Innsamling og smart bruk av deltakerdata gjør deg som arrangør i stand til å imøtekomme og ligge i forkant av deltakernes forventninger, ønsker og behov.
De bedrifter som gjør god bruk av data om arrangementet og deltakerne, får et konkurransefortrinn i 2023 og fremover.
Forhåpentligvis samler du inn data i etterkant av et arrangement. Hvis ikke, så bør du definitivt starte der …
I dette innlegget ser vi nærmere på hvordan du bør lagre dataene du samler inn, og hvordan du bør bruke dem for å lage enda bedre arrangementer.
Hvordan lagrer du dataene du samler inn?
Hvordan du lagrer data, kommer helt an på hvordan du samler dem inn. Leverer du fortsatt ut et ark idet deltakerne forsvinner ut av døra? Sender du noe litt “halvmanuelt” på e-post eller fra et helt eget system?
Eller bruker du samme system som du har brukt på påmelding, og hvor du har samlet all annen informasjon også fra det samme arrangementet?
Uansett hvordan du gjør selve innsamlingen, sørg for å lagre dataene på et sted hvor det er lett å finne dem igjen – ikke bare for deg selv, men også for andre. Det kan jo være andre som skal ha ansvaret neste gang, i tilfelle du har sluttet eller da har andre arbeidsoppgaver og ansvarsområder.
Hvordan bruker du dataene?
“Data by itself is useless. Data is only useful if you apply it."
De ordene tilhører Todd Park, tidligere “Chief Technology Officer (CTO) of The United States”. Han har helt klart et poeng. Virksomheter genererer enorme mengder data hver dag, og data kalles gjerne den nye oljen. Men dersom dataene ikke brukes, eller ikke brukes på en god nok måte, så har de mindre nytteverdi.
Hva med dataene du samler inn fra deltakerne, bruker du dem aktivt videre? Eller leser du bare gjennom svarene når arrangementet har vært, oppsummerer litt med øvrige involverte eller til ledelsen, og det er det?
Dataene du får fra evalueringer i etterkant, kan hjelpe deg med å lage enda bedre arrangementer
Lager du arrangementer uten å ta deltakernes tilbakemeldinger med i betraktningen, begynner du egentlig fra bunnen av for hver gang. Du må ta pulsen på publikummet ditt, ellers går du glipp av innsikt i hva du kan/bør gjøre for å forbedre ditt neste arrangement.
Kort sagt: Feedbacken du får fra deltakerne dine, gir deg svarene du trenger for å bli bedre.
Ved å sende ut evaluering i etterkant av arrangementene dine, får du fanget opp både de som var strålende fornøyde, og de som kanskje var litt skuffet eller irritert over noe.
Er det noen som har vært veldig misfornøyd med noe, er det viktig at du tar tak i det. Husk at hvis en deltaker gidder å fortelle deg hvor misfornøyd han/hun er, så er det ganske sikkert at denne deltakeren forteller det til veldig mange andre også. Det kan skape unødvendig mye støy.
Snu det heller til noe positivt, ta kontakt og lytt, og gjør noe med det!
Les mer: Fikk du fanget opp alle tilbakemeldingene du ønsket deg fra deltakerne?
Oppdaterte deltakerdata er verdifullt for salgsavdelingen
Én av årsakene til at mye data blir liggende ubrukt, er at mange bedrifter har den lagret i helt adskilte systemer.
For eksempel har de det meste av kundedataene i CRM-systemet, hvor det gjøres oppdateringer manuelt etter hvert som bruker får beskjed om endringer. I tillegg benytter mange et helt annet system for å håndtere deltakere. Som regel er det denne informasjonen som er mest oppdatert, fordi deltakerne selv har tastet den inn. Men den kommer ikke alltid tilbake til CRM-systemet …
Hvis derimot systemet du bruker for håndtering av deltakere, kobles sammen med CRM-systemet, får du frigjort og samkjørt verdifulle kundedata.
Når markeds- og salgsavdelingen får innsyn i hvem som har deltatt på hvilke kurs og arrangementer, kan selgerne enklere analysere behovene som bedriftens eksisterende og potensielle kunder har – og så møte dem med riktig tilbud til riktig tid.
Les mer: Snakker påmeldingssystemet med CRM-systemet ditt?
Mange henter ut data om deltakere og sender dem inn i Power BI og andre tilsvarende analysesystemer. Der kan informasjonen bearbeides videre for mer dyptgående analyser.
Hva gjør du med deltakerdataene etter arrangementet?
For å unngå at sensitive deltakerdata havner på avveie og misbrukes, må du sikre dem. Derfor må du sørge for at de digitale løsningene du bruker for å håndtere og kommunisere med deltakere, oppfyller GDPR-krav og ivaretar datasikkerhet og personvern i alle ledd.
Ett av spørsmålene du må ta stilling til, er hva du gjør med deltakerdataene når arrangementet har vært? Blir de slettet, anonymisert eller brukt videre? Lagrer du deltakernes data lenger enn du trenger (eller bør)?
I vår artikkel “Sletter påmeldingssystemet deltakerdata når arrangementet er ferdig?” kan du lese om hvordan et godt påmeldingssystem gjør det mulig å slette informasjonen når du ikke har behov for den lenger.
Les også: Derfor er datasikkerhet viktig i et påmeldingssystem
Bruk dataene neste gang du lager arrangement
For de aller fleste arrangører er evalueringer etter endt arrangement den største og enklest tilgjengelige kilden til data om arrangementet og deltakerne. Uansett hvordan du har gjort evalueringen eller lagret den, ta frem resultatene neste gang du begynner å planlegge et nytt arrangement.
Vurder svarene og se hva du fikk gode tilbakemeldinger på (og behold og gjør enda mer av det). Se hva du fikk dårlige tilbakemeldinger på (slik at du kan unngå det).
Og det som var bra sist; ta gjerne med litt om det også i invitasjonen, slik at alle får med seg at det blir MINST like bra denne gangen!
