Har du noen gang opplevd å komme for sent i gang med planleggingen av et arrangement? Da lærte du sikkert leksen som skiller den ferske arrangøren fra den erfarne: God planlegging er alfa og omega for å lykkes med et arrangement.
Hva skal du bruke mest tid på, hvor skal du begynne – og er det kanskje lurt å få hjelp av en profesjonell samarbeidspartner som har kompetanse til å sette sammen og skreddersy løsninger etter dine behov?
I denne artikkelen kan du lese om 10 viktige steg du bør ta når du planlegger et arrangement.
10 planleggingssteg for å lykkes med arrangementet
1. Start i god nok tid
Jeg setter dette punktet øverst, fordi det etter mitt syn er en forutsetning for å lykkes skikkelig med alt det andre i planleggingen.
- Kommer du tidlig nok i gang, vil du kunne få bedre avtaler og betingelser med leverandører, siden de har større mulighet til å være fleksible. Dessuten får du bedre tid til å booke foredragsholdere/underholdning i toppsjiktet.
- Starter du derimot for sent med å finne et sted til arrangementet, vil det meste være opptatt – og du må bruke mye tid på å lete etter alternativer. I verste fall sitter du igjen med et mindre egnet lokale eller en destinasjon som ikke helt passer behovet eller profilen for arrangementet.
Å starte i god nok tid med planleggingen gjelder spesielt når du skal bestille arrangementssted. Har du et veldig stort arrangement og du ønsker å ha det på et populært sted på en spesiell dato, kan det faktisk være nødvendig å bestille flere år i forveien. Send ut forespørsel tidlig, så er det mye ledig, og du får raskt bestilt et passende sted.
2. Vurder profesjonell bistand med å finne lokale
En god samarbeidspartner tar ansvaret for å hente inn relevante tilbud på arrangementssted, til markedets beste priser. De holder også tak i selve prosessen for deg og følger opp bestillingen med hensyn til avbestillingsfrister, spesifikke behov, navnelister til hotellet, med mer. Totalt sett er dette ofte den mest gunstige løsningen, både når det gjelder økonomi og bruk av menneskelige ressurser.
|
Proviso Request har kanskje markedets beste og mest relevante kompetanse til å sette sammen og skreddersy løsninger etter dine behov, for både hotell-, kurs- og konferansetjenester. Gir du oss noen stikkord på hva du er på jakt etter, så finner vi raskt noen gode alternativer til deg. |
3. Vurder dato nøye
Så raskt som mulig etter at du er i gang med planleggingen, må du få avklart hvilken dato arrangementet skal være på. Mange ting avhenger av denne datoen videre i arrangementslogistikken. Sett gjerne et par mulige datoer, det gjør det enklere å finne gode alternativer for sted og foredragsholdere/underholdning.
- Skjer det andre store ting samme dag? Ta hensyn til eventuelle andre større arrangementer på samme dag, slik at det ikke blir kollisjon.
- Hva med fagressursene du ønsker, er de ledige på datoen du har valgt? Så fort som mulig må du høre med sentrale personer om de har mulighet til å komme på den datoen du tenker å ha arrangementet.
- Finnes det et godt lokale på datoen du ønsker? Sjansen for at det gjør det, øker betraktelig jo tidligere du kommer i gang med å planlegge arrangementet.
Sjekk også internt i bedriften om de fleste har mulighet til å delta på den aktuelle datoen.
4. Definer hensikten med arrangementet
Tenk nøye gjennom hva som er hensikten med arrangementet du planlegger.
Skal dere legge frem nye strategier, ideer, oppkjøp, ekspansjon, eller skal det være et fagseminar med vekt på kompetansebygging? Disse rammene gir føringer for hvilke destinasjoner, konferansesteder og hoteller som er best egnet.
Hvilket inntrykk ønsker dere at deltakerne skal sitte igjen med i etterkant? Og hva må dere gjøre for å oppnå dette?
Bruk god tid i forkant sammen med dine medarbeidere og samarbeidspartnere for å jobbe frem en felles oppfatning og forståelse av hvilket budskap dere har med arrangementet.
5. Hvem er målgruppen?
Et av de aller viktigste punktene når du planlegger et arrangement, er å ha klart for deg hvem du lager det for. Med andre ord, hva slags målgruppe skal dere skreddersy det faglige innholdet for?
Selv om du har funnet det perfekte arrangementsstedet, må du vite hvem du skal invitere. Nåværende kunder? Samarbeidspartnere? Ansatte?
Skal det være et åpent arrangement for alle, publisert og markedsført på nett? Da bør du lage en nettside/landingsside for “invitasjon” som kan ligge synlig på nettet. Ha gjerne med en egen fane for program og naturligvis en fane eller lenke til påmeldingsskjema.
Husk at det er viktig å trekke folk til denne landingssiden, så du bør følge opp med annonsering eller innhold som lenker til siden i sosiale medier og andre relevante kanaler.
6. Lag et budsjett
Budsjettet hjelper deg med å styre planleggingen i riktig retning. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger resten av bedriften har til arrangementet, og dessuten hva tjenester og produkter faktisk koster.
Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre. Husk å sette av litt ekstra til uforutsette ting som prisøkninger, ekstra teknisk utstyr og oppgraderte menyer.
Tiden du bruker på budsjettet, vil du få igjen for ved at alle involverte har en klar oversikt over hva arrangementet vil koste, og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på.
7. Lag en prosjektplan og fordel ansvaret
Det er lettere å holde kontroll på planleggingen når du har en prosjektplan/fremdriftsplan der du avklarer hvem som skal gjøre hva, og når.
Viktige spørsmål å avklare:
- Når skal invitasjoner sendes?
- Når skal endelig program være på plass?
- Når er frister for å øke/redusere antall mht. arrangementssted?
- Når må hotellet ha sine lister?
- Når må informasjon om mat/mathensyn sendes over?
Dersom du ikke skal gjøre alt selv, må du fordele ansvaret. Pass på at det også blir med på prosjektplanen.
Selv om du fordeler ansvaret og oppgavene på ulike personer, må det likevel være noen som holder overordnet i det – en som er ansvarlig for at alle oppgaver i prosjektplanen faktisk utføres, og som “pusher” litt.
Med én person dedikert til oppgavene sparer du mye tid og slipper å gå via flere involverte. Dessuten blir det enklere å få tatt beslutninger.
Les også:5 megatrender som former arrangementsåret 2025
8. Bruk data fra tidligere arrangementer
Har du input fra tidligere tilsvarende arrangementer? Det er supernyttig. Hva var deltakerne fornøyd med, og hva funket ikke like bra?
Nå som du planlegger et nytt arrangement, hvordan kan du sette sammen innholdet slik at deltakerne får enda bedre faglig og sosialt utbytte? Kan du justere på noen detaljer for å gi dem enda bedre opplevelser?
Bruk tilbakemeldingene på arrangementet du avholdt sist. Spør deltakerne dine, og bruk inputen strategisk når du lager innholdet til det kommende arrangementet.
Les mer:
Slik lager du innholdet til arrangementet basert på tidligere tilbakemeldinger
9. Ta statusmøter underveis
Selv om dere jobber etter en god prosjektplan og alle har klart for seg hva de skal gjøre, og når de skal gjøre det, så er det lurt å gjøre opp status underveis.
- Er alle i rute med sine oppgaver og ansvarsområder?
- Har alle deltakere fått svar på ting de lurer på?
- Er det noen foredragsholdere som dere ennå ikke har fått booket?
- Har leverandørene fått alt de behøver av informasjon?
Ved å ta kjappe statusmøter underveis slipper dere å få ubehagelige overraskelser tett opp til datoen for arrangementet.
10. Bruk gode systemer i planleggingen
Et godt digitalt system/støtteverktøy, som for eksempel en profesjonell arrangementsplattform, gjør det mye enklere å planlegge og organisere arrangementet. Du har alt samlet på én plass, og alle involverte kan selv holde seg oppdatert på det som er deres ansvar.
Dessuten får alle internt tilgang, slik at de til enhver tid har oppdatert informasjon om deltakerne og det som er relevant for deres oppgaver.
Les mer:
Hvordan få oversikt under arrangementsplanleggingen
God planlegging er nøkkelen til å lykkes
Det beste du kan gjøre når du planlegger et arrangement? Sett i gang tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første fasen av planleggingen. Da får du mer tid til å forberede det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, booke foredragsholdere og leverandører, osv.
Uforutsette situasjoner vil alltid oppstå, som for eksempel at en sentral medarbeider blir borte i innspurten av planleggingen. Skjer det, har du forhåpentligvis et godt system å lene deg på som gir deg full oversikt over vedkommendes ansvarsområder og status på oppgaver.
