Hva er hovedgrunnen til at både bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere bruker et godt og funksjonelt påmeldingssystem når de lager arrangementer?
Svaret er enkelt: Det er svært arbeids- og tidsbesparende.
Et profesjonelt påmeldingssystem har mange funksjoner som gjør det mye enklere og raskere å håndtere deltakerne, inntektene og all logistikk rundt arrangementet. Dette sparer deg for tid og er i tillegg med på både å eliminere og forhindre mange unødvendige kostnader.
I denne artikkelen får du vite alt om hvorfor du og bedriften din sparer både tid og penger ved å bruke et nettbasert påmeldingssystem når dere skal lage arrangement.
Hva er det som typisk stjeler tid når du planlegger et arrangement med mange deltakere?
Jo, det er strømmen av spørsmål fra deltakerne, tidkrevende oppfølginger, trege betalere, ombooking av rom, endring i navn, penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta – listen er lang.
I tillegg må du ofte taste inn diverse data manuelt, attpåtil flere ganger. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, på hoteller, etc.
Kanskje du bruker separate programmer og kommunikasjonskanaler i planleggingen? For eksempel et e-postverktøy til å sende ut invitasjon, et annet verktøy til å håndtere påmeldinger og et tredje til å håndtere hotellbestillinger.
Det stjeler tid, det også!
Med et nettbasert påmeldingssystem – én eneste integrert plattform som samler og automatiserer all informasjonshåndtering og all kommunikasjon før, underveis i og etter arrangementet – får du mye mer tid til å forberede det faglige innholdet og de viktige detaljene som gir deltakerne enda mer utbytte og verdi.
Kort sagt: Systemet gjør jobben, raskere og mer presist enn du klarer med manuell håndtering.
Har du ett stort eller flere små arrangementer i året? I så fall bruker du trolig mye tid på å finne ut …
Dersom dere har all informasjon lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, blir det gjerne et svare strev hver gang dere skal lage samme arrangement. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om – med et godt påmeldingssystem kan du gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og kjapt. Du slipper å lete etter informasjon.
Når du planlegger et arrangement og datoen nærmer seg med stormskritt, har stresshormonene en tendens til å løpe løpsk. Med masse å holde styr på. og dager og timer som flyr av sted, kan “arrangementsangsten” dukke opp med et brak.
Slik trenger det ikke å være! Et profesjonelt påmeldingssystem tar stresset og uroen ut av planleggingen og erstatter det med detaljkontroll og oversikt.
All informasjon du trenger, finner du til enhver tid oppdatert og tilgjengelig i systemet. Samarbeidspartnere og andre kan enkelt selv holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc. Dette gjør også at det blir færre interne administrative oppgaver å rekke over i en travel tid inn mot datoen for arrangementet.
Mye unødvendig arbeid og tid spart – også i etterkant.
Når du planlegger arrangement, er det avgjørende at du får samlet inn all nødvendig deltakerinformasjon. Like viktig er at den informasjonen du har om deltakere, faktisk er oppdatert. Slik er det ikke alltid – fordi systemene ikke snakker med hverandre.
Bruker du et påmeldingssystem, har du all informasjon oppdatert til enhver tid. Dessuten får du gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon, i sanntid.
Dermed har du og dine medarbeidere full kontroll på deltakerne (og det er enkelt å dele informasjonen med andre).
Oppdaterte systemer = spart arbeid og spart tid!
Har du et arrangement hvor det koster penger å delta? Da kan det være snakk om store beløp som du skal få samlet inn. Mange fakturerer fortsatt "manuelt", ved at de henter informasjon om deltakere fra et oppdatert Excel-ark eller internt CRM-system inn i økonomisystemet når all informasjon er oppdatert og klar.
Dette er både arbeidskrevende og tidkrevende – et helt unødvendig dobbeltarbeid.
Du kan enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort eller Vipps), eller du kan generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et senere angitt tidspunkt. Du definerer selv betalingsbetingelser, og innbetalinger blir automatisk registrert løpende.
De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke. Økonomiavdelingen sparer mye tid og arbeid.
Skal du tilby hotellovernatting for deltakerne på arrangementet? Når du bruker et påmeldingssystem, kan du spare tid ved å la deltakerne dine booke hotell idet de registrerer seg. Så er dén oppgaven ute av verden.
Dessuten kan du la deltakeren selv invitere andre deltakere til å dele et rom, og kostnad for rommet kan automatisk bli delt mellom disse.
Det er tidkrevende å fange opp alle endringene som dukker opp underveis inn mot arrangementet.
Med et profesjonelt påmeldingssystem får du full kontroll på alle deltakerendringene, hele veien fra start til mål. Én ting er at du enkelt kan endre informasjon på én eller flere deltakere, men hvis du tillater det, kan deltaker selv gjøre endringer i sin registrering, inntil fristen du har bestemt, har utløpt.
For at arrangementsplanleggingen skal være så lite tidkrevende som mulig, må det være enkelt å kommunisere med deltakerne, både før, underveis og i etterkant.
Med et godt nettbasert påmeldingssystem kan du kommunisere på e-post eller SMS direkte til én og én deltaker, utvalgte grupper, utvalgte statuser (bekreftet, ikke bekreftet, på venteliste, etc.) eller til alle deltakere.
Kanskje du er på farten og har det ekstra travelt? Har påmeldingssystemet en egen app for brukerne, kan du også sende e-poster til deltakerne direkte fra denne. Kjapt og enkelt!
Visste du at et profesjonelt nettbasert påmeldingssystem kan spare deg for betydelige utgifter når du lager arrangementer?
Når du og din bedrift eller organisasjon planlegger og gjennomfører arrangementer, legger dere ned store ressurser og mye arbeid, over lengre tid. Som regel medfører det ganske store kostnader.
Vi ser nærmere på 7 områder hvor det å bruke et påmeldingssystem kan forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og potensielt dårlig omtale og påfølgende omdømmetap.
Dersom det ble færre påmeldte enn du hadde tatt høyde for, kan kostnadene for arrangementet bli høyere enn inntektene. I verste fall må arrangementet avlyses, men påløpte kostnader må likevel betales.
Et av de store fortrinnene ved et godt påmeldingssystem er at det gjør det enkelt for deltakerne å melde seg på arrangementet ditt. Jo enklere det er å melde seg på arrangementet, desto flere påmeldte – og bedre inntjening. Enkelt og greit.
Med et godt påmeldingssystem kan du lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, med tilpassede og fleksible påmeldingsskjemaer tilpasset målgruppen. Også dette bidrar til at du sparer tid, som igjen gjør at du får lavere kostnader totalt.
Som alle arrangører vet: Ikke alle som melder seg på, dukker opp på arrangementsdagen. For å sikre at flest mulig av de registrerte faktisk kommer, er det viktig å kommunisere fortløpende med dem – helt frem til dagen for arrangementet.
Et godt påmeldingssystem gir deg en effektiv kommunikasjonsløsning, hvor du på e-post eller SMS kan sende informasjon, påminnelser, teasere, osv. til ulike grupperinger blant deltakerne.
Hvis du for det meste sitter alene med ansvaret for arrangementer i bedriften, eller hvis dere er to–tre stykker som jobber med det, da går antagelig det meste av arbeidstiden med til logistikk og deltakerhåndtering når du lager et arrangement. I tillegg har du sikkert fullt opp med henvendelser og spørsmål fra deltakere, oppfølginger som tar tid, betalinger som uteblir, deltakerinformasjon som må endres rett før arrangementsdagen, og så videre …
Sjonglerer du alt dette ved hjelp av Excel, lister på papir og systemer som ikke kan snakke med hverandre, blir ikke oppgaven akkurat noe enklere.
Mange arrangører som bruker et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem, rapporterer om at de får frigjort 50 % av tiden de kaster bort på manuelle og uoversiktlige prosesser. Og at de dermed kan fokusere på nyttigere og mer verdiskapende oppgaver.
Ganske enkelt fordi arbeidet med å håndtere deltakerne og logistikken går så utrolig mye enklere, og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig, ryddig og strømlinjeformet.
Mange bedrifter og organisasjoner som skal avholde arrangementer, klarer ikke å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister. Dermed må de punge ut med masse penger i no show-gebyrer. No show-gebyr vil si at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for opprinnelig bestilling.
Et påmeldingssystem hjelper deg med å unngå eller redusere no show-gebyr, på følgende måte:
Her er det store summer å spare!
Hvis det går lang tid mellom registrering og selve arrangementet, og man ikke følger opp godt nok eller ikke sender påminnelser, nyheter etc., kan det være at mange av de påmeldte ikke møter opp, fordi de har glemt at de er påmeldt.
Et påmeldingssystem gjør det enkelt å kommunisere på e-post eller SMS med deltakerne, både før, under og etter arrangementet.
Når du skal ha et stort arrangement, hvor det koster penger å delta, kan det være snakk om betydelige beløp som skal samles inn. Å sikre inntektene er helt essensielt.
Hvis du har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter med mange deltakere, har du nok en viss erfaring med hvor mye tid som går bort til slike oppfølginger, og at trege betalere kan føre til tapte inntekter.
Med et påmeldingssystem får du sikret inntektene uten å måtte bruke masse tid og energi på betalingsoppfordringer. Du slipper å fakturere “manuelt”, noe som innebærer mye arbeid og mange feilkilder. Et godt påmeldingssystem har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
På den måten slipper du å måtte bruke masse arbeidstid (og dermed tape penger) på å sende ut betalingsoppfordringer.
Hvis alle kommer og ulike ønsker fra deltakere ikke har blitt fanget opp, kan det resultere i misnøye og dårlig omtale, som på sikt kanskje er det aller dyreste. F. eks. allergier som ikke er fanget opp, hotellrom som ikke er booket, spesialbehov som er meldt inn, men ikke er fanget opp og løst, etc.
Med et påmeldingssystem får du enkelt og oversiktlig samlet inn denne typen informasjon fra deltakerne allerede i registreringen, uten risiko for at det blir borte i mylderet av alt du skal holde styr på. Dermed får du deltakerne til å føle seg bedre ivaretatt.
Evaluering i etterkant av arrangementet er viktig for å få tilbakemeldinger på godt og vondt. Hvis ikke dette gjøres på en god måte, kan dårlige opplevelser fort bli spredd på nett, uten at du som arrangør vet om det. Noe som igjen kan gi tapte kunder og dårligere omdømme, som det vil kreve kostbare tiltak å få rettet opp igjen.
Et påmeldingssystem gjør det enkelt å hente inn feedback og informasjon fra deltakerne i etterkant. Hvis noen har frustrasjoner og misnøye etter arrangementet, får de en kanal for å lufte dette istedenfor å legge det ut i sosiale medier. Dermed får du tatt tak i det, analysert og gjort tiltak, slik at neste arrangement gir en enda bedre deltakeropplevelse.
En av grunnene til at du sparer tid (og dermed penger) med et påmeldingssystem, er at du kan få systemet til å utføre oppgaver for deg mens du ikke er på jobb. I disse “AI”-tider høres kanskje dette ut som litt for godt til å være sant, men det er det ikke.
La oss se på et konkret eksempel: Si at du har et arrangement som skal avholdes rett etter at ferien er over. Du har mange oppgaver på listen, og du rekker neppe å få unnagjort alle før du tar ferie. Vel, det trenger du heller ikke – du kan faktisk få påmeldingssystemet til å utføre mange av oppgavene dine. Dermed kan du ta ferie, i trygg forvissning om at alt er i rute inn mot arrangementet.
Her får du noen gode eksempler på hvordan et profesjonelt. nettbasert påmeldingssystem kan gjøre jobben for deg, enten du tar deg opp sherpatrappen på Reinebringen i Lofoten eller tar livet med knusende ro langs strandpromenaden i Rethymnon i Hellas.
Du kan gjøre alt klart i påmeldingssystemet med e-postinvitasjoner og påmeldingsskjema og la systemet sende ut på en angitt dato frem i tid.
Du kan tidsinnstille utsendelser både på SMS og e-post og sende til definerte kategorier og/eller statuser.
Systemet vet hvem det er, og kan sende kun til disse, ikke til alle (det er ganske irriterende å få påminnelser på noe man har gjort ...).
Systemet gjør også dette helt automatisk – det vet hvem som er påmeldt og bekreftet på akkurat det tidspunktet du ønsker å sende ut.
Tips: Har du et arrangement som er åpent for alle, kan det være en god idé å publisere en innbydende hjemmeside, promotere denne på gitte intervaller utover sommeren i sosiale medier og eventuelt andre steder, og selvsagt holde åpent for påmelding gjennom hele perioden.
Hvis det er betaling på arrangementet, gjør systemet all oppfølging her også, helt automatisk. Enten kan deltakere betale løpende med Vipps eller kredittkort, eller systemet kan sende ut faktura ved påmelding eller på et tidspunkt du har angitt.
Du velger selv forfallsdato, og dersom noen er trege med å betale, sender systemet sender ut påminnelser gjennom sommeren.
Hvis økonomiavdelingen ønsker å følge med på dette selv, kan du bare generere en lenke til en side som viser alle deltakerbetalinger, så kan de selv følge med mens du er på ferie.
Hvis du tenker å bruke en deltakerapp på arrangementet, sende ut evaluering eller annet, kan du produsere elementene før du tar ferie og tidsinnstille disse. Slik har du litt mindre å tenke på når ferien er slutt og arrangementet straks skal avholdes.
Hvis det er flere partnere involvert i arrangementet (hotell, matleverandør, konferansested, m.m.), kan du enkelt sende dem lenke til deltakerlisten. (Men husk å ikke ta med mer informasjon enn de trenger, av GDPR-hensyn.)
Du velger selv hvor lenge lenkene skal være gyldige, og partnere kan selv følge med på utviklingen av påmeldinger og det de trenger for å planlegge, uten at du må oppdatere dem fortløpende.
Hvis påmeldingssystemet har egen brukerapp og du har lastet den, kan du selv (hvis du ønsker å følge med når du har ferie) når som helst ta en titt innom fra mobilen for å se hvordan ting utvikler seg.
Og husk – hvis du har bestilt et eksternt arrangementssted eller hotell, er det ekstra viktig å følge med på påmeldte deltakere. Som vi så lenger opp i artikkelen, kan det nemlig være dyrt om du ikke får avbestilt/redusert hvis du ikke får nok deltakere. (Eller synd om du ikke har plass nok hvis du får flere påmeldte enn forutsett.)
En annen fordel med brukerapp i påmeldingssystemet: I innspurten før arrangement er du nok mindre på kontoret foran PC eller Mac. Da er det veldig lettvint å kunne å kommunisere direkte med én eller alle deltakere på e-post og SMS, fra hvor du måtte være.
Du sparer tid: Mange bedrifter og organisasjoner administrerer arrangementene sine med Excel, lister på papir og systemer som ikke kan snakke med hverandre. Hvis du også gjør det, har du garantert erfart at rotete, manuelle prosesser tar et stort jafs av arbeidstiden.
De som derimot tar i bruk et påmeldingssystem, opplever at arbeidet med å håndtere deltakerne går så mye enklere – og så mye raskere.
Med et godt, moderne påmeldingssystem – som enkelt kan kobles opp med andre systemer bedriften benytter – får du 100 % kontroll på alle detaljer, og alt på ett og samme sted. Dermed kan du faktisk halvere tidsbruken.
Ikke minst er det tidsbesparende (og betryggende) å ha en fast kontakt hos leverandøren av systemet som du kan ringe til, hvis du må ha informasjon raskt og ikke selv sitter i nærheten av maskinen.
Kort og godt sparer du masse tid, fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig. Bruk den sparte tiden til å lage enda bedre faglig og sosialt innhold på arrangementet ditt. Ringvirkningen er at du bygger et enda sterkere og mer fremtredende brand.
Du sparer penger: Den viktigste grunnen til at du sparer penger ved å bruke et påmeldingssystem, er at du sparer så mye tid. Som vi alle vet: Tid spart er penger tjent.
Et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem kan forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og all arbeidstiden du og dine medarbeidere må bruke på ad hoc-oppgaver, oppfølginger, manuelle prosesser og dobbeltarbeid.
Ikke minst hjelper et påmeldingssystem deg med å unngå dårlig omtale som følge av mindre gode deltakeropplevelser og et etterlatt inntrykk som ikke var så profesjonelt som dere ønsket.
Gjennom å bruke et påmeldingssystem blir du som arrangør “tvunget” til å tenke gjennom og planlegge på en mer strukturert måte enn ellers. Det blir lite ad hoc-oppgaver, og alt henger sammen. Totalt sett gir dette