Du har fått i oppgave å planlegge et arrangement med mange deltakere, og endelig har du funnet et hotell som har ledig kapasitet på akkurat det tidspunktet. Hodet ditt er fullt av gjøremål, så når folk begynner å melde avbud, klarer du ikke å holde oversikten over hotellets frister og satser på hva de sender no-show på. Lettere blir det ikke av at hvert hotell har egne regler for avbestilling og no-show.
Dermed skjer det som da ofte skjer: Reservasjonen blir ikke redusert/kansellert innen fristen, og bedriften din mottar faktura for hele den opprinnelige bestillingen.
No-show = ikke fremmøtt. Dersom en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, anses dette som no-show, og oppholdet faktureres i sin helhet til gjesten/bedriften.
Mange bedrifter betaler store summer i no-show, fordi de ikke klarer å følge med på avbestillingsfristene for hotellene – 3 måneder før, 60 dager før, og så videre.
Men dette kan du unngå! Proviso Request holder nemlig oversikten gratis for deg, så lenge bestillingen har gått gjennom oss.
Ved eventuell avbestilling/reduksjon og betaling for no-show er det som sagt hotellets regler for avbestilling som gjelder. For store grupper (200+) er det gjerne helt opp i 120 dager på 100 prosent avbestilling.
Noen hotellkjeder er langt mer fleksible enn andre. De ser litt på at de kan få nye salg og flere salg senere.
Ved bestilling av hotell (uansett om det gjelder overnatting/kurslokale/osv.) følger avbestillingsreglene med booking-bekreftelsen. Det er full avtalerett, og derfor er det viktig at du leser nøye og følger vilkårene som gjelder for bestilling. Erfaringsmessig blir antallet deltakere nesten alltid mindre enn utgangspunktet – folk blir syke, kan av ulike årsaker ikke møte, og så videre.
Dersom du avbestiller/reduserer arrangement/events/overnatting innen oppgitte frister, betaler du ingen no-show, men kun for reelt antall deltakere/rom.
Hotellenes ulike vilkår avhenger av størrelsen på gruppen. Betingelsene skiller på overnatting og møte/bevertning for gruppebestilling. Utgangspunktet for beregning vil du alltid kunne finne i kontrakter ved booking.
Du må forholde deg til reduksjonsfrister på 50 %, 25 %, 10 % og 5 % mot arrangementsdato. Noen hopper over 50 % og går for eksempel rett fra 100 % til 25 %. Dette må da følges tett opp.
Når avbestillingsfristen er utløpt, kan total reduksjon maksimalt utgjøre neste frist, henholdsvis 25 % eller 50 % av opprinnelig bestilling.
Ikke sjelden ser eventplanleggere bort fra vilkårene de får fra hotellene ved reservering av event. Det gjør at de fort kan glemme å følge opp frister for redusering/avbestilling. Og når de ser at det ikke er nok deltakere, blir det altfor sent å redusere/kansellere. Det hjelper å få påminnelse fra hotellet, men ikke alle hotellene gjør dette.
Det kan fortsatt oppstå situasjoner hvor du må betale no-show, men i så tilfelle er du informert og klar over at det kommer en ekstra kostnad.
Det hender at eventplanleggere velger å vente på flere påmeldinger til arrangementet, uansett frister. De vet at de løper en risiko for å betale ekstra kostnad til hotellet dersom de ikke når antallet som ble reservert.
Proviso Request har en tettere dialog med hotellene enn det bedriftene har selv, og kan derfor ofte ha en enklere dialog og forhandlinger om no-show.