Det korte svaret? Så tidlig som overhodet mulig ...!
Jo tidligere du kommer i gang med forberedelsene, desto større er sjansen for at arrangementet blir en god og givende opplevelse for alle involverte.
Noe av det vi i Proviso oftest anbefaler arrangører å gjøre, er å sette seg mål for hva man ønsker å oppnå, starte planleggingen tidlig, og gjøre et godt og detaljert forarbeid.
God planlegging er selve fundamentet for å lykkes med ethvert arrangement. Suksessen ligger nemlig i de små ekstra detaljene, og det får man sjelden til godt nok dersom man er for sent ute med forberedelsene.
Men tidslinjene varierer veldig fra arrangement til arrangement:
- Skal du holde et frokostseminar, kan du bestemme deg raskt og lage arrangementet i løpet av 3–4 uker.
- Skal du avholde et stort og komplekst arrangement med tusenvis av deltakere, bør du sette i gang med planleggingen et par år i forveien.
Les mer: Gode arrangementer krever god planlegging
Få hjelp til å forberede arrangementet
Uansett hva slags arrangement dere skal lage, er det mange detaljer å huske på, og mange ulike hensyn å ta. Er dere godt forberedt og tar i bruk moderne, digitale verktøy og ressurser, vil det være enklere å sikre et vellykket arrangement fra A til Å.
- Hva skal du bruke mest tid på?
- Hvor skal du begynne?
Her kan det være lurt å få hjelp av en profesjonell samarbeidspartner som har kompetanse til å sette sammen og skreddersy løsninger etter dine behov.
Les mer: 9 funksjoner i Proviso som hjelper deg til et vellykket bedriftsarrangement
Vær tidlig ute med forberedelsene til ditt arrangement
Du har knapt med tid fra før, og plutselig får du jobben med å forberede et arrangement i tillegg. Du vet det er mye som må gjøres – booking av lokaler og foredragsholdere, utsendelse av invitasjoner, markedsføring, osv. Listen er lang, og det er mange detaljer man ikke alltid tenker over.
Ikke gå i fella og undervurder planleggingstiden du trenger. Hvis dere har mange deltakere, og arrangementet skal være et eksternt sted, må lokalet ofte bestilles opptil 1–2 år i forveien.
Jo tidligere ute dere er, desto større er valgmulighetene. Og desto bedre vil dere lykkes med arrangementet.
Lykke til med planleggingen av ditt neste arrangement!
