Har du husket å booke konferansested før ferien?

Bestillingene for høsten er allerede kommet langt, så derfor bør du komme i gang, snarest mulig. Blir tiden i knappeste laget, er det hjelp å få.

Skal du avholde konferanse eller samling til høsten? Da har du sikkert allerede booket et sted å ha arrangementet.

Hvis du ikke har rukket å finne passende lokaler som er ledig på dagen/dagene, vel, da har du ingen tid å miste. De meste populære konferansestedene har begynt å fylles opp.

1. Book inn arrangementet så fort som mulig – gjerne med proff hjelp. Det enkleste er å bruke en profesjonell leverandør, som a) har oversikt over alle steder, b) raskt vet hva som fortsatt er ledig, og c) har kjennskap til og kunnskap om hvilke steder som passer best for din type arrangement.

1. Vurder å ta i bruk et profesjonelt påmeldingssystem – for å spare tid. (Hvis du er sent ute med å finne sted, trenger du sikkert å spare tid på resten av planleggingen også.) 

Spar tid – få profesjonell hjelp til å bestille arrangementssted, og bruk påmeldingssystem

Bedrifter som tar i bruk et påmeldingssystem, opplever at arbeidet med å håndtere deltakerne går mye enklere – og mye raskere.

Dersom du har en hel smørbrødliste med gjøremål og oppgaver du må rekke over innen høsten, må naturligvis du og teamet ditt brette opp ermene jobbe og så effektivt som mulig frem mot arrangementsdato.

Men for faktisk å jobbe så effektivt som mulig, er det spesielt én ting dere må unngå: Manuell håndtering av deltakerne.

Ikke la deg hemme av manuelle prosesser

Selv om vi er veldig opptatt av å digitalisere oss på privaten for at hverdagen vår skal bli enklere, så blir fremdeles mange arrangementer planlagt og administrert som om vi nettopp har rundet årtusenskiftet 

… med Excel.

.. med lister på papir.

… med systemer som ikke kan snakke med hverandre. 

For eksempel er det mange arrangører som bruker vanlig e-post til å sende ut invitasjon, et annet verktøy til å håndtere påmeldinger og et tredje til å håndtere hotellbestillinger. 

Hvis du er en av disse, har du helt sikkert erfart at slike metoder skaper unødig merarbeid. Og jo mer tid du bruker på merarbeid, desto mindre tid får du brukt på å sikre at alle sider ved arrangementet blir profesjonelt gjennomført …

Les mer: Slik hemmes du av manuelle prosesser

Det perfekte hjelpemiddelet når du har null tid å miste

Med et godt, moderne påmeldingssystem – som enkelt kan kobles opp med andre systemer bedriften benytter – får du frigjort mye tid og ressurser dere ellers ville ha brukt på manuelle lister, inntasting av informasjon, og lignende.

Siden du allerede er sent ute med å finne arrangementsted, er det viktig å raskt få oversikt over hvor mange deltakere det blir. Når du har bestilt sted, er det strenge avbestillingsfrister hvis antallet ikke blir som forventet. 

Med andre ord: Så raskt som mulig over sommeren må du få avklart hvor mange som faktisk kommer.

Andre tidsbesparende faktorer ved et påmeldingssystem: 

• Alt samlet på ett sted
• Bedre kontroll på detaljer
• Alltid oppdatert informasjon 

Kort og godt sparer du masse tid, fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig. Flere bedrifter har rapportert om at de faktisk halverer tidsbruken på arrangementer. Tid spart er penger tjent.

Dessuten blir det enkelt å fordele oppgaver til andre eller ta over andres oppgaver ved plutselig sykdom eller fravær.

Jo mindre tid dere trenger å bruke på logistikk, booking av lokale, registrering, oppfølging av betalinger, osv., desto mer tid har dere til å planlegge et godt faglig innhold til høstens arrangement.

Les mer om hvorfor du og din bedrift sparer mye tid ved å bruke et påmeldingssystem når dere skal lage arrangement: Slik kan du spare tid med Proviso

Ønsker du flere gode tips til hvordan du lykkes med et arrangement rett etter sommerferien, så finner du det i disse to artiklene: 

Planlegger du et større arrangement til høsten? Dette må du ha på plass før du tar ferie!

5 ting du bør tenke på nå for å få et vellykket arrangement til høsten

Løper tiden fra deg?

Dersom du er lovlig sent ute med å booke konferansested før ferien – og kanskje også foredragsholdere, streamingleverandør og alt det praktiske rundt invitasjoner og påmeldingsskjema – ikke la panikken slå kloa i deg. 

La heller oss i Proviso ta hånd om alt dette for deg mens du er på ferie. 

Kontakt oss og fortell litt om hva du tenker å arrangere, så finner vi sammen noen gode løsninger. Og så kan du gå på ferie med ro i sinnet.

God sommer!