Som følge av situasjonen med koronaviruset og restriksjoner i den forbindelse, har digitale møteplasser blitt den nye hverdagen for bedrifter og organisasjoner. Dette har vært vellykket for de aller fleste, men det byr også på visse praktiske utfordringer. Mange er usikre når de skal lage digitale arrangementer, og trenger litt hjelp til gjennomføringen.
Denne hjelpen tilbyr Proviso! Les videre, så viser vi deg hvordan vi nylig bistod Valgforum med deres årsmøte, som ble gjennomført på digital plattform.
Profesjonell og trygg gjennomføring av ditt digitale møte
Nå som flere og flere møter, kurs og arrangementer skjer digitalt, finnes det mye informasjon om hvordan man bør gå frem for å lage et vellykket digitalt arrangement. Blant annet har vi skrevet artikkel om det her og her. Men én ting er å lese om det, en annen ting er å få det til i praksis.
Det er mye man må huske på og ha kontroll på dersom man skal sette opp et virtuelt arrangement helt på egen hånd, og derfor er det lurt å få litt hjelp av noen som har lang erfaring med gjennomføring av møter og arrangementer ved bruk av digitale verktøy.
Proviso loser deg trygt og knirkefritt gjennom ditt digitale arrangement og holder i alle tråder for deg, slik at det hele blir vellykket for alle involverte. Vi kan altså være en slags “digital prosjektleder”, dvs. at vi kan ta ansvar for hele arrangementet ditt. Dette inkluderer også at vi kan bistå med å gjennomføre gruppearbeid og eventuelt streaming av hele arrangementet.
Les også: Digitale arrangementer – en trend også etter korona?
Slik fikk Valgforum hjelp av Proviso til å avholde digitalt årsmøte
Valgforum er et medlemsforum for valgadministrasjonen i norske kommuner og fylkeskommuner. I april bestemte styret at årsmøtet som følge av koronasituasjonen skulle gjennomføres på digital plattform, og 17. august fant møtet sted.
Proviso var med hele veien og hjalp til med en rekke praktiske og tekniske oppgaver:
I tillegg til å sende ut invitasjoner, sette opp påmeldingsskjema og lage app til årsmøtet, bistod vi med den digitale gjennomføringen av arrangementet i Teams.
- Vi satte opp møtet i Teams på vegne av Valgforum, inviterte inn deltakerne, slapp dem inn fra «lobbyen/venterommet» og ga de ulike deltakerne sine respektive roller («presentør» og gjest). Vi noterte sakene som ble tatt opp og stemt over i chatten, i tillegg til at vi gjorde opptak av møtet, som vi redigerte og sendte til Valgforum.
- Videre bistod Proviso med råd om hvordan Valgforum best mulig skulle gjennomføre årsmøtet med hensyn til å rådgi presentørene om ulike faktorer som kan påvirke presentasjonen over nett. Lyssetting, lyd, høyde på kamera, osv. Vi kom med innspill til bruk av design/dokumenter gjennom presentasjonen for å ha en rød tråd i det hele (en velkommen-side med logo og navn på arrangementet, info om hva de skulle gå igjennom, og en avsluttende side med info om de neste møtene de vil kalle inn til).
- Vi kjørte også en generalprøve i forkant for å finne mulige forbedringspunkter, og for at presentørene skulle føle seg komfortable med det de skulle vise frem.
Årsmøtet ble vellykket. Borgny Danielsen, (nylig avgått) styreleder i Valgforum, har dette å si om hjelpen de har fått fra Proviso:
“Vi har fått god og kyndig hjelp fra Proviso til å gjennomføre årsmøtet vårt digitalt, og vi var i trygge hender fra start til slutt. Presentørene fikk gode råd og nyttige tips, og deltakerne ble fornøyde. Hvis du skal ha et digitalt møte eller arrangement, og du ikke føler deg helt trygg: Spør Proviso om bistand. De er alle superproffe, behjelpelige og hyggelige å samarbeide med!”
Proviso – alltid til stede med god hjelp
Selv om man kommer sammen virtuelt og ikke på et fysisk arrangementssted, må man som arrangør håndtere deltakere på en profesjonell måte. Du må fortsatt ta hånd om mange av de vanlige oppgavene, som invitasjon, registrering og selve den digitale gjennomføringen – og dét på en måte som gjør at deltakerne får en god totalopplevelse og sine forventninger innfridd.
Med hjelp fra Proviso blir ditt digitale arrangement gjennomført i trygge rammer, i en litt utrygg tid.
Ta kontakt med oss, så bistår vi deg på ditt neste arrangement!
