Sommerfesten i bedriften nærmer seg. Vet du hvem som kommer? Og hvordan skal du få samlet inn all informasjonen du trenger? Følg våre 5 enkle steg til full oversikt og kontroll.
Om du er litt sent ute med å invitere til årets sommeravslutning, er du slett ikke alene. Det har vært en hektisk vår for mange, og sommeren kommer ofte litt brått på …
Kanskje du så langt bare har bedt alle om å holde av datoen, men du har ennå ikke fått oversikt over hvem som kommer og ikke.
Da bør du forte deg med resten!
Slik går du frem for å få full kontroll på påmeldingene og oppmøtet til sommerfesten:
1. Ha helt nøyaktig antall
Hvor skal dere arrangere sommerfesten – i kantina på jobben eller på et mer profesjonelt sted? Uansett hvor det blir, så er det viktig å ha nøyaktig og riktig informasjon om deltaker.
Men hvordan kan du vite hvem som faktisk kommer?
2. Gjør påmeldingen så forpliktende som mulig
Som du garantert har opplevd før: Har man bare bedt noen holde av tiden uten mer “seriøs” bekreftelse, ja da er det kanskje ikke sikkert at de kommer likevel.
Erfaring viser at jo mindre forpliktende en påmelding er (spesielt på arrangementer som det ikke koster noe å delta på), desto mer sannsynlig er det at en del deltakere ikke dukker opp.
Så hvordan øker du sannsynligheten for at alle kommer – eller at de i det minste gir beskjed dersom de likevel ikke har anledning til å komme?
- Be folk om å melde seg på
- Send en bekreftelse på e-post i etterkant
- Send minst én påminnelse på SMS eller e-post når det nærmer seg
Og så er det jo en annen åpenbar fordel om du har eksakt antall og kun bestiller mat og drikke til de som faktisk kommer: Det kan være en del penger å spare …
3. Avklar matpreferanser
Maten og drikken er med på å gi totalinntrykket av ethvert arrangementet, så ikke undervurder denne delen av sommerfesten.
Det er alltid lurt – allerede ved påmeldingen – å høre med deltakerne om det er noen mathensyn som må tas. Dersom mange får mat de ikke tåler eller ikke ønsker å spise, blir det fort en dårlig opplevelse for dem. Og dårlige opplevelser legger fort en demper på enhver fest …
Tips: Spesielt alternativer til kjøtt kan være lurt å huske på.
Les også: 9 tips til en fin sommeravslutning med dine ansatte – også digitalt
4. Bruk et profesjonelt påmeldingssystem
Husk at det også kan være annen praktisk informasjon som det er lurt å samle inn:
- Trengs det transport til arrangementet?
- Skal det tilbys overnatting?
- Er det noe som skal betales??
Og kanskje skal det i løpet av kvelden også sendes ut litt informasjon eller gjennomføres noen artige polls, for å sjekke stemningen litt underveis?
Alt dette kan et godt påmeldingssystem håndtere.
5. Sørg for at ingen blir glemt
Hvis bussen står klar til å gå eller maten snart står på bordet, er det fint å vite at alle faktisk har kommet. Det kan gjøres kjapt og enkelt ved å skanne inn deltakerne via app fra påmeldingssystemet – så er du helt sikker på at ingen er glemt.
Og hvis det mangler noen, er det enkelt å sende en beskjed direkte fra mobilen for å høre om de er på vei eller faktisk ikke har mulighet til å komme.
Kort oppsummert
Sent ute med å få inn påmeldingene til årets sommerfest? Slik får du kontroll og oversikt, og sparer mye arbeid og tid:
- Ha nøyaktig og riktig informasjon om deltakerne – inkludert antall.
- Gjør påmeldingen mer forpliktende, det øker sannsynligheten for at deltakerne faktisk kommer.
- Ha alternativ for dem som eventuelt er vegetarianere, allergikere eller har andre matpreferanser.
- Bruk et proft påmeldingssystem til å samle inn eller sende ut praktisk info og lodde stemningen underveis.
Husk: Det å fremstå profesjonelt og ryddig også på interne arrangementer er med på å gi et trygt og godt inntrykk til alle nye ansatte og bekrefte til eksisterende ansatte at de jobber i en “ryddig” bedrift.
Lykke til med gjennomføring av årets sommerfest! Pass på at den blir hyggelig for deg som arrangør også.
