Sommeren er her, og mange av oss går nok rundt i varmen og tenker på en deilig softis, hyggelige grillkvelder og late dager i solen. Som De Lillos så treffende synger, “Å ligge på et svaberg og bare være til / Og kjenne solen varme i en luft som er så mild”.

Hvem tenker vel på høstens arrangementer når det nærmer seg ferietid for de fleste av oss?

Bedrifter og organisasjoner som ønsker å avholde vellykkede arrangementer til høsten, bør definitivt begynne å tenke på det.

Etter skolestart starter gjerne sesongen med arrangementer igjen for fullt. Tradisjonelt er september og oktober de mest aktive månedene. Dermed er det rift om de beste arrangementsstedene, de beste foredragsholderne, den beste underholdningen.

Bestillingene for høsten er allerede godt i gang, så derfor bør du komme i gang, jo før jo heller.

Gode arrangementer krever god planlegging

Et av de beste rådene vi kan gi arrangører, er at dere setter i gang med planleggingen så tidlig som mulig, gjerne mange måneder i forveien.

Mange undervurderer tiden de trenger for å planlegge en sammenkomst med mange mennesker. Når man kommer i gang i seneste laget, ender man gjerne opp med å stresse rundt i siste liten for å finne lokale, forberede det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, booke foredragsholdere og leverandører, markedsføre arrangementet, osv.

Så, jo raskere du får ting på stell før arrangementet til høsten, desto større er sjansen for at det blir en god og verdifull opplevelse for både deg og deltakerne. Å holde styr på alle detaljene i prosessen kan være utfordrende nok i seg selv, og dårlig tid hjelper ikke akkurat på.

Høstens konferanser og samlinger forberedes nå. Derfor gir vi deg 5 grunnleggende steg du må ta med i planleggingen for å være i rute. Da er du allerede kommet et godt stykke på vei til full kontroll og oversikt!

1. Sett av dato

Det er svært viktig å få avklart hvilken dato arrangementet ditt skal være på. Det er mange ting som avhenger av denne datoen videre i arrangementslogistikken. Sett gjerne et par alternativer, det gjør det enklere å finne gode alternativer for sted og evt. foredragsholdere.

Høsten er en travel tid. Jo fortere du får satt en endelig dato, desto større er sjansen for at alt skal klaffe med leverandørene, og at deltakerne setter av tiden.

Ta hensyn til eventuelle andre store arrangementer på samme dag, slik at det ikke blir kollisjon. Spesielt viktig er det å høre med sentrale personer om de har mulighet til å komme på den datoen du tenker å ha arrangementet. Sjekk også internt i bedriften/organisasjonen om de fleste har mulighet til å delta.

Å ha en fastsatt dato å forholde seg til gjør det dessuten lettere å holde styr på planleggingen. Det kan ofte være nokså tidkrevende å finne det rette lokalet, noe som tar oss til neste punkt ...

2. Bestill arrangementssted

Når du har en fastsatt dato for arrangementet, må du begynne å søke etter passende lokaler som er ledig på dagen/dagene.

Er du forresten klar over at det er lurt å booke lokalet minst et år i forveien dersom det er et arrangement med et betydelig antall deltakere? Dette for å være sikker på at det er ledig på den aktuelle datoen. På de virkelig store arrangementene må det gjerne bookes plass 1–2 år før for å få de mest populære stedene.

Lokalet må ha nok plass, være tilgjengelig for deltakere og ha alle nødvendige fasiliteter.

Hvor stort er arrangementet?

Hvis du har planlagt godt, vet du hvor mange deltakere/gjester som er forventet å komme.

Hvor mange personer som skal delta på arrangementet, vil ha mye å si for hva slags lokale du velger. Et lokale med kapasitet til 250 personer vil naturligvis ikke egne seg for et arrangement med 500 deltakere/gjester. Og motsatt vil et veldig stort lokale virke veldig "glissent" hvis det er for få deltakere.

Det er også en god idé å sørge for at alle tilhørende fasiliteter vil være tilstrekkelig for forventet antall deltakere. De fleste hoteller/arrangementssteder tilbyr gjerne pakker som inkluderer alt fra mat/servering, overnatting, møtelokaler, tekniske fasiliteter, osv.

Deltakere flest vil forvente å kunne bruke WiFi for å være på nett under arrangementet. Ved firmafester eller lignende vil det kanskje være relevant å ha et lydanlegg og muligheter for å spille musikk.

Tenk gjennom hvilke forventninger deltakere ved ditt arrangement vil ha, og sørg for at så mange av disse som mulig møtes når du velger lokale.

Hva slags arrangement er det?

Mange arrangementssteder har veldig fleksible lokaler som enkelt lar seg forvandle til mange ulike uttrykk. Vær sikker på at oppsettet stemmer med det du ønsker for akkurat ditt arrangement.

Sjekk gjerne også om det vil foregå andre arrangementer på samme sted samme dag, og om disse evt. passer godt inn med det inntrykket du ønsker å gi.

Hvordan er logistikken?

Logistikk er en faktor som blir viktigere og viktigere i forbindelse med arrangementssted.

• Hvor mye riggetid har man før og etter arrangementet?
• Hva er inkludert i prisen og hva kan man forvente hjelp til?
• Hva med samarbeidspartnere og sponsorer som skal ha standplass – når skal de få rigget sitt utstyr opp og ned ...? Og hvor god plass er det?

Logistikken på venue er særdeles viktig. Det berører alle deler av planleggingen og budsjettet.

Er det enkelt å komme seg til og fra?

Uansett hva slags arrangement det skal være, er det viktig at deltakerne enkelt kan komme seg til lokalet. Derfor anbefaler vi at du på forhånd undersøker om det er gode transportmuligheter (helst kollektivt), nok parkeringsplasser, eller om stedet er langt fra andre fasiliteter.

Er det ikke enkelt å komme seg til og fra, kan det være lurt å se på alternativ transport, som samkjøring eller leie av felles buss.

3. Avklar overordnet faglig innhold

Her må du sette av mye tid og begynne tidlig. Et godt faglig innhold (og etter hvert et godt organisert program) er avgjørende for å trekke deltakere.

Jo tidligere du har dette klart, jo enklere blir mange av de andre oppgavene, som tilrettelegging på arrangementssted med eventuelle grupperom/plenum / parallelle sesjoner, budskap for markedsføringen, invitasjoner og registrering.

Ved å få avklart det faglige innholdet så tidlig som mulig i prosessen, får du laget en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad og samler de ulike prosessene innad.

Når du avklarer det overordnede faglige innholdet. gjør du det dessuten tydeligere for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi. Da blir det enklere for deltakerne å se hvorfor de bør holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet.

Skal du ha foredragsholdere eller underholdning? Husk at de beste må bestilles lang tid i forveien. Jo tidligere du får avklart overordnet faglig innhold, jo større mulighet får du til å kapre de beste og mest populære foredragsholderne, som passer konseptet.

Og ikke minst: Jo lenger tid i forveien du bestiller foredragsholdere/underholdning, desto bedre tid får disse på seg til å skreddersy budskapet til akkurat din målgruppe.

4. Avklar hvem du skal invitere, og hvordan

Dato er satt av, arrangementsstedet er booket, det faglige innholdet er mer og mindre på plass. Selv om du kanskje ikke skal sende invitasjoner før til høsten, må du tenke gjennom hvem du skal invitere, og hvordan du skal få tak i disse deltakerne.

Når man lager arrangement, opererer man med flere suksesskriterier. Å klare å få nok deltakere er et av de viktigste. Hvem kommer, hvem kommer ikke, hvem kommer kanskje?

De fleste som lager arrangement med mange deltakere, har opplevd at påmeldte deltakere ikke møter. “No-shows” er en realitet på både gratis og betalte arrangementer. Tanken på for mange tomme seter i salen og skuffede samarbeidspartnere/sponsorer kan gjøre enhver arrangør smånervøs.

Det kan være mange årsaker til at påmeldte ikke møter. Det ble endringer i planene, spenningen og interessen dabbet av, etc.

For å være sikker på at du klarer å få nok deltakere, er det viktig å få avklart hvem du skal invitere – og hvordan du skal invitere dem.

• Skal du invitere interne eller kjente eksterne?
• Er arrangementet åpent for alle? Kun inviterte, eller kjører dere en kombinasjon?
• Har du e-postadresser til de du ønsker å invitere, eller er også dette noe du må jobbe frem?
• Skal det være et åpent arrangement for alle, publisert og markedsført på nett?
  
  

5. Lag en teaser for å få folk til å holde av datoen

Folk flest har en hektisk hverdag, og spesielt de du ønsker skal komme på arrangementet. Av alle ulike arrangementer de får invitasjon til, hvorfor skal de holde av datoen til akkurat ditt? Hva er det som gjør det så spesielt og verdifullt at de bør prioritere det foran andre tilbud?

Skal du gjennomføre et stort arrangement med mål om mange deltagere, er det viktig å starte tidlig med å sende ut informasjon. Send gjerne ut en interessevekker 2–3 måneder før for å holde av dato. E-post er en flott måte å nå de du har noe kontakt med fra før.

Her kommer en god teaser inn i bildet. Hvis det er kjente mottakere, kan du med en teaser på e-post be dem holde av dato og skrive at mer info kommer.

En god teaser gjør målgruppen oppmerksom på at det er noe spennende i vente, uten å avsløre for mange detaljer.

Gjør teaseren så forlokkende at mottakeren bare må klikke på en lenke til en landingsside, med enten en tidlig registrering eller beskjed om at mer info kommer.

Det handler om å gi akkurat nok informasjon til at interessen vekkes, gjerne med et anstrøk av mystikk. På denne måten pirrer du nysgjerrigheten, bygger opp forventninger og fører dem forhåpentligvis ett eller to steg nærmere til å holde av datoen og melde seg på.

Digitale verktøy gjør jobben enklere

Mange av oss har erfart hvor krevende det kan være å planlegge og gjennomføre et arrangement med mange deltakere. Underveis i prosessen er det mange e-poster, telefonsamtaler, SMS-er og mange timers arbeid. Dette er tid og ressurser som helst skulle ha vært brukt på å forberede det faglige innholdet. For arrangør kan det fort oppstå frustrasjoner, og ikke sjelden blir unødvendige kostnader realiteten.

Når man skal lage arrangement, er det alfa og omega at man klarer å holde fokus og legge inn nok tid til å planlegge alle sider ved arrangementet.

Som vi nevnte innledningsvis: Det beste du kan gjøre, er å starte tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første perioden av planleggingen. Da får du mer tid til å kvalitetssikre og håndtere uventede situasjoner (som alltid oppstår før eller siden i løpet av en planleggingsprosess).

Visste du at det finnes digitale verktøy som gjør det mye enklere for deg å administrere små og store arrangementer?

De fleste profesjonelle arrangementsplanleggere benytter seg av slike digitale verktøy for håndtering og påmelding av deltakere. Behovet for et slikt verktøy blir enda større om man har en stor mengde deltakere.

Med alltid siste oppdaterte informasjon tilgjengelig og samlet på ett sted får du og dine medarbeidere full oversikt.

Effektive og strømlinjeformede arbeidsprosesser er nøkkelen til å få unna alt som må gjøres. Et påmeldingssystem vil frigjøre mye tid og ressurser du ellers ville ha brukt på manuelle lister, inntasting av informasjon, og lignende. Dessuten blir det enkelt å fordele oppgaver til andre eller ta over andres oppgaver ved plutselig sykdom eller fravær.

Kort og godt: Et påmeldingssystem gir deg full kontroll på alle deltakere – før, under og etter arrangementet.

Lykke til med gjennomføringen av høstens arrangement! (Pass på at det blir hyggelig for deg som arrangør også.)