Alle som planlegger og gjennomfører et arrangement med mange deltakere, har stått overfor utfordringen med logistikk og deltakerhåndtering:
- Hvor mange kommer, og hvor mange skal delta på de ulike aktivitetene?
- Hvis jeg tilbyr hotellrom, har jeg mange nok rom? Kan deltakere enkelt dele rom?
- Kan deltakerne få faktura når de melder seg på, eller kan de sendes samlet til alle deltakerne på en bestemt dato etter endt arrangement?
- Hvordan fanger jeg opp eventuelle matallergier eller spesielle behov som enkelte deltakere måtte ha?
- Hva om noe skjer og jeg må informere alle deltakerne underveis i arrangementet?
- Hvis jeg i etterkant må kontakte deltakere i forbindelse med smittesporing – hvordan holder jeg løpende oversikt over deltakere og samler inn kontaktinformasjonen som trengs?
For ikke å snakke om “1000 spørsmål” fra deltakerne i forkant av arrangementet … tidkrevende oppfølginger, … trege betalere. Listen er lang!
Og ikke minst det som typisk tar mest tid av alt på et arrangement med mange deltakere – nemlig alle endringene rett før arrangementet begynner (ombooking av rom, endring i navn, penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta, etc.).
Selv den mest drevne arrangør kan slite med å holde kontroll og oversikt til enhver tid.
Løsningen: Håndter arrangementet med et skreddersydd system utviklet av og for arrangører
Manuell påmelding og håndtering av deltakere stjeler mye av tiden som du og dine medarbeidere internt kunne ha brukt til å forberede det faglige innholdet enda bedre.
Heldigvis finnes det bedre løsninger. De som i dag lykkes best med håndtering av større arrangementer, bruker nemlig et digitalt system som
- effektiviserer og forenkler hele arrangementsprosessen
- samler alt på ett sted og kvalitetssikrer alle ledd
- er lett å bruke og har fleksibel funksjonalitet
Dette kalles et påmeldingssystem og er et digitalt verktøy spesialutviklet for å lette påmelding og håndtering av et større antall deltakere.
Hvorfor er du og din bedrift tjent med å ta i bruk et påmeldingssystem neste gang dere planlegger et arrangement med mange deltakere?
Her er ni av de viktigste grunnene:
1. Dere sparer mye arbeid og tid
Når du begynner å bruke et profesjonelt påmeldingssystem, vil du fort oppdage at det går mye enklere og raskere å håndtere et arrangement med mange deltakere.
- Alt blir mer oversiktlig for alle som er involvert i arrangementet, både internt og eksternt.
- All nødvendig informasjon finner dere til enhver tid oppdatert og tilgjengelig i påmeldingssystemet.
- Samarbeidspartnere og andre kan enkelt selv holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc.
- Det blir færre interne administrative oppgaver å rekke over underveis i planleggingen.
2. Dere får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen
Et godt påmeldingssystem bør tilby egen app som gir dere oversikt over alle deres arrangementer, deltakere og detaljer, også mens dere er på farten.
3. Dere kommuniserer enkelt med deltakere før arrangementet
Alt av informasjon om arrangementet legges inn i systemet, slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.
Du kan kommunisere med deltakere per e-post og SMS, og via eventappen, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Blir det endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, er det viktig å få varslet deltakere i god tid. Med et nettbasert påmeldingssystem får du gjort dette kjapt og lettvint. Ofte kan deltaker gjøre mange av endringene selv.
4. Alle henvendelser fra deltakere samles på ett sted
Med et påmeldingssystem blir alle henvendelser fra deltakere, og svarene dere gir dem, lagret i databasen. Dette gjør det enkelt for dere å se hva deltakere spør om, og å være sikker på at de har fått svar.
Dessuten blir det enkelt å fordele oppgavene på hvem som svarer på hva, og enkelt å se hvem som har svart hva. Ved sykdom og fravær kan du selv gå inn og svare på ubesvarte henvendelser.
5. Dere får full kontroll på økonomien
Alle som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer med mange deltakere, har nok kjent på frustrasjonen over tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter.
Med et påmeldingssystem er det mulig å fakturere ved registrering, slik at man får bedre oversikt og økonomi og bedre likviditet, og at man også kan tilpasse budsjettet hvis det er behov ved for få / mange ekstra deltakere.
6. Dere fanger opp løpende endringer og individuelle behov
En av de største utfordringene arrangører møter på når de forbereder arrangement, især når det er mange deltakere, er å fange opp og agere på løpende endringer og spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.
Å ha full kontroll på alt dette er ikke bare utfordrende, det stjeler tid og ressurser man egentlig skulle ha brukt på å gjøre selve arrangementet så bra som mulig.
Med et påmeldingssystem blir det mye enklere for deg og de andre internt å fange opp endringer på deltakerinformasjon og i tillegg håndtere ulike deltakerbehov, fra start til mål.
7. Systemet har en rapporteringsmotor som gir dere full kontroll
Et godt nettbasert påmeldingssystem har en rapporteringsmotor som oppdateres fortløpende og gir deg så mange skreddersydde rapporter om arrangementet som du ønsker. Dermed er du som arrangør til enhver tid oppdatert, og du har full kontroll på alt av relevant informasjon og nødvendige data om arrangementet og deltakerne.
Dataene vises i et lettforståelig format, og med et tastetrykk kan rapportene overføres til Excel eller deles som lenker med eksterne samarbeidspartnere og andre (slik at de enkelt selv kan holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc,).
8. Innsjekkingen går lekende lett med QR-kode
Bruker du et nettbasert påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne elektronisk. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne.
QR-kode kan enkelt distribueres som SMS eller e-post, eller legges i app for deltakere. De beste systemene har laget løsninger som gjør at du kan skanne inn deltakerne direkte fra din egen mobil, altså ingen kostnader for å leie dyrt utstyr.
9. QR-innsjekk gir enklere smittesporing
Med digital innsjekk har du full kontroll på hvem som deltok på ditt arrangement.
QR-innsjekk er effektivt og enkelt i alle sammenhenger, og det er også en veldig god måte å kunne ligge i forkant på og ha full kontroll dersom du må hjelpe kommunen med smittesporing i etterkant. Blir det behov for å kontakte publikum i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt smitte, kan du raskt og enkelt sende ut SMS til alle som var til stede.
Konklusjon: Et arrangement med mange deltakere håndteres best med et nettbasert påmeldingssystem
De fleste profesjonelle arrangementsplanleggere benytter seg av digitale verktøy som er utformet nettopp for å håndtere arrangementer. Behovet for et slikt verktøy blir enda større om man har en stor mengde deltakere.
Effektivitet blir nøkkelen for å få unna alt som må gjøres, og et påmeldingssystem kan frigjøre mye tid du ellers ville brukt på manuelle oppgaver som endringer, invitasjoner, kommunikasjon, registrering og evaluering.
To gode tips til slutt
1. Kom tidlig i gang med planleggingen
Et arrangement med mange deltakere tar ofte flere år å planlegge, fordi det er mye jobb, og fordi lokalene ofte må bookes god tid i forveien.
Det beste er å starte tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første planleggingsfasen. Da får du mer tid til å promotere arrangementet, hyre inn leverandører og kommunisere med de påmeldte, og ikke minst til å håndtere uventede situasjoner (for de vil nok oppstå).
2. Del planleggingen opp i faser
Del gjerne opp planleggingsperioden i faser, med milepæler for hver fase. Fase én er ofte budsjettering, lokaler og dato for arrangementet.
Når du jobber mot én milepæl om gangen, kan du og dine medarbeidere internt ha fullt fokus og høyest mulig effektivitet i planleggingsarbeidet.
