Skal du avholde et arrangement? Da er det mye som skal avklares – hvor skal arrangementet finne sted, hvordan skal vi invitere deltakere, hvordan finner vi de rette foredragsholderne, hvordan kan vi holde styr på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister? Og mye mer!
Før du får på plass alt dette, er det imidlertid ett spørsmål som er viktigere enn alle andre:
Hvorfor skal vi ha dette arrangementet?
Viktigheten av å sette mål
Som arrangør er målet ditt å planlegge og gjennomføre møter og arrangementer som leverer best mulig resultat. Derfor er det avgjørende at du klarer å måle ROI på arrangementet. Det vil si at du må ha et klart og tydelig formål.
- Hva er hensikten med arrangementet?
- Hva skal bedriften vår få ut av det?
- Hva ønsker vi at deltakerne skal få ut av det?
Uten en hensikt og et tydelig definert mål med arrangementet vet dere ikke hva som skal oppnås, hvordan dere skal komme dit, eller når dere har kommet dit. Og dessuten blir det vanskelig å skulle måle resultater og konkludere i etterkant for å kunne si at/om arrangementet var vellykket.
Målet dere setter, er prosjektets styringsverktøy og forener de internt som jobber med arrangementet. Det sørger rett og slett for at alle «går i samme retning».
Man kan ha mange ulike mål for arrangementet, og det kan lønne seg å sette delmål underveis.
Delmål – og mer dyptgående mål
Det å ha målsettinger bidrar til å gjøre arbeidet med arrangementet enda mer berikende og meningsfylt, og det er motiverende å oppnå mål. Men målene må være oppnåelige, og derfor kan det være lurt å ha delmål, som er mer håndfaste. Delmål er enklere å forholde seg til for de ulike gruppene som bidrar for å gjennomføre arrangementet, og de er dessuten enklere å måle.
Delmål kan være blant annet
- antall påmeldte deltakere
- antall som faktisk møtte
- tilbakemeldinger fra deltakerne på faglig innhold / lansering av nye produkter
- antall likes/delinger før og etter arrangementet
- presseomtale
- antall deltakere og fremmøtte eller en omsetning på selve arrangementet
Med andre ord mål som sier noe om hvor godt man lykkes med aktivering av målgruppen, i et kortsiktig perspektiv. Ble arrangementet en «snakkis» blant deltakerne? Fikk dere noen nye kunder i etterkant?
Andre mål kan være noe mer dyptgående og langsiktige for bedriften, som f.eks.
- forbedret omdømme
- styrket merkevare
- økt salg
- høyere markedsandeler
- ROI på arrangementet
- antall leads / potensielle kunder
- antall nye kunder/samarbeidspartnere
- kompetanseheving
- økt motivasjon
Et påmeldingssystem gir deg svar
Å sette mål for arrangementet er viktig, ingen tvil om det. Men hvordan kan du i etterkant vite om dere faktisk nådde målsetningen?
Ha mål som er konkrete og målbare – og benytt et profesjonelt påmeldingssystem til å gjennomføre evalueringer.
Med et godt nettbasert påmeldingssystem kan du enkelt gjennomføre evalueringer og analysere tilbakemeldinger.
- For å få fullt utbytte av spørreundersøkelser kan du gjerne samle inn informasjon om deltakerne i forkant, som du kan sammenligne med i etterkant.
- Du kan definere oppsett og struktur på evalueringsskjema allerede i planleggingsfasen, ut fra gjeldende mål og kriterier.
- Det kan være lurt å informere tydelig til alle deltakere på arrangementet at de vil få en elektronisk evaluering i etterkant. Dette er en fin måte å fange opp alle innspill fra deltakere på (også fra de som ikke er så glad i å snakke i plenum).
- Hvis noen av målene er mer langsiktige, er det enkelt å sende flere undersøkelser til de samme deltakerne på et senere tidspunkt, for å se om utviklingen går i retning av målene.
Konklusjon
Med et klart definert mål for arrangementet blir det enklere å måle avkastningen på det, og dokumentere resultatet overfor samarbeidspartnere og interessenter. I tillegg blir det lettere å sette rammene og legge opp et program som har en tydelig rød tråd. Og sist men ikke minst: Det blir lettere å evaluere i etterkant om det gikk bra eller ikke.
Dra lærdom av hvert arrangement dere avholder, og tilpass målsetningene ut ifra dette. Målene dere setter, må være mer enn bare vage forhåpninger om hva dere ønsker å oppnå. De må være konkrete og målbare.
Når du har målet klart, er du nødt til å involvere de som kan hjelpe deg med å oppnå dette. Sett sammen en prosjektgruppe med relevant fagkunnskap. Og sørg for at noen følger opp og kommuniserer underveis og i etterkant.
