Bruker du en arrangementsplattform med et godt supportteam, vil du kunne bruke leverandøren til mer enn bare å få hjelp med systemrelaterte spørsmål.
En god leverandør skal kunne være sparringspartner for deg når du planlegger arrangementer for din bedrift. Det betyr at de skal kunne sparke ball med deg, gi deg råd og svare på spørsmål som …
- Når skal vi åpne opp påmeldingsskjemaet?
- Hva bør påmeldingsfrist være?
- Hva skal frist for endring og/eller avmelding være?
- Når skal fakturaen til deltakerne sendes ut?
- Hvilke spørsmål bør jeg stille deltakerne, og hvordan stiller jeg de spørsmålene og får en god rapport å jobbe med?
Når det samme selskapet som leverer arrangementsplattformen du bruker, også kan være sparringspartner for deg, får du mer verdi ut av samarbeidet.
Vi ser nærmere på hvordan en god leverandør av en arrangementsplattform kan hjelpe deg med å lose i havn et vellykket arrangement.
Strukturering av påmeldingsprosessen
For å øke sjansen for at målgruppen din holder av datoen og bruker penger på akkurat ditt arrangement, må du gjøre det så enkelt som mulig for dem å melde seg på.
En god arrangementsplattform-leverandør kan gi deg råd om beste praksis for påmeldingsprosessen, slik at det blir enkelt for deltakerne å melde seg på. Samtidig skal du som kunde få all den informasjonen du trenger om deltakerne.
En komplisert og tungvint påmeldingsprosess kan føre til at færre melder seg på. Her er eksempler på friksjon som en god leverandør kan hjelpe deg med å unngå:
- Unødvendige felter på påmeldingsskjemaet
- Påmeldingsskjemaet er ikke mobiltilpasset
- Vanskelig å forstå hva arrangementet handler om (fordi tekstene og bildene er for dårlige, og budskapet er uoversiktlig og mangler en rød tråd).
I artikkelen Hvordan gjøre det enkelt for deltakeren å melde seg på? får du en sjekkliste over ting du kan gjøre for å forenkle påmeldingsprosessen for deltakerne dine.
Integrasjon med de andre systemer
Mange arrangementsplanleggere jobber fortsatt med flere ulike systemer, som de må oppdatere manuelt etter at et arrangement er gjennomført. Det kan være enkel informasjon om deltakere, bekreftelser på samtykker, eller informasjon som skal inn i regnskapssystemet eller til økonomiavdelingen.
En god arrangementsplattform lar seg enkelt integrere med tilsvarende systemer. Dette kan spare dere for mye tid og arbeid. Dessuten vil det gi færre feilkilder og mindre etterslep av manglende oppdateringer.
Et godt supportteam kan hjelpe deg med å integrere arrangementsplattformen med andre relevante systemer som bedriften din bruker (CRM-systemer, betalingsløsninger, markedsføringsverktøy, etc.). Dette gjør at samhandlingen og datautvekslingen mellom de ulike systemene går automatisk.
Effektivisering av markedsføringen
Med en god arrangementsplattform får du alle funksjoner du trenger for å markedsføre arrangementene dine på en enkel og profesjonell måte. En god leverandør vil hjelpe deg med å bruke arrangementsplattformen på best mulig måte til markedsføringen.
Når du setter opp arrangementet og har en mottakerliste i systemet, kan du for eksempel sette opp automatiserte e-postutsendelser som ‘Save the date’ og teasers, og til slutt invitasjon.
Når påmeldingen er i gang, kan du dessuten bruke ‘Tips en venn’-funksjonen, som gjør at du kan spre budskapet om arrangementet til nettverket ditt.
Nettside: Du kan opprette en egen nettside for arrangementet og promotere den i ulike kanaler. På nettsiden kan du samle all verdifull informasjon på ett sted, og du kan enkelt legge inn program, praktisk informasjon, foredragsholdere/sesjoner, presentasjoner, kontaktdetaljer, parkering, aktiviteter, etc.
Kurskalender: Med et par enkle tastetrykk kan du sette opp en fiks ferdig kursportal/kurskalender med bedriftens eget design. Kurskalenderen gir deg mulighet til å velge hvilke fremtidige kurs som skal være synlige, og du kan publisere den hvor som helst (og lenke til den i nyhetsbrev, mm.).
Les også: 5 tegn på at din leverandør av påmeldingssystem ikke tilbyr god nok support
Valg av arrangementssted
Det kan være en stor jobb å finne det best egnede arrangementsstedet for arrangementet, spesielt hvis du er alene om planleggingen og kanskje ikke har erfaring med det fra tidligere. Hvilke steder passer til hva, og hvor er det ledig kapasitet?
En leverandør av en markedsledende arrangementsplattform vil kunne bistå deg med å finne det beste stedet for arrangementet ditt. Leverandøren samarbeider med mange av hotell- og konferansestedene i Norge og har god oversikt over fasiliteter og kapasitet.
Ved å gi leverandøren noen stikkord på hva du er på jakt etter, så finner de raskt noen gode alternativer for deg. Ønsker du å benytte deg av et av dem, bestiller leverandøren for deg og følger opp praktiske frister og oppgaver videre. Dette vil spare deg for mye arbeid, kostnader og tid.
Les mer: 3 grunner til å la Proviso Request finne hotell til deltakerne
Workshops
Bruker du en profesjonell arrangementsplattform, vil du kunne booke inn supportteamet på en workshop.
I Proviso har vi mange faste kunder som har ett eller to større arrangementer i året, og da booker de oss gjerne inn. Vi møter opp fysisk eller digitalt, alt etter kundens ønske. Sammen med kunden idémyldrer vi og finner den beste løsningen for det aktuelle arrangementet.
En god sparringspartner hjelper deg med å ta riktige beslutninger
Med en god leverandør av arrangementsplattform som sparringspartner får du direkte tilgang til rådgivere som jobber med arrangements- og påmeldingsløsningsrelaterte problemstillinger til daglig.
Som kunde får du dermed erfaringen og kompetansen som du kanskje selv ikke har rukket å opparbeide deg, med hensyn til både planlegging av arrangement, håndtering av deltakere og bruk av selve systemet.
En leverandør av en god arrangementsplattform vil kunne veilede deg, komme med råd og legge til rette for at du enklere kan ta riktige beslutninger. På den måten får du et konkurransefortrinn i forhold til andre bedrifter som lager tilsvarende arrangementer rettet mot din målgruppe.
