Det er mange forskjeller mellom en fysisk og en digital møteplass, men også mange likhetstrekk. Du ønsker mange nok deltakere. Og som med både fysiske og virtuelle arrangementer: Jo lettere det er å registrere seg, desto flere påmeldte får du.
For å få samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg for å håndtere deltakerne på best mulig måte, bør du bygge et godt påmeldingsskjema. Da blir også deltakeropplevelsen bedre.
Vi går gjennom hvordan du lager et godt påmeldingsskjema for ditt digitale arrangement.
Bruker du et påmeldingssystem?
Noen av de profesjonelle påmeldingssystemene har integrert med digitale løsninger, slik at du kun trenger å sette opp påmeldingsskjema og automatisk genererer et digitalt møterom.
Hvis du ikke bruker et påmeldingssystem som har en slik integrasjon, er det viktig at du oppretter det digitale møterommet samtidig, slik at deltakeren får all relevant informasjon i bekreftelsen ved registrering.
Med et godt påmeldingssystem kan du enkelt bygge opp et fleksibelt påmeldingsskjema som du senere har med i en invitasjon og sender som e-post eller SMS til potensielle deltakere og/eller publiserer som en lenke på nettet, på sosiale medier eller andre steder.
Hva bør du ha med i påmeldingsskjemaet?
For å hjelpe deg i gang med å lage et godt påmeldingsskjema til ditt digitale arrangement, har vi laget en aldri så liten sjekkliste for hva som er hensiktsmessig at du har med.
Fornavn, etternavn, e-post, bedriftsnavn og mobilnummer
Husk å ta med alle relevante felter, minimum fornavn, etternavn og e-post, og gjerne bedriftsnavn. Du ønsker sikkert å vite hvilke bedrifter som er representert på arrangementet, og eventuelt hvilken avdeling som møter opp fra de enkelte bedriftene. Kanskje har du tenkt å følge opp noen av dem etterpå.
Dersom du tenker å sende ut en påminnelse før arrangementsstart, kan det være lurt å ta med mobilnummer, slik at du kan sende SMS i stedet for e-post.
Husk at også foredragsholdere, egne ansatte og eventuelt andre som skal være med, også registrerer seg via påmeldingsskjema, slik at du får full kontroll og alle registrert i samme system. Det er enkelt i de fleste påmeldingssystemer å legge til egne kategorier for ansatte og foredragsholder.
Generell informasjon om arrangementet
Dette skal gi deltakeren svar på når arrangementet finner sted, og i hvilket digitalt møterom. Ha med klart og tydelig ...
- Dato
- Klokkeslett (når det starter og slutter)
- Lenke til det digitale møterommet. (Det er mange ulike verktøy for videomøter, og mange er fortsatt litt usikre på hvor de skal “gå” for å komme seg inn i møtet.)
Les mer: 
Betaling for arrangementet
Koster det noe å delta? Da er det lurt å ta betalt ved påmelding, enten med kredittkort eller ved å sende en faktura på e-post samtidig med bekreftelsen etter registrering. Få dessuten tydelig frem hvor mye arrangementet koster.
Bruk enkle betalingsløsninger (faktura på e-post ved påmelding eller kredittkortbetaling og Vipps).
Husk å oppgi hva en eventuelt kredittkortbelastning vil være merket med i nettbanken, så slipper du mange henvendelser i etterkant om hvorfor du har “tatt” penger fra deres konto. (Kjøper du denne tjenesten fra et system, er det ofte systemleverandør som kommer frem på kvitteringen/nettbanken og ikke din bedrifts navn / navnet på arrangementet.)
Mulighet for påmeldte til å kontakte arrangør
Selv om arrangementet skal foregå digitalt, kan det være mye en deltaker lurer på. Vil det bli mulighet til å stille spørsmål? Blir det gjort opptak av arrangementet? Blir det sendt ut noe i etterkant?
Deltakere bør ha muligheten til å kontakte deg som arrangør på en enkel måte, og det må være enkelt for deg å svare dem. Husk derfor å ha med en knapp for henvendelser i påmeldingsskjemaet.
Andre viktige punkter
- Pass på at påmeldingsskjemaet ditt er responsivt, det vil si at det tilpasser seg den flaten det åpnes på (mobil, PC, nettbrett).
- Benytt muligheten til branding også på påmeldingsskjemaet. Et profesjonelt designet påmeldingsskjema ser alltid best ut og bekrefter seriøsitet og kompetanse. Men husk å aldri legge viktig informasjon direkte i et bilde; det er ikke alle som ser alle bilder …
- Bruk kalenderfunksjon ved påmelding, slik at deltakerne får lagret arrangementet enkelt i sin egen kalender, med “ett klikk”.
Les også: Hva er viktig å huske på hvis du skal avholde digitale arrangementer?
Persondata og samtykke
Påmeldingsskjemaet må oppfylle de nye reglene for lagring og bruk av persondata. Når en deltaker melder seg på, skal det være enkelt for ham eller henne å se hva informasjonen som blir registrert, skal brukes til videre.
Husk å ha med samtykke til håndtering av data. Hvis du skal gjøre opptak av arrangementet og/eller streame det, er det viktig å informere om dette, slik at samtykke stemmer med det som faktisk skjer med deltakerne/dataene.
Konklusjon
Det er fortsatt viktig å samle inn informasjon og håndtere deltakere selv om arrangementet foregår digitalt. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på og trenger å vite om arrangementet.
Et godt påmeldingsskjema gjør det lettere å registrere seg på arrangementet ditt, noe som bidrar til at flere melder seg på. Og for all del, ikke gå i fella med å bare legge ut på sosiale medier og tro at alle som trykker på “skal”, vil komme til å møte opp. Å opprette et arrangement i sosiale medier kan gi økt oppmøte, fordi det skaper publisitet – men det gir deg ingen garanti for hvor mange som faktisk blir med.
Tilpass påmeldingsskjemaet slik at du får samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig og nødvendig for deg, verken mer eller mindre! Da blir også deltakeropplevelsen bedre.
