Bilbransjens dager er et årlig arrangement med både deltakere og utstillere. Det avholdes på Clarion Hotel & Congress Oslo Airport (The Qube), med innkvartering på tre ulike hoteller i området. Årets bilbransjedager ble gjennomført 14.-15. november 2023, med totalt 844 deltakere.
NBF benytter vanligvis Proviso selvstendig for å sette opp sine kurs og arrangementer, men på et så omfattende og tidkrevende arrangement ønsket de Provisos bistand og ekspertise i form av en prosjektavtale. Storsveen utdyper:
“Da vi arrangerte Bilbransjens dager i fjor, hadde vi 1025 deltakere. Da hadde vi Proviso med oss, og det var veldig fint. Vi hadde dem med i planleggingsfasen, og også med under arrangementet til innsjekk og som superbrukere i systemet. Det var veldig betryggende, for vi hadde ikke arrangert noe så stort før.”
Fra Provisos side var det tre konsulenter til stede under selve gjennomføringen av arrangementet. Medland er prosjektleder for Bilbransjens dager og forteller om sin opplevelse av å få hjelp av Proviso:
“I fjor hadde vi utstilling på arrangementet, med 44 utstillere. I år var det 57 utstillere. Det går som en egen modul, og den har de full kontroll på.”
Det ble satt opp åtte innsjekksstasjoner og utført innsjekk via QR-koder på SMS og i app for både utstillere og deltakere. 
“Det er en veldig trygghet i å ha med oss Proviso,” fortsetter Medland. “De svarer alltid veldig raskt på support, de er blide og hyggelige, og veldig lette å jobbe med. Vi kan jo bare slappe helt av når det gjelder gjennomføringen, for de fikser alt for oss. Og står det noen klokka ett om natta og har lyst til å gå og legge seg, men oppdager at de ikke har et hotellrom, så fikser de det også.”
Proviso har en egen hotellavdeling – Proviso Request. Dette er det praktiske bindeleddet mellom konferansested og arrangør.
I forbindelse med Bilbransjens dager holdt Proviso Request i hotellbookingen og alle detaljer og frister på tre hoteller. Her var det mange detaljer å holde styr på, og ved å bruke Request sine tjenester sparte NBF mye tid.
Provisos Customer Success Team bistod med hjelp til planlegging, delvis oppsett av påmeldingskjema i samarbeid med NBF, samt prosjektkoordinering. NBF trengte bistand til å administrere overnattingsmodulen og økonomimodulen i påmeldingsløsningen, samt håndtering av henvendelser fra deltakerne i forkant og under arrangementet.
Det var jevnlige statusmøter og et godt samarbeid mellom Proviso og NBF i hele prosessen.
Når man planlegger arrangement, er det avgjørende at informasjonen man har om deltakere, faktisk er oppdatert.
I Provisos rapportmodul samles all informasjon på ett sted og oppdateres fortløpende etter hvert som deltakere melder seg på eller gjør endringer. Under planleggingen av Bilbransjens dager sørget denne modulen for at Storsveen og Medland til enhver tid hadde full kontroll på deltakerne, og det var enkelt å dele informasjonen med eventbyrået.
“Rapportene er kjempefine,” sier Storsveen. “Når som helst kan du ta ut en hvilken som helst rapport. Det er bare å huke av for hvilken informasjon du vil ha med, klikke ‘Oppdater’, og så kommer det ut.”
Medland sier seg enig:
“Det har vært veldig okay når vi sitter i prosjektmøter før Bilbransjens dager og eventbyrået vårt sier, “Skulle gjerne hatt roller/tittel på de som er med”. Og vips, så har vi tatt ut en ny liste med den informasjonen.”
“Når vi sender ut nyhetsbrev og markedsfører ukens frokostseminar,” fortsetter hun, “så er vi hele tiden inne på Proviso og sjekker hvor mange som har meldt seg på. Det er jo live, ikke sant.”
“Ja, og det at påmeldingsdataene er sanntid, er jo helt supert,” tilføyer Storsveen. “Det gjør det så enkelt, fordi vi bare har ett sted hvor vi samler alle deltakerrapportene for de kommende arrangementene. Så kan alle i staben gå inn og finne ut hvor mange som er påmeldt til deres frokostmøte i neste uke, enten det er i Oslo eller i Rogaland. Veldig lettvint!”
For NBF har en av de største fordelene ved å samarbeide med Proviso på selve gjennomføringen av et så stort arrangement som Bilbransjens dager vært at det frigir tid. Tid de har kunnet bruke på det aller viktigste, ifølge Storsveen:
“Proviso frigir jo tid, spesielt under konferansen. Dermed kan vi konsentrere oss om gjestene våre. Proviso tar seg av innsjekk både på morgenen og til middag. Vi i NBF kan være vertskap, og bemanne stand, ta oss av utstillere, deltakere, hele den biten. For vi vet at alt blir tatt veldig godt hånd om av Proviso, og de løser alt. Det har ikke dukket opp NOEN ting som de ikke har klart å løse.”
På spørsmål om hva NBF synes er det aller beste ved Proviso, kommer svaret kontant fra Storsveen.
“Deres Customer Success Team! Det er jo den aller største fordelen Proviso har.”
Hovedoppgaven for Provisos Customer Success Team er å lage en profesjonell, smidig og oversiktlig reise for både arrangør og deltaker fra første påmelding til lysene slukkes i arrangementslokalet. Samtidig skal de tilrettelegge for god logistikk og kommunikasjonsflyt.
“Vet du hva, de er så supre!” fortsetter Storsveen. “Det er helt fantastisk. De er så flinke. De står aldri fast, de klarer alltid å veilede, uansett hva det er, smått eller stort. De er tilgjengelige på chat, telefon og mail.”
For Storsveen og Medland har det vært betryggende å vite at de har Customer Success Team i ryggen dersom en av dem skulle bli borte fra jobb i den kritiske planleggingsfasen.
“Hvis Ingrid og andre kollegaer står fast og må løse noe mens jeg er borte, så er det bare å ringe Proviso,” sier Storsveen, og utdyper:
“De kan gå inn på våre arrangementer og se hva vi ser. Det er jo så innmari fint, for da kan du bare si at, “Åh, jeg holder på med dette arrangementet, med det arrangementsnavnet". Så går de inn og veileder med én gang. For min del er det en veldig trygghet i at skulle jeg bli borte fra jobb, så vet jeg at Proviso hjelper de som er igjen.”
“Og ofte haster det litt, da,” bemerker Medland. “Du har ikke en halv dag på å løse utfordringene; du har kanskje fem minutter …!”
Gjennomføring av arrangementer er et stressmoment for de fleste arrangører. Når det skal holdes styr på så mange detaljer, er det ikke alltid like enkelt å få en god natts søvn fra den ene arrangementsdagen til den andre. For Norges Bilbransjeforbund bidrar Proviso med verdi på mange områder, men verdien av en god natts søvn under arrangement er uvurderlig. Ingrid Medland avslutter:
“På arrangement er jo Proviso fysisk til stede omtrent til siste person har gått og lagt seg, og så er de på plass igjen like blid neste morgen. Det er gull verdt. Da kan vi sove godt.”
“Det er helt fantastisk. De er så flinke. De står aldri fast, de klarer alltid å veilede, uansett hva det er, smått eller stort.”
Prøv Proviso kostnadsfritt i 30 dager, og få full oversikt!
