Å lykkes med arrangementet handler om mer enn profittmarginer og inntekter. Selv om du har nådd dine økonomiske målsetninger, ble ikke arrangementet en suksess dersom deltakerne fikk en dårlig opplevelse og dro skuffet hjem.
Når du skal vurdere hva deltakerne synes om arrangementet i etterkant, er kvalitative tilbakemeldinger verdifulle. Det vil si tilbakemeldinger fra deltakerne basert på meninger og preferanser fremfor harde fakta. Denne typen feedback kan hjelpe deg med å ligge i forkant av trender og unngå at du mister misfornøyde deltakere før du rekker å gjøre noe med det.
Noe av det lureste du kan gjøre i så måte? Send ut en evaluering like etter arrangementet. Som vi har skrevet om tidligere, er slike spørreundersøkelser helt avgjørende for å kunne evaluere – og forbedre – ditt arrangement. Selv om det ble fullt hus, kan du ikke kalle eventet en suksess dersom ikke deltakerne ble fornøyde.
Ingenting er viktigere for deg som eventplanlegger/arrangør enn å sørge for at deltakerne får en god opplevelse. Men det er ikke bare å sende ut evalueringen – du må ha gode spørsmål å komme med.
Still de rette spørsmålene
Du kan begynne med et enkelt spørsmål som “Hvordan vil du vurdere dette arrangementet?”, der deltakerne kan gi en rating på en skala fra 1 til 5 eller 1 til 10.
Deretter kan du gå over til spørsmål som handler om konkrete sider ved arrangementet og dataene du ønsker å samle inn. Hvis for eksempel nettverking er en viktig del av dine arrangementer, kan du spørre om deltakerne fikk knyttet noen verdifulle kontakter. Du kan også spørre om hvilke sesjoner og aktiviteter de likte best.
Ha gjerne med et felt hvor de kan utdype svaret sitt.
En god måte å avrunde evalueringen på, kan være å stille et spørsmål som viser hvilke deltakere som blir ambassadører for arrangementet og ditt brand. Spør om hvor sannsynlig det er, på en skala fra 1 til 10, at de vil anbefale arrangementet til andre. De som får høy score (9 eller 10) er “ambassadører”. De som får lav score (6 eller lavere), er de som antakelig ikke vil framsnakke deg. Mellomsjiktet er “passive respondenter”.
Det er to grunner til at denne informasjonen er nyttig:
1. Du får en pekepinn på hvor sannsynlig det er at folk sprer ordet og melder seg på også neste gang. Hvis du har oversikt over hvem som besvarer undersøkelsen, finner du ut hvem dine mest entusiastiske støttespillere er. Det kan være lurt å pleie relasjonen til disse merkevareambassadørene, for å gi markedsføringen din i sosiale medier et løft.
2. Naturligvis krysser du fingrene for at alle blir ambassadører, men det hører til sjeldenhetene. Selv om det ikke er hyggelig med negative tilbakemeldinger, er gjerne de passive respondentene og de som trolig vil “baktale” ditt event, nyttigere enn ambassadørene – fordi de viser deg hva du bør gjøre annerledes på neste arrangement. Dessuten kan evalueringer i etterkant iblant vise at du kanskje ikke markedsfører arrangementet mot rett målgruppe.
Les også: Hvordan måler du om arrangementet ditt var vellykket eller ei?
Få bedre resultater
Du kan stille spørsmål, men du kan ikke tvinge folk til å svare. Du er ikke garantert respons selv om spørsmålene er aldri så gode. For å sikre at du får flest mulig tilbakemeldinger på evalueringen, bør du følge disse tommelfingerreglene:
- Send ut evalueringen raskt. Gjerne akkurat i det arrangementet avsluttes, slik at e-posten ligger klar når deltakerne ser over innboksen, og senest innen et døgn etter arrangementet.
- Gjør det enkelt. Evalueringen bør være kortfattet og ikke ta mer enn noen få minutter å besvare.
- Gjør det fleksibelt. Ikke krev at de skal svare på hvert eneste spørsmål – kun på de som er relevant for dem.
- Gi dem et incentiv til å svare. For eksempel at de er med i trekningen om billetter til neste års arrangement eller om et gavekort i en nettbutikk.
- Gi dem muligheten til å være anonym. Du er ute etter oppriktige tilbakemeldinger. Gjør det lettere for dem som har noe på hjertet, men som ikke nødvendigvis ønsker å stå inne for det.
- Varier mellom flervalgsspørsmål, åpne spørsmål, bruk av skala og andre typer spørsmål som vil bidra til gode og nyttige svar.
- Bruk riktig verktøy. Et godt nettbasert påmeldingssystem gjør det enkelt å hente inn tilbakemeldinger fra deltakerne i etterkant. Proviso Event har en effektiv funksjon for å gjennomføre evalueringer og analysere tilbakemeldingene du får.
Med en evaluering i etterkant av arrangementet får du nyttige data på hva som gikk bra, eventuelt hva som ikke fungerte like bra. Dessuten vil innspill fra deltakerne gi deg verdifull innsikt i hvilke tiltak du eventuelt bør gjøre for å forbedre arrangementet til neste gang. Kanskje du til og med kan få noen ideer til programmet?
