålinger underveis. Ikke bare sparer du materiell (i stedet for trykt materiell), men du får også tilpasset programmet, slik at hele arrangementet kan justeres løpende.
F.eks. kan en foredragsholder lodde stemningen eller kartlegge det kollektive kunnskapsnivået i salen og så styre presentasjonen i en passende retning.
Les mer: Gjør arrangementet mer interaktivt med meningsmålinger
Noen arrangører tyr fortsatt til penn og papir når de gjennomfører evalueringer etter arrangementet.
Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt gjøre evalueringer i etterkant digitalt – så slipper dere å måtte dele ut papirark og penner som blir liggende og flyte når arrangementet er slutt.
Les mer: 5 ting å huske når du ber deltakerne evaluere arrangementet
Holder du kurs der deltakerne i etterkant trenger å få dokumentert kompetanse? Da trenger du ikke å sende ut kursbevis på papir. Med et godt påmeldingssystem kan du enkelt sende det digitalt.
Hvis du har minst ett stort eller flere små arrangementer i året, starter du fra bunnen av for hver gang du skal planlegge et nytt?
I så fall går det mye tid med til å sette ting i system, finne ut hva du skal ha oversikten over, hvordan du skal hente inn all informasjonen, og ikke minst: hvem som skal gjøre hva.
Hvis alt av informasjon er lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, blir det ofte et svare strev å lage samme arrangementet neste gang.
Bruker du derimot et påmeldingssystem, blir informasjonen liggende sentralt samlet på ett sted i etterkant. Dermed kan du droppe utskrifter og arkiv i ringpermer i et skap for å bla tilbake neste gang …
Les mer: Nytt arrangement – hvor er all informasjonen fra sist?
Vil du klare å lage bærekraftige arrangementer uten å bruke et digitalt hjelpemiddel som et påmeldingssystem? Absolutt. Men det blir vanskeligere enn det trenger å være.
Gjør deg selv, teamet ditt og miljøet en tjeneste – ta i bruk gode digitale systemer som forenkler og effektiviserer alle prosesser og ressurser knyttet til arrangementet.. Digital kommunikasjon mellom arrangør, deltakere, samarbeidspartnere gjør at alle sparer mye arbeid, tid og materiell.
Bærekraft satt i system, bokstavelig talt!