Den første store testen på om du lykkes med arrangementet, får du før en eneste foredragsholder er presentert. En godt gjennomført innsjekking gir både et godt førsteinntrykk og et godt helhetsinntrykk av arrangementet.
Ikke alle arrangører lykkes like godt med dette. Vi har vel alle deltatt på arrangement hvor innsjekkingsområdet var et eneste stort kaos, med frustrerte deltakere som resultat. Ikke akkurat en god start …
I 2023 er lister på papir for å krysse av fy-fy – deltakerne forventer å bli sjekket inn på arrangementet ditt like enkelt og kjapt som på fly eller konsert.
Her er 6 tips som sikrer deg et vellykket innsjekkingsområde:
1. Sjekk inn deltakerne digitalt
Digital innsjekk (med QR-kode) gjør innsjekkingen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt. Stemningen i innsjekkingsområdet – de første forventningsfulle minuttene da både arrangør og deltakere er spent på hva dagen vil bringe – blir god og avslappet.
Slik fungerer innsjekk med QR-kode:
I forkant av arrangementet sender du deltakerne en SMS med QR-kode for digital innsjekk. Alternativt kan du sende dem lenke til en app, hvor deltakeren finner både program og kode for å sjekke inn på arrangementet..
Deltaker viser frem koden når han eller hun kommer, og du skanner alle enkelt og raskt inn. Du slipper å lete i lister og krysse av, og alle deltakere er sikre på å bli "funnet".
Enklere og kjappere går det ikke an å sjekke inn et stort antall deltakere. Det gir deg full oversikt over alle oppmøtte, slik at du eventuelt kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere.
Les mer: Med ny Proviso brukerapp kan du sjekke inn deltakere digitalt – direkte fra egen mobil
2. Vær organisert og godt forberedt
Sørg for å ha kontroll på arrangementet allerede før første deltaker kommer inn døra.
- Legg frem utstyret som trengs, og dobbeltsjekk at alt virker som planlagt.
- Sjekk ut nett-tilgangen i forkant – det er avgjørende at dere har stabilt nett når dere skal bruke online systemer. Ofte er trådløst nett litt ustabilt på områder med veldig mange mennesker og store områder som skal dekkes.
- Ha gjerne en prøveinnsjekking i forkant, hvor dere tar for dere alle mulige spørsmål og utfordringer som kan komme.
Er dere godt forberedt til innsjekkingen, så er dere best når det koker som mest.
Et godt tips kan også være å ha en ekstra PC klar for registrering eller navneendring. Det er alltid noen som ikke er påmeldt, som ikke finner koden sin og trenger en ny bekreftelse, som har noe feil i navnet, eller som kommer i stedet for noen andre.
3. Sørg for god flyt
Å ha god flyt i innsjekkingen er viktig, spesielt dersom det kommer mange deltakere. Da kan nemlig alle småfeil bli veldig synlige – raskt.
For å få til god flyt i innsjekkingsområdet må du utforme det slik at deltakerne enkelt kan manøvrere seg rundt. Unngå lange køer eller situasjoner hvor deltakerne sperrer for hverandre. Lat som du er deltaker selv og prøve-gå innsjekkingsområdet. Hva vil du som deltaker ha behov for?
- Er området godt og tydelig merket, slik at du forstår hvor du skal gå?
- Ønsker du kanskje å henge fra deg den store vinterjakken først?
- Får du registrert deg enkelt og effektivt?
- Hvor er toalettet? Er det synlig og godt tilgjengelig?
- Kaffe! Du trenger kaffe!
Hvilke forventninger deltakerne har, varierer ut ifra type arrangement. Men å ha god flyt i innsjekkingsområdet er uansett et must.
Les også: Deltakernes forventninger er skyhøye – innfrir du?
4. Ha med deg de rette medarbeiderne
Yes, det flyter! Men, det hjelper lite hvis deltakerne møter stressede eller gretne medlemmer av arrangørstaben. Det er ikke alle medarbeidere som takler arrangementer med høyt tempo og store folkemengder.
Sørg for at du og teamet ditt setter deltakerne først. Ta med erfarne, løsningsorienterte og utadvendte personer som ikke lar seg vippe av pinnen så lett, og som virkelig trives med å mingle og hjelpe andre i gang. Godt humør, smil og lave skuldre smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.
5. La festen begynne
For festen starter jo allerede ved innsjekkingen, ikke sant? Pass på at arrangementets tema og fokus også gjenspeiles i dette området.
Mange forbinder innsjekkingsområdet med venting og lange køer. Benytt muligheten til å gjøre det til en interessant og inspirerende tid for deltakerne. Tiden går som kjent fortere når man har det gøy!
6. Ha backup av deltakerinformasjonen
Man kan aldri gardere seg 100 % mot en uventet svikt midt under innsjekkingen. Det kan inntreffe et massivt strømbrudd, eller teknologien kan gå i stå på en eller annen måte. Derfor: Vær føre var og last ned en versjon av deltakerlistene på en av PC-ene som uansett skal være med.
Eller aller best; bruk en app på din egen mobil. Der har du både oppdatert informasjon om alle deltakerne, du kan se hvem som faktisk er sjekket inn, og du kan sjekke inn resten derfra.
Innsjekking kan være kos eller kaos – du bestemmer!
I dag er det ingen grunn til at innsjekkingen skal bli kaotisk. Etter å ha blitt sjekket inn, bør deltakerne tenke «det gikk jammen lett» og gå kjapt videre til selve arrangementet.
Følger du våre enkle tips, vil innsjekkingen bli en god start for både deg som arrangør og for deltakerne dine. Lykke til!
