Kundecase: Nidoblet antall deltakere ved å avholde arrangementet digitalt

Et digitalt arrangement kan gi deg en rekke fordeler – og langt flere deltakere enn du ville ha fått med et fysisk. En av Provisos kunder gikk fra 100 til 950 deltakere ved å gjøre om til digitalt.

I helgen innførte regjeringen de strengeste tiltakene siden mars i fjor. Utbruddet på Østlandet viser med all tydelighet hvor sårbar situasjonen er.

Én ting er iallefall sikkert, og det er at rene fysiske møteplasser fortsatt ligger et stykke frem i horisonten …

Inntil vi igjen kan møtes fysisk, er det digitale og (der det er mulig) hybride møteplasser som gjelder. Men som vi i Proviso har sett mange eksempler på de siste månedene: Det å lage digitale møter i stedet for fysiske kan også gi mange fordeler – og ikke minst veldig mange flere deltakere.

I dette innlegget ser vi på et konkret eksempel med en av våre kunder, som gikk fra fysisk til digitalt arrangement.

Overveldende resultat

Den aktuelle Proviso-kunden har normalt litt over hundre deltakere på sitt arrangement. Restriksjonene satte imidlertid en stopper for årets utgave, og da var alternativet å avlyse eller å gjennomføre digitalt. Bedriften var veldig skeptisk til digitale arrangementer, men etter å ha tenkt seg litt om, sa de: “OK, la oss prøve!”

Det digitale arrangementet ble en suksess, og bedriften endte opp på hele 950 deltakere.

Her er noen av de viktigste erfaringene som vår kunde gjorde seg med det digitale arrangementet:

• Veldig mange som ellers ikke ville deltatt, ble med.
• Det ble billigere enn normalt å delta.
• Siden deltakerne ikke måtte reise noe sted, trengte de ikke å sette av like mye tid som de måtte ha gjort ved et fysisk arrangement.
• Firmaer som deltok på arrangementet, lot flere få delta, mot normalt bare én tidligere.
• Bedriften fikk tak i ekstra gode foredragsholdere til en rimeligere pris, fordi det var digitalt.
• Bedriften fikk formidlet sitt budskap på en effektiv måte til mange flere enn normalt, og de har mange nye spennende leads å følge opp i etterkant.
• Det ble mindre belastning på miljøet, siden man slapp reising med bil og offentlig transport.

Vår kundes opplevelser føyer seg inn i rekken av virksomheter og organisasjoner som får veldig gode resultater med digitalt arrangement.

For eksempel er det ikke bare deltakerne som sparer tid med digitalt arrangement – det gjør også arrangøren. Med god hjelp fra en kyndig prosjektleder vil det være mye mindre tidkrevende å lage et digitalt arrangement kontra et fysisk. En av fordelene ved dét er at de som jobber med arrangement internt, får mer tid til blant annet å lage et godt faglig innhold og markedsføre arrangementet.

Les mer: Hvordan lage et vellykket digitalt arrangement?

Det at vår kunde fikk tak i ekstra gode foredragsholdere, sågar til en rimeligere pris, er noe som flere arrangører har erfart når de planlegger digitalt arrangement. For eksempel kan det være en enkel sak å invitere en forsker til å delta på et videomøte fra et universitet i USA, men umulig å få den samme personen til å reise hele veien til Norge for å delta på arrangementet.

Les også: Digitale arrangementer trenger ikke være dyrt

Mange fordeler

De nye koronatiltakene kommer paradoksalt nok i en periode hvor smittetallene i Norge synker. Mange av oss hadde krysset fingrene for at vaksinen skulle bringe oss tilbake til en relativt normal arrangementshverdag i løpet av årets første måneder. Slik har det desverre ikke blitt, og vi må nok belage oss på å leve med usikkerhet og strenge restriksjoner enda en stund.

Heldigvis gjør digitale arrangementer det mulig å gjennomføre møter som ellers ville ha blitt avlyst eller utsatt. Mange arrangører har laget engasjerende og minnerike deltakeropplevelser ved hjelp av videokonferanse- og webinarverktøy og profesjonelle strømmetjenester.

Velger du å kjøre arrangementet på nett, vil du få en rekke fordeler, som f.eks.:

• Du får flere deltakere, og når bredere ut med budskapet ditt
• Både du og deltakerne sparer tid
• Det er mindre kostnadskrevende (deltakere sparer reiseomkostninger, og arrangør sparer utgifter knyttet til leverandører og leie av lokale)
• Det blir enklere og rimeligere å få tak i gode foredragsholdere
• Du sparer miljøet
  
  

Men husk å tilpasse presentasjonen til det digitale: Spiss hovedbudskapet ditt. Konsentrasjonsspennet er mye kortere på digitale arrangementer enn på fysiske. Derfor er det viktige å tenke på målgruppen, budskapet og formidlingen:

• Kutt alt som ikke er nødvendig, og hold deg til poenget
• Begrens lengden på innleggene, og vær streng på tidsskjemaet
  
  

Trenger du litt hjelp til å komme i gang?

Som nevnt var vår kunde nokså skeptisk til å skulle lage et digitalt arrangement. Det er forståelig, siden det er mange detaljer og elementer å holde styr på, særlig første gangen. Men de lot ikke dét skremme dem fra å prøve, og resultatet ble ni ganger så mange deltakere, i tillegg til andre fordeler.

Prøv et digitalt arrangement, du også! Det er ikke så vanskelig, og man trenger ikke gjøre det så komplisert eller kostbart. Dessuten er det god hjelp å få. Vi i Proviso kan hjelpe deg med alt det praktiske og få deg trygt gjennom.

Hvis du ønsker å lese mer om digitale arrangementer, anbefaler vi deg å laste ned vår e-bok, Fra fysisk til virtuell møteplass. Der får du gode og praktiske tips til hvordan du bør gå frem for å lage et vellykket digitalt arrangement.