Teknologi på arrangementer har blitt en selvfølge. Men bruken av teknologi må ha en konkret hensikt. Tross alt er det menneskene som står i fokus. Derfor må du som arrangør bruke teknologien der den gir noe (ekstra) – og ikke bare for at du ønsker å fremstå som innovativ og fremoverlent.
Teknologien må forenkle og forsterke det som foregår på arrangementet, ikke komplisere det. Og så må den selvsagt virke som den skal …!
La oss se nærmere på sju ulike typer teknologi som du kan dra nytte av for å gi deltakerne dine opplevelser som de husker i lang tid etterpå.
I likhet med mange andre digitale systemer er det en selvfølge å benytte et påmeldingssystem. Det blir ikke lenger engang sett på som ny teknologi. Selvsagt må deltakere kunne melde seg på digitalt.
Men det er tre ting du må huske på når du tar i bruk et påmeldingssystem:
Når det gjelder design, må du være spesielt oppmerksom på fargekombinasjoner ved utsendelse av e-poster – vises alle knapper og lenker videre hvis mottaker har sort bakgrunn med hvit tekst som standard og ser det fint ut både på mobil, Ipad og pc?
Les mer: Hvorfor bruke et påmeldingssystem?
Det begynner også å bli en selvfølge å sjekke inn deltakere digitalt. Dette gjør man som oftest ved å sende en QR-kode på SMS eller e-post i forkant og skanne denne ved ankomst. Samtidig kan du som arrangør eventuelt skrive ut navneskilt.
Hva er fordelene ved digital innsjekk? Jo, det skaper generelt mye mindre kø, mindre arbeid for arrangør og mindre irritasjon for deltaker. Alt i alt fremstår du langt mer profesjonell.
Et tips: Dersom det kreves nettilgang for å bruke utstyret, må dette sjekkes grundig i forkant. Spesielt trådløse nett kan være ustabile i “godt skjermede” lokaler med mange mennesker, og i hvert fall i lokaler med betongvegger.
Les mer: Derfor trenger du et digitalt system for innsjekk på arrangementet
Dersom arrangementet er digitalt, er det selvsagt helt nødvendig å strømme det. Er derimot arrangementet fysisk, må dette vurderes nøye. Under pandemien, når det var begrenset hvor mange deltakere man kunne ha, var det mange som lagde hybride arrangementer. Det er fint, fordi man kan få med mange flere deltakere og klare å booke foredragsholdere man ellers ikke ville ha fått tak i.
Men samtidig kan det være utfordrende for deg som arrangør å tilpasse innhold og program slik at dette fungerer optimalt både for dem i salen og de som følger arrangementet fra andre steder.
Og skal du først ha strømming, så gjør det skikkelig! Husk at lyd og bilde er helt avgjørende for de som er med digitalt. Ved pauser og avbrekk må du passe på at begge målgruppene er ivaretatt på en god måte. De som følger med på sendingen hjemmefra eller fra kontoret, må ikke bli sittende og se på at kameraet filmer “tomt” ut i lokalet når det er pause, da faller de fort av. (Og tenker seg om to ganger før de melder seg på som deltaker på et av dine hybride arrangementer igjen.)
Les mer: 5 grunner til å strømme arrangementet ditt
Hvis du trenger å samle mye informasjon og kanskje ønsker å tilby deltakerne å kommunisere med hverandre, funker app veldig bra. App er også fint for å vise oppdatert program, vise hver enkelt deltaker hva han/hun er påmeldt og for å vise QR-kode/billett.
Tenk gjennom først om du ønsker å tilby en webapp (som deltakere kan åpne bare ved å åpne en lenke) eller en “native” app, som deltakere må laste ned fra App Store eller Google Play. Sistnevnte løsning krever litt mer av deltaker og er litt mer tidkrevende å sette opp / få godkjent for arrangør.
Husk også å følge med på hvor mange som har lastet ned appen, slik at du er sikker på at alle får viktig informasjon du sender ut, også de som ikke har lastet ned app.
Har du et enkelt arrangement med et begrenset antall deltakere og et enkelt program, er det antagelig ikke hensiktsmessig å lage en app.
Les mer: Faktaside: Event app for deltakere
Meningsmålinger er en fin måte å ta “tempen” underveis på, eller for å avholde avstemninger, men da er det viktig at du faktisk bruker resultatene til noe som gir verdi, både for deltakerne og for deg som arrangør. Altså at svarene blir delt der og da, og kanskje også at det fører til noe mer, enten som skjer der og da eller på et senere tidspunkt.
To eksempler på hvordan meningsmålinger kan gi nytteverdi for både sal og scene:
Les mer: Gjør arrangementet mer interaktivt med meningsmålinger
RFID (Radio Frequency Identification) er et digitalt gjenkjenningssystem som kommuniserer trådløst mellom datasystemer og mikrobrikker plassert inne i eller på gjenstander som billetter eller registreringsmerker.
RFID-teknologi har tradisjonelt blitt brukt på store arrangementer som musikkfestivaler, men nå har teknologien også tatt bedriftsarrangementer med storm.
Ved å benytte RFID-teknologi kan du f.eks. få umiddelbar innsikt i hvordan deltakerne beveger seg rundt på arrangementet ditt. På konferanser og messer som pågår over flere dager, betyr dette at du kan bruke RFID-data fra den første dagen til å justere på logistikk og utforming av lokalet.
Dataene kan blant annet hjelpe deg med å finne ut hvor det er mest hensiktsmessig å plassere sponsorstander og boder for matservering, slik at du unngår flaskehalser i arrangementet. Du kan også finne ut hvilke sesjoner eller presentasjoner som var mest populære.
Innsamling og analyse av data om deltakernes bevegelser og opplevelser ved hjelp av RFID-systemer kan hjelpe deg med å forbedre ditt neste arrangementet.
I dag kan man kan sette opp en messe helt digitalt/virtuelt. Digitale messer simulerer fysiske messer i et virtuelt landskap som knytter kontakter mellom kunder og utstillere fra selskaper i hele verden.
Digitale messestands åpner nye muligheter for utstillere. De kan presentere produkter på en attraktiv og tilgjengelig måte, og nå et bredere publikum over hele verden.
Utstillere og kunder møtes digitalt med mulighet for bl.a. videoopptak, chatterom, live-konferanser og webinarer til å utveksle informasjon om produkter. Kunder kan forberede seg godt og se over både leverandører og produkter før man faktisk kommer til selve dagen.
Digitale messestands er utformet slik at kunder/besøkende føler seg som på en tradisjonell, fysisk utstillingsmesse, og det er mulig å "gå" fra stand til stand.
Besøkende har mulighet til å samhandle med varene som vises på standen, noe som betyr at de kan se dem på nært hold, motta produktdata eller gå til nettbutikken for å bestille.
Man kan delta i forskjellige messer arrangert av ulike aktører i hele verden, og man slipper transportkostnader eller overfylte arrangementer.
Skal du hevde deg i konkurransen med andre arrangører og klare å levere på deltakernes forventninger, må du benytte teknologi. Men du kan ikke bare bruke teknologi for å vise at du er “fremme i skoa” på siste skrik innenfor digitale løsninger.
Teknologi på arrangementer kan være irriterende og distraherende dersom den ikke støtter opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet.
Skal du fremstå troverdig i bruken av teknologi, må du bruke den på en måte som forsterker effekten av arrangementet. Først da får teknologien praktisk nytteverdi, både for deg og deltakerne.