Når du skal avholde et arrangement, er bestilling av lokale noe av det aller viktigste å få i boks. Å velge riktig arrangementssted er trolig den avgjørelsen som har størst innvirkning på arrangementet.
Du har fått i ansvar å lage et arrangement, og med ett har du en lang “smørbrødliste” av ting som skal på plass, og viktige avgjørelser som må tas.
Men uten det rette lokalet blir det ikke mye arrangement. Derfor er valg av lokale førstepri. Mange arrangører venter for lenge med booking av arrangementssted, og ender derfor ofte opp med å gå glipp av en perfekt venue fordi det viser seg at den er opptatt i det aktuelle tidsrommet.
Følger du rådene i denne artikkelen, ligger du imidlertid godt an i løypa.
1. Sett klare rammer
Hva er et perfekt lokale?
Jo, det er et lokale som matcher inntrykket og stemningen du ønsker å skape med ditt arrangement. Lokaler som er spesielt godt egnet for formålet eller bare er helt positivt annerledes, bidrar til å gi arrangementet personlighet. Dette gjør hele opplevelsen mer interessant og minnerik for deltakerne.
Før du begir deg ut på leting etter lokalet som vil passe perfekt til arrangementet, bør du sette noen klare rammer og tenke gjennom hvilke forventninger deltakerne vil ha.
Hva slags arrangement er det?
Mange arrangementssteder har spesielle rom tilgjengelig som er spesifikt satt opp for å dekke alle behov man måtte ha i forbindelse med den typen arrangement dere skal ha.
Ved enkelte arrangementer som julebord eller større bedriftsreiser vil det være aktuelt å overnatte. Da er det lurt å finne et lokale som tilbyr overnatting, eller som i hvert fall har overnattingsmuligheter i nærheten.
Skal du booke hotell for gjestene dine, er det naturligvis også viktig å være tidlig ute – helst så fort du vet dato for arrangementet. Noen ganger skal alle ha rom og bli over, andre ganger bare noen få.
Hva ønsker du å oppnå med arrangementet?
Mange arrangementssteder har veldig fleksible lokaler som enkelt lar seg forvandle til mange ulike uttrykk. Ved å avklare hensikt med arrangementet vet du akkurat hva du skal se etter i et lokale for at det skal matche formålet med akkurat ditt arrangement.
Hvor stort er arrangementet?
Hvis du har planlagt godt, vet du hvor mange deltakere/gjester som er forventet å komme.
Hvor mange personer som skal delta på arrangementet, vil ha mye å si for hva slags lokale du velger. Et lokale med kapasitet til 250 personer vil naturligvis ikke egne seg for et arrangement med 500 deltakere. Og motsatt vil et veldig stort lokale virke veldig "glissent" hvis det er for få deltakere.
Ofte blir valget av lokale en gylden middelvei mellom kapasitet, logistikk, fasiliteter, tilkomst, kostnader – og stedets “personlighet”/renommé.
2. Bestill i god tid
Lite er mer frustrerende enn å finne det perfekte lokalet – bare for å oppdage at det er booket av noen andre på den aktuelle datoen.
Hvis du er på jakt etter et lokale som det er ekstra stor rift om, eller hvis du har et høyt antall deltakere, da bør du være tidlig ute med å få bestilt arrangementsstedet. De beste og mest populære stedene er sjelden ledig på kort varsel.
For å være helt sikker på å få lokalet du er ute etter, må du ofte bestille det minst ett år i forveien. På de virkelig store arrangementene må det gjerne bookes plass 1–2 år før for å få de mest populære stedene.
3. Er det enkelt å komme seg til og fra?
Uansett hva slags arrangement det skal være, er det en fordel at deltakerne enkelt kommer seg til lokalet. Undersøk på forhånd om det er gode transportmuligheter, nok parkeringsplasser i nærheten, eller om stedet er langt fra andre fasiliteter.
Er lokalet og fasilitetene godt tilrettelagt for mennesker med funksjonshemninger? Før du kan si noe sikkert om dette, må du ha greie på hvem deltakerne er, og hvilke behov de har.
Les også: 3 grunner til å la Proviso Request finne hotell til deltakerne
4. Bruk en profesjonell bestiller
Når man forbereder arrangement, har man det som regel svært travelt med alt som skal på plass. Det er ikke alltid at tiden strekker til for å finne det lokalet som arrangementet virkelig fortjener.
Dersom du bruker profesjonelle ved bestilling av lokale, blir både pris og innhold kvalitetssikret. En profesjonell bestiller er ofte mer oppdatert enn det du klarer å holde deg selv, og de har til enhver tid oversikt over ledig kapasitet hos alle.
Det er mange flere fordeler for deg ved å booke arrangementssted gjennom en profesjonell bestiller:
- Du får mange gode alternativer på forespørsel, til bedre priser enn du klarer selv
- Du slipper å passe på alle frister for avbestilling/reduksjon ved hotellbestilling (bestilleren holder i alle frister og tilpasser bestillingen underveis, slik at du slipper å betale for de som evt. ikke kommer (no show))
- Du sparer mye tid og arbeid – noe som er kjærkomment i den hektiske perioden inn mot arrangementet!
5. Noen viktige tips til slutt
Husk å bestille grupperom
Skal dere ha parallelle sesjoner eller workshops? Da må du huske å bestille nødvendige grupperom i tillegg til hovedlokalet.
Har lokalet det du trenger av teknisk utstyr?
Det er viktig å avklare at lokalet du skal bestille, har det tekniske utstyret du har behov for, dersom du trenger noe ekstra. Har du spesielle behov, eller detaljerte krav til lyd, lys eller annet teknisk utstyr, er det viktig å få dette bekreftet samtidig. Slik unngår du at det oppstår kaos med logistikken midt under arrangementet.
Velg et lokale med sentral beliggenhet
Ønsker du flest mulig deltakere på arrangementet? Legg det til et sentralt sted. Det gir enklere reisevei og logistikk.
Legg arrangementet til hotellet deltakerne bor på
Dersom alle deltakerne bor på samme sted, er det fordelaktig å arrangere eventet på det aktuelle hotellet. Da trenger du ikke å tenke på om det er enkelt å komme seg til og fra, eller om det er nok parkeringsplasser.
Forhør deg med noen som kjenner lokalet
Hvis du ikke har vært der selv, snakk med noen som har. Det er nemlig ikke alltid at det som står på nettet, stemmer med virkeligheten ... Ofte er det brukt vidvinkelobjektiv til å ta bildene av lokalet, noe som kan skape en illusjon av at et rom/sted er langt større enn det i virkeligheten er.
Få tilbud fra flere arrangementssteder
Akkurat som når du skal velge leverandører til arrangementet, er det lurt å be om tilbud fra flere alternativer, slik at du har et valg og kan sette fordeler/ulemper opp mot hverandre og se hele bildet.
Ideelt sett bør du ta deg tid til å sjekke ut flere alternativer og gjerne besøke stedet før du booker. Da har du bedre kontroll på hva du går til.
Lokalet er viktig, siden det skal hjelpe deg med å oppnå det du ønsker for arrangementet. Vær ute i god tid, så er sjansen større for at du klarer å kapre drømmestedet!
Gjør det enkelt for deg – bruk en profesjonell bestiller til å hjelpe deg med å finne rett sted for arrangementet.
