Når du planlegger et arrangement, må du koordinere aktiviteter og tiltak med mange forskjellige folk.
Du må forholde deg til en hel rekke samarbeidspartnere og bidragsytere – det være seg de andre som jobber med arrangementet internt, eller leverandører, foredragsholdere og sponsorer. For at du skal få arrangementet til å bli vellykket, er det avgjørende at du får alle parter til å dra i samme retning.
Det vil så godt som alltid være nødvendig å ha møter for å planlegge arrangementet. Men dessverre er ikke disse møtene alltid like effektiv bruk av tiden. Hvis du har opplevd å delta på møter der det bare snakkes og snakkes i en time uten at man kommer noen vei (eller at det eneste resultatet er at dere avtaler et nytt møte), da har du kjent dårlig møteplanlegging på kroppen.
Spørreundersøkelser blant eventplanleggere har vist at 25 % av dem mener at (ineffektive) møter utgjør det største hinderet for produktivitet i jobbhverdagen.
Her gir vi deg 5 tips til å holde planleggingsmøter som virkelig er verdt tiden:
Normalt sett holder det med en halvtime for å oppnå det ønskede utfallet med møtet, med mindre det er snakk om mer komplekse strategimøter. Som en gylden regel setter du opp de viktigste sakene – som involverer alle deltakerne på møtet – øverst på agendaen. La deltakerne få gå fra møtet etter hvert som de har lagt frem eller hørt det de skulle.
Det er bedre å ha flere korte og presise møter enn ett langt. Etter det første møtet kan mye også avklares ved korte oppdateringer på nett og Skype.
LES OGSÅ: 10 tips til vellykkede foredrag og presentasjoner
Definer hensikten med eventmøtet på forhånd. Sørg for å kommunisere dette over til møtedeltakerne. Skal møtet munne ut i en beslutning i en bestemt sak? En løsning på konkrete problemer og utfordringer? Planlegging av veien videre? Ha formålet med møtet for øye når du setter opp agendaen, og sett av en viss mengde tid til hvert punkt.
Informer alle møtedeltakerne om hva agenda skal være, slik at de får mulighet til å forberede seg og det de skal bidra med. Få frem hensikten med møtet, slik at det blir klart for alle hvorfor de bør bruke sin tid i møtet med deg.
Her kommer tydelig møteledelse inn i bildet.
Lag en tidsangivelse for hver sak og vis frem agendaen under møtet. Dette gjør det lettere å holde seg til sakslisten, slik at ting ikke sklir ut. Med en tidsangivelse for hver sak vet du når det er på tide å gå over til neste punkt på listen.
Det er lurt å få en av deltakerne til å ta notater for hver sak som diskuteres. Noter ned eventuelle problemstillinger som dukker opp underveis, eller ting som må følges opp. Sørg for at hver møtedeltaker, idet møtet avsluttes, har helt klart for seg sine oppgaver og ansvarsområder videre.
GRATIS E-BOK: En guide til et vellykket bedriftsarrangement
Send ut de ulike oppgavene som møtedeltakerne fikk tildelt, på mail eller en annen plattform som dere benytter til interne beskjeder. Skriv vedkommendes navn og sett en tidsfrist for hvert punkt, slik at det er klart for alle hva som forventes av dem, og hva de har fått spesifikt ansvar for.
Blir du kalt inn til et møte som hverken har en agenda eller en uttalt hensikt, bør du spørre deg selv: Er det vits i at jeg deltar på møtet? Eller kan jeg heller bruke tiden til å gjøre noe produktivt på kontoret?
Hvis møtelederen ikke har tatt seg bryet med å sette opp en klar agenda eller gjøre det klart for de innkalte hva man ønsker å oppnå med møtet, hvorfor skal du vie dyrebar arbeidstid til å delta? Hvorfor ikke bare få referatet i etterkant?
Gode planleggingsmøter bør være en forløper til konkret handling. Du og dine medarbeidere har det altfor travelt til å delta på møter som ikke bringer dere nærmere målet: et vellykket arrangement.