Er du bedriftens arrangementsansvarlig, og usikker på hvordan du skal lose arrangementet trygt i havn? I denne artikkelen får du tre gode tips til å holde stø kurs i planleggingen av arrangementet.
Du har fått i oppgave å forberede et arrangement for din bedrift eller organisasjon. Mye skal på plass, masse informasjon må innhentes, og du har en drøss med detaljer å holde styr på – ting som stjeler tid fra de arbeidsoppgavene du egentlig skal utføre. Ja, faktisk er det bare “tida og veien” frem til den store dagen, så du har ganske enkelt ikke råd til feilskjær.
Hvordan skal du klare å holde planleggingen på rett spor helt til mål?
1. Kom i gang i god tid
En fallgruve mange havner i når de skal lage arrangement, er at de setter i gang for sent med planleggingen. Hvis man ikke har særlig erfaring med å planlegge konferanser og lignende møter med mange deltakere, er det fort gjort å undervurdere planleggingstiden.
Proviso anbefaler: Sett i gang med planleggingen med én gang du vet at arrangementet skal avholdes.
Særlig når det gjelder bestilling av arrangementssted, er det lurt å være ute i god tid. Hvis du sender ut forespørsel tidlig, er det mye ledig, og du får raskt bestilt et passende sted. Dessuten vil du kunne få bedre avtaler og betingelser med leverandører, og du får bedre tid til å booke foredragsholdere/underholdning i toppsjiktet.
Er du sent ute, vil det meste være opptatt, og du må bruke mye tid på å lete etter alternativer. I verste fall kaster du bort mye tid, og dermed er det større risiko for å havne på feil spor.
Jo bedre tid du beregner og jo grundigere du planlegger, desto mer kontroll har du, og desto større er sjansen for at arrangementet blir en god og trygg opplevelse for deg som arrangør og for dine deltakere og samarbeidspartnere.
LES OGSÅ: 10 elementer du bør ha kontroll på når du planlegger arrangement
2. Få god og profesjonell hjelp
Å være arrangør er litt som å være en god sjonglør; du skal holde mange baller i luften samtidig. Men selv den mest drevne sjonglør har en øvre grense. Ikke påta deg mer enn du har kapasitet til.
Siden det er du som har fått ansvaret for arrangementet, føler du kanskje at du bør ta deg av alt på egen hånd. Men det har du rett og slett ikke tid til.
Proviso anbefaler: Be om hjelp til planleggingen, slik at du får oversikt over alt som trenger å gjøres. Og fordel oppgavene på flere enn deg selv!
Det finnes helt sikkert flere i bedriften din som gjerne trår til og hjelper deg. Dessuten kan du ta kontakt med leverandører og få dem til å bistå med mye av det praktiske.
Bruker du i tillegg profesjonelle samarbeidspartnere, tar de ansvaret for å hente inn relevante tilbud, til markedets beste priser. De holder også tak i selve prosessen for deg og følger opp bestillingen med hensyn til avbestillingsfrister, spesifikke behov, navnelister til hotellet, med mer.
LES OGSÅ: 6 gode tips til å spare tid i planleggingen
3. Bruk digitale verktøy
Når du og dine kolleger har hendene fulle med planlegging av arrangement, kan det føles risikabelt å prøve ut nye måter å gjøre ting på, spesielt under tidspress. Å fortsette med de “gode gamle” Excel-arkene føles kanskje trygt, men hva om det finnes nye og digitale arbeidsverktøy som kan spare deg for masse arbeid og tid? Systemer som effektiviserer hele prosessen, samler alt på ett sted, er enkle å sette seg inn i, og som i tillegg gjør at du fremstår mer profesjonell?
Flere og flere arrangører benytter seg av digitale støtteverktøy som er utformet nettopp for å planlegge arrangementer og håndtere alle detaljer.
Behovet for slike verktøy blir enda større om man har en stor mengde deltakere. Effektivitet og oversikt er nøkkelen til å ha full kontroll på alle deltakere og holde deg på rett spor i planleggingen. Det er ingen grunn til å bruke masse tid på rutineting som kan automatiseres.
Proviso anbefaler: Ta i bruk nye og innovative verktøy som gjør planleggingen av arrangementet enklere og mer oversiktlig.
Lykke til med planleggingen av ditt neste arrangement!
