Uansett om bedriften din har 5, 50 eller 100 ansatte, så må dere lage arrangementer som skaper gode deltakeropplevelser og god avkastning for alle involverte.
For å få til dét er dere nødt til å jobbe systematisk hele veien, slik at tiden og ressursene blir utnyttet maksimalt. Den beste måten å jobbe effektivt med arrangementer på i dag, er å bruke et enkelt og brukervennlig påmeldingssystem.
Men er det ikke bare større bedrifter som har behov for (og råd til) et påmeldingssystem? Slett ikke! I dette innlegget ser vi nærmere på hvorfor også små og mellomstore bedrifter også trenger et slikt system.
6 gode grunner til at små og mellomstore bedrifter trenger et påmeldingssystem
1. Du må utnytte knappe ressurser
Jobber du i en liten eller mellomstor bedrift, er sannsynligheten stor for at dere ikke er særlig mange som har ansvaret for å planlegge og gjennomføre arrangementer.
Kanskje er du til og med alene med alt det praktiske. I en slik situasjon er det ikke enkelt å spare tid og beholde kontrollen.
Derfor er det er enda viktigere at dere bruker systemer og verktøy som sørger for at dere får utnyttet de knappe ressursene som er satt av til å håndtere arrangementer og deltakere.
Les mer: Sitter du alene med ansvaret for arrangementer i bedriften din?
2. Du må fremstå profesjonell
De som melder seg på arrangementet ditt, stiller like høye krav til deg som arrangør som de gjør til en bedrift som har tilnærmet ubegrensede ressurser til rådighet. De forventer å følges opp og få sine individuelle behov ivaretatt hele veien.
Hvis deltakerne opplever å bli dårlig håndtert underveis og får en dårlig opplevelse mens arrangementet pågår, så tenker de ikke “Ja, men det er jo forståelig – dette er tross alt en liten bedrift, der kanskje bare én person sitter med ansvaret for arrangementet”.
Tvert imot vil de måle deg opp mot de mest erfarne og profesjonelle arrangørene i markedet. Kommer du til kort, kommer de trolig ikke neste gang.
Derfor er det minst like viktig for små og mellomstore bedrifter å fremstå som en profesjonell arrangør.
3. Du taper tid og penger på ikke å bruke et påmeldingssystem
Uten et godt system for påmelding og håndtering av deltakere kan det bli veldig dyrt. Hvorfor det?
Fordi du risikerer å miste deltakere, du får kanskje ikke fanget opp viktige detaljer eller sikret inntektene fra arrangementet, og du kan tape store beløp på ikke å tilpasse riktig antall til arrangementsted, mat, etc.
Her kan du lese mer om hvorfor et nettbasert påmeldingssystem kan spare deg for betydelige utgifter når du lager arrangement.
4. Du har egentlig ikke arrangementer som ansvarsområde
Blir du ofte satt til å lage arrangementer i bedriften, selv om du ikke har det som primæroppgave? Du har kanskje ikke lyst, tid eller kompetanse til å bruke særlig mye tid på dette. Kanskje vet du ikke hvor du skal starte for å komme i mål med arrangementet du har fått ansvaret for.
Tidsklemmen du havner i, går ofte ut over de andre arbeidsoppgavene du har. Med et påmeldingssystem bruker du mye mindre tid og tankevirksomhet på alt det praktiske du må huske på, og du kan fokusere på å skape best mulig innhold og opplevelser for deltakere og samarbeidspartnere.
5. Du blir mindre sårbar
Se for deg at du er midt i den hektiske innspurten før arrangementet, og du har en drøss med e-poster her og der, og ditt eget system med regneark, huskelister lagret på PC-en og notater skriblet ned på post-it-lapper. Så blir du syk og må være borte fra jobb, og noen andre internt må ta over …
Finner de raskt oppdatert og korrekt informasjon, eller blir det krise? Hvor mye tid og energi må du bruke på å hjelpe dem med å få oversikt?
Bruker du et påmeldingssystem, har du alt samlet på ett sted, og det er mulig for andre å ta over dersom du som sitter på all informasjon, blir syk eller borte når arrangementet nærmer seg.
Ikke minst er det mye enklere å dele informasjon direkte med eksterne hjelpere hvis det trengs, uten at du hele tiden må oppdatere med siste informasjon.
Les også: Tror du et påmeldingssystem er for dyrt?
6. Du bruker mindre tid på å lage neste arrangement
Starter du praktisk talt fra bunnen av hver gang du skal begynne med et nytt arrangement? Det betyr at du bruker mye unødvendig tid og kapasitet.
I stedet bør du ha all informasjonen fra sist liggende klar til bruk, i et brukervennlig og oversiktlig system. Ingen trenger å lete etter gammel informasjon eller hva som ble gjort sist.
Et påmeldingssystem sparer deg for masse tid og jobb – du kan rett og slett “kopiere suksessen” fra sist, med fiks ferdig struktur og lagrede workflows og oppsett.
Hva om noen har sluttet siden arrangementet dere avholdt i fjor? Uten et system som samler alt på ett sted, må du begi deg ut på “leteaksjon” i gamle permer eller e-poster. Arbeidsdagene går fort med i dét dragsuget …!
Les mer: Nytt arrangement – hvor er all informasjonen fra sist?
Oppsummert
Uansett om man er en liten bedrift eller ikke: Har dere først bestemt dere for å lage et arrangement, må det gjøres på best mulig måte med de ressursene dere har.
Det er avgjørende at alle kan gjøre ting mest mulig effektivt, spare tid (og penger) og følge opp deltakerne på best mulig måte.
Derfor bør dere ta i bruk det systemet som hjelper stadig flere små og mellomstore bedrifter med å lage profesjonelle og vellykkede arrangementer selv om de har små team og knappe ressurser.
