For å kunne skape like gode deltakeropplevelser og like effektiv kunnskapsoverføring i digitalformat på nett som du ville ha gjort om arrangementet foregikk på en fysisk arena, må du sørge for mest mulig engasjement og involvering underveis.
Det er mange ting som skiller digitale og fysiske arrangementer fra hverandre. Noe av det mest åpenbare er at digitale deltakere sitter hjemme eller på kontoret i stedet for i en sal sammen med andre deltakere.
I en slik setting er oppmerksomhetsspennet mye kortere enn på fysiske arenaer. Derfor har digitale deltakere lettere for å miste fokuset og spore av hvis innhold og presentasjoner ikke fenger helt.
Her får du 10 praktiske tips til hvordan du effektivt engasjerer og involverer deltakerne på ditt neste digitale arrangement.
Sett riktige forventninger (og oppfyll dem!)
Lag en tydelig tittel på møtet og beskrivelse av innholdet dere skal presentere. Sørg for at dere faktisk leverer på det faglige innholdet som dere har markedsført arrangementet på i forkant.
Når du sender ut informasjon til deltakerne, husk å opplyse om hvor lenge arrangementet skal vare. Ellers risikerer du at deltakere faller av underveis.
Spiss hovedbudskap og innhold
Siden det er lettere å miste fokus og konsentrasjon når man følger med via skjerm, er det viktig at du er bevisst på hva du ønsker å formidle, og til hvem. Bruk tid på å spisse budskapet og innholdet mot målgruppen du skal holde presentasjonen for. Kutt alt som ikke er nødvendig, og hold deg til hovedpoenget.
Tilpass presentasjonen til det digitale
Begrens lengden på presentasjonene, og vær streng på tidsskjemaet. Skal det være flere innlegg, hold det til maks 20–25 minutter på hvert. Da vil det være en god flyt, og man blir ikke sittende for lenge med én person som prater og holder tonen hele veien.
Når presentasjonene må være lengre, kan du tenke på hva du kan gjøre for at det skal bli enklere å følge dem. F.eks. få inn enda en person som kan prate litt, bytte litt på å ta ordet, ha en diskusjon, bryte opp med video, osv.
Tenk mer som en TV-produksjon/-sending fremfor at du skal gjøre en fysisk konferanse, bare med kamera og opptak.
Ha en rød tråd
Den røde tråden er viktig på alle typer arrangementer, men på digitale presentasjoner som webinarer og opplæringer er dette avgjørende. Lag gjerne en mal i forkant, slik at de som skal presentere, kan legge tekst og bilder i denne – det skaper oversikt og ryddighet.
Gå over og se på det som skal vises, for å sjekke at lenker, bilder o.l. ser bra ut og virker som det skal.
Ha god lyd, godt bilde – og selvsagt stabil WiFi/internettforbindelse!
Teknikk som ikke fungerer skikkelig, er en av de vanligste årsakene til at folk blir utålmodige og dropper ut av digitale møteplasser. Derfor bør du teste mikrofon, høyttaler og kamera på forhånd – både med og uten deltakere. Slik vil du rekke å fikse potensielle problemer før det går utover deltakernes engasjement og totalopplevelse.
Bruk hodetelefoner og mikrofon, og invester gjerne i et godt webkamera. Det vil lønne seg i form av bedre lyd- og bildekvalitet.
Sørg dessuten for at videotilkoblingen er stabil, slik at bilde og lyd ikke blir hakkete. Det kan være en god idé å bruke kablet internett.
Les også: Hvor lenge vil det være aktuelt med digitale arrangementer?
Skap en god start
Start med å presentere deg selv, og ønsk deltakerne velkommen. Et par innledende spørsmål for å “bryte isen” kan fungere godt, og be dem sende inn svaret i chatten. F.eks. “Hvor deltar dere fra i dag? og “Hva ønsker dere å høre/lære mer om?”. Les gjerne noen av svarene høyt.
- Gi beskjed om at det vil bli mulighet til å stille spørsmål, enten ved at deltakeren sender en melding (chat) eller tar ordet. I flere plattformer kan deltakerne be om oppmerksomheten ved å bruke rekke-opp-hånden-funksjonen.
- Gi beskjed hvor lenge dere skal holde på, om du tar opp arrangementet, og om du vil sende ut noe i etterkant.
Snakk gjerne litt saktere og tydeligere enn du ellers ville gjort, og husk å ta litt pauser!
Bruk moderator i tillegg til kursholder
En moderator kan sørge for at alle deltakere "slipper inn". Videre kan hun eller han …
- Sjekke at alle har "kommet"
- Ev. svare på chatmeldinger underveis
- Ev. endre navnet / legge til deltagernummer
- Besvare og/eller godkjenne Q&A
- Ta av lyden til deltakere som ikke skal ha på lyden
- Gi veiledning til deltakere som har tekniske utfordringer
- Holde i "poll" – altså kjøre avstemmingen/voteringen samt benkeforslag
På den måten får kursholder konsentrert seg om å holde kurset. Det er heller ikke alltid at alle spørsmål bør vises frem uten at noen har kvalitetssikret innholdet.
Trekk inn deltakerne med spørsmål/oppgaver
Forbered spørsmål som kan stilles (som åpne spørsmål og/eller avstemninger) på angitte tidspunkt, så dere kan trekke inn svar og resultater på riktige steder i programmet.
Et eksempel: Gi en utfordring i forkant av arrangementet, eller en oppgave som skal løses i løpet av dagen, og be deltakerne om å dokumentere resultatet ved å sende inn bilder via en bildeopplastningsside. Bildene kan f.eks. kjøres i loop / vises frem i pauser eller andre passende steder i programmet. Det kan være så enkelt som å oppfordre deltakerne til å sende et bilde av seg selv eller plassen de følger med på sendingen fra.
På denne måten får deltakerne også en plass i programmet og en mulighet å vise hvem som sitter på den «andre siden» og følger med.
Sjekk stemningen underveis med polls
Et godt påmeldingssystem tilbyr ofte polls. Med polls får du loddet stemningen blant publikum i løpet av det digitale arrangementet, og dessuten får du muligheten til å tilpasse det faglige underveis. Dermed blir innholdet enda mer relevant, og deltakernes spørsmål blir i størst mulig grad besvart. Kanskje du til og med får svar på hva dere bør snakke mer eller mindre om …?
Bruk breakout rooms for pusterom og avbrekk
Breakout rooms er en populær måte å involvere deltakerne på. Planlagt gruppearbeid, diskusjoner, møte med utstillere/leverandører kan organiseres via åpne breakout rooms. Dette er mulig via Zoom og Teams (deltakeren velger selv hvilket møterom han/hun ønsker å gå inn i, alternativt kan gruppene predefineres).
Mange har generelt blitt «dårligere» på å tilby underholdning ved digitale arrangementer, som f.eks. innleide foredragsholdere eller musikalske innslag. Ved lengre sendinger kan bruk av breakout rooms gi deltakerne litt pusterom og avbrekk fra det faglige innholdet. I tillegg vil det også bidra til at arrangementet tilbyr ekstra underholdningsverdi, noe som kan gi mersmak.
Konklusjon
På større digitale arrangementer, eller på arrangementer som går over lengre tid, har det lett for å bli enveiskommunikasjon over lang tid. Dette vil gjøre det utfordrende for deltakerne å holde konsentrasjonen hele dagen, der de sitter hjemme eller på kontoret og følger med via skjerm. Derfor er det viktig å legge til rette for at de holdes engasjert og involvert gjennom møtet.
Forbered deg godt, test lyd og bilde på forhånd og bruk en egnet plattform som gjør det mulig å stille spørsmål, stemme over ulike forslag og chatte. Slik bidrar du til å holde deltakerne fokusert og skjerpet, noe som øker sjansen for at de får en gode opplevelser og best mulig utbytte av det digitale arrangementet.
Og helt til slutt gjentar vi punktet som ikke kan nevnes for ofte: Testing er alfa og omega. Teste, teste, teste!
