Avhengig av ÉN person for å ha oppdatert oversikt over arrangementet?

Når du slipper å være avhengig av én eneste person for å ha kontroll på arrangementsplanleggingen, blir resultatet bedre – både for bedriften din og for alle deltakerne og samarbeidspartnerne dine.

Vi har lagt bak oss to krevende år i arrangementsmarkedet, og nå står vi i den sagnomsuste “nye normalen”. Hva er utsiktene fremover?

Det spørsmålet har 3000 arrangementsplanleggere svart på i den nyeste trendrapporten fra Event Manager Blog. Konklusjonen er klar: “When our industry comes back in full, the market will be bigger than ever.” 

Er bedriften din rigget til å møte dette oppsvinget i arrangementsmarkedet? Eller er det bare én av medarbeiderne deres som sitter med ansvar for og oppdatert informasjon om arrangementer som skal gjennomføres?

Hvis svaret er ja, har den personen virkelig hendene fulle med å holde andre informert når arrangementet nærmer seg …!

Arrangementer er altfor viktig, og altfor ressurskrevende, til å overlates til én eneste person. Derfor bør du bruke et system som gjør det enkelt å involvere flere i planleggingsprosessen.

Bærer medarbeideren din kappe …?

Dagen nærmer seg, og den ene arrangementsplanleggeren din setter inn høygiret. Det er mange parter som trenger oppdatert informasjon:

• Arrangementsstedet – trenger antall deltakere for å kunne lage riktig oppsett
• Matleverandører – trenger både antall og må vite om eventuelle allergier
• Økonomiavdelingen – trenger å vite om alle har fått faktura og betalt
• Tekniske leverandører – har lyd- og bildeansvar og trenger å vite antall deltakere

… og listen fortsetter.

Ikke minst skal deltakerne – med sine ulike behov – tas hånd om hele veien inn mot arrangementsdagen.

Hva om den ene personen hos dere fortsatt gjør oppdateringer manuelt, med e-poster og Excel-ark? Ja, da er det mye å passe på og rekke over! For normalt renner det inn med endringer de siste dagene før et arrangement, hvis det er mange deltakere. 

• Noen kommer før de hadde tenkt, og trenger kanskje en ekstra overnatting. 
• Noen vil ha med seg noen. 
• Noen har glemt å melde fra at de a) kommer litt senere, b) trenger transport, c) har allergier, d) har blitt syke og sender en annen. 

… og mye, mye mer.

Med mindre medarbeideren din bærer superheltkappe, kan jeg garantere én ting: Han eller hun har ikke full oversikt og kontroll i en slik arbeidssituasjon. 

Og tenk – grøss og gru – om denne personen blir utilgjengelig rett før arrangementsdagen. (Selv superhelter kan bli syk eller trenge ferie!)

Hvordan skal du da få fanget opp endringer og få all nødvendig informasjon til å flyte mellom de ulike aktørene?

Les også: Slik kan flere jobbe med arrangementsplanleggingen

Løsningen: Bruk et system for påmelding og håndtering av deltakere

På arrangementer med mange deltakere er det helt nødvendig å bruke et online system som holder orden på alt du trenger. Med et system der du har alt av informasjon oversiktlig lagret, blir du ikke avhengig av noen andre internt for å finne/samle infoen du må ha.

• All oppdatert og relevant informasjon om arrangementene ligger på ett sted, tilgjengelig for deg via internett, hvor enn du befinner deg – også via app, når du er på farten.

• Endringer kan gjøres av deltakeren selv, eller av hvem som helst som har tilgang til systemet. 

• Alle endringer ligger på ett sted, og det er enkelt å se at henvendelser er besvart.

• Dersom hovedansvarlig for arrangementet blir utilgjengelig med sykdom eller annet fravær, kan hvem som helst andre hos dere logge på systemet og finne sist oppdaterte informasjon.

Mye lettere å involvere andre i arbeidet 

Hvis dere har flere som jobber med samme arrangementer, kan alle enkelt få tilgang og finne aller siste oppdatert informasjon selv.

Samtidig slipper du stadig å måtte rapportere til andre underveis i planleggingsprosessen – nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på fremdriften.

Det er superenkelt å dele informasjon med andre involverte: Lag lenker med relevant deltakerinformasjon og send til de som trenger. Lenkene oppdateres automatisk, så den som er ansvarlig, slipper å hente ut oppdaterte Excel-filer og sende i hytt og vær hele tiden. 

(Husk å ikke ta med mer informasjon enn nødvendig i lenkene. De som skal styre oppsett i salen, trenger f.eks. ikke informasjon om allergier.)

Siden systemet er online, vil du til enhver tid få 100 % oppdatert informasjon.

Les også: Sitter du alene med alt det praktiske på arrangementet ditt?

Flere arrangementer i året? Spar masse tid og jobb

Hvis dere i løpet av året har ett stort arrangement eller flere små, starter dere da fra bunnen av for hver gang dere skal lage et nytt arrangement?

Det krever enormt mye tid og ressurser. Og det er rett og slett helt unødvendig.

Bruker du et påmeldingssystem, ligger alt av informasjon fra sist gang i systemet, klar til å brukes på nytt. Kopier alt fra sist gang, og bare juster litt på tekst, bilder og andre småting. 

Dette gir deg ikke bare mer tid til å forberede det faglige innholdet, det hjelper deg også med å få til “det lille ekstra” ... som gjør at deltakerne gleder seg til å komme tilbake på de neste arrangementene dere avholder.

Og dessuten: Arrangementene dine blir en snakkis i bransjen når du sørger for kvalitetssikring og profesjonalitet i alle ledd.

Oppsummert

Med et system der du har alt av informasjon om bedriftens arrangementer oversiktlig lagret, slipper du å være avhengig av noen andre for å finne/samle infoen du må ha. 

Du slipper dessuten å måtte ha alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, som kan vise seg å være utilgjengelige akkurat når du trenger det som mest.

Samarbeidet flyter bedre, misforståelser og feilkommunikasjon minimeres, og sjansen er større for at arrangementene blir akkurat så vellykket som du ønsker. Og på sikt blir du enda mer konkurransedyktig i forhold til alle de andre aktørene du kniver om deltakere med.

Vil du vite mer om hvordan et påmeldingssystem kan gi deg oppdatert oversikt og heve kvaliteten på arrangementene dine? Ta gjerne kontakt med oss og få en gratis demo av løsningen vår. Eller du kan be om 30 dagers gratis tilgang for å klikke deg litt rundt i systemet på egenhånd.