Invitasjonen er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av arrangementet ditt. Få flere påmeldte med riktig invitasjon.
Dato for arrangementet er satt, lokalet er booket og det faglige innholdet er mer eller mindre på plass. Nå er det klart for å sende ut invitasjoner og få bekreftet hvem som skal være med.
Vær nøye med invitasjonen. Her får nemlig bedriften eller organisasjonen din sjansen til å skinne, og samtidig får du gitt all nødvendig informasjon om arrangementet.
Gjør dette riktig fra start, så får dere flere deltakere – og færre henvendelser å håndtere med spørsmål om alt som burde ha stått i invitasjonen.
3 gode måter å invitere på – og 1 dårlig
Hvordan inviterer du deltakerne mest mulig effektivt? Det korte svaret er at det avhenger av hvem deltakerne er.
- Er det ansatte, kunder eller andre som du vet hvem er og har e-postadressen til?
- Eller er det et åpent arrangement – hvor hvem som helst som ønsker det, skal inviteres og kunne melde seg på?
- Eller er det kanskje en kombinasjon av de to?
Når du har avklart dette, er du klar for å bestemme hvordan du skal invitere deltakerne. Her er fire måter å gjøre det på (og én av dem anbefaler vi ikke):
Måte #1: Invitasjon via e-post
Når det er “kjente” deltakere, er det mest hensiktsmessig å invitere via e-post.
En invitasjon på e-post må være innbydende og inneholde et budskap som gjør at man har lyst til å melde seg på. Dessuten må du få med all relevant informasjon, som f.eks. tid, sted, varighet, lenke for å melde på, lenke for å si fra at man ikke kan komme, m.m.
Les mer: Hva bør en invitasjon til et bedriftsarrangement inneholde?
Her får du tipsene til hvordan du gjør dette så effektivt som mulig.
- Gi dem du inviterer, mulighet til å svare “kan ikke delta”. På den måten kan du enkelt sende påminnelser til de andre som ikke har svart. Og dermed maser du ikke mer på de som allerede har gitt beskjed. Folk flest får uansett nok e-post å måtte ta stilling til …
- Send tester til flere, som har ulike versjoner av e-post. Vær obs på at ulike e-postprogrammer og -versjoner leser e-poster på ulike måter. Særlig gjelder dette bilder, farger, spesialfonter og spesialtegn.
For å være sikker på at utsendelsen går som den skal, og at alt ser greit ut, bør du sende tester til flere, som du vet har ulike versjoner av e-post. Send invitasjonen til deg selv også.
Og husk for all del å teste fra både PC og mobil – ofte kan man få seg en ubehagelig overraskelse når man på en mobil åpner noe som ser pent ut på PC ...
- Dersom invitasjonen er personlig, sørg for at lenken til påmeldingsskjemaet inneholder ferdig utfylte felter for navn og e-post. Dermed kan den ikke videresendes eller benyttes av andre.
- Oppfordre gjerne de du sender invitasjonen til, om å dele den videre. Gode påmeldingssystemer har gjerne egne funksjoner som gjør det enkelt for mottakere å dele videre.
Måte #2: Invitasjon på nettside/landingsside
Dersom arrangementet er åpent for alle, bør du lage en nettside/landingsside for “invitasjon” som kan ligge synlig på nettet. Ha gjerne med en egen fane for program og selvsagt en fane eller lenke til påmeldingsskjema.
Husk at det er viktig å trekke folk til nettsiden, så du bør følge opp med annonser eller innlegg som lenker til siden i sosiale medier og andre relevante plasser. Her også er det viktig å oppfordre de som melder seg på, til å dele videre med andre de mener kan ha interesse av å delta på akkurat dette arrangementet.
De fleste profesjonelle påmeldingssystemer har egne moduler for å sette opp nettsider/landingssider. Det gjør at du ikke trenger å involvere egen IT-avdeling.
Les også: Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement – 5 enkle steg
Måte #3: Invitasjon i sosiale medier
“X inviterte deg til Y sitt arrangement Z” …
På Facebook og/eller LinkedIn mottar mange av oss daglig invitasjoner til ulike arrangementer.
Med tiden har vi blitt nærmest “immun mot” slike arrangementsinvitasjoner. Hvis vi i det hele tatt klikker på ‘Interessert’’ eller ‘Godta’, så er det uansett ikke sikkert at vi husker det tre timer senere.
Ikke inviter deltakere kun via Facebook, LinkedIn Events og andre sosiale medier. Det er upålitelig, fordi det rett og slett er for lite forpliktende, og det er altså denne måten vi IKKE anbefaler dersom den brukes alene..
Måte #4: Invitasjon via profesjonelt påmeldingssystem
Ved å invitere deltakere via et godt, nettbasert påmeldingssystem, sikrer du deg full kontroll og oversikt over alle deltakere fra start. I tillegg sikrer du at invitasjonen ser pen ut, med alle nødvendige lenker, uavhengig av hva slags enhet deltakeren åpner den på.
Du kan enkelt lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post ved hjelp av enkle, ferdiglagde maler.
Det finnes mange ulike maler for ulik bruk med ulikt innhold. Det er enkelt å innarbeide bedriftens grafiske profil i malene eller å lage egne tilpassede maler.
Proft og treffsikkert følger du opp alle deltakerne – de som har meldt seg på, de som ikke har besvart, eller de som har svart at de ikke kan delta (med en smart ‘kan ikke delta’-funksjon). Dermed blir det enklere for deg å følge opp deltakerne videre med riktig kommunikasjon.
Lykke til med invitasjonene!
