Du skal avholde et arrangement, og du er godt i gang med å jobbe deg nedover to do-listen. Neste oppgave i køen er å sende ut invitasjon og opprette en egen landingsside for arrangementet.
Først må du bare å få skrevet en beskrivelse av arrangementet.
Siden du har en drøss med andre ting å få unna, taster du inn beskrivelsen i en fei. Et så bra arrangement beskriver jo nærmest seg selv, ikke sant?
Feil. Beskrivelsen du lager av arrangementet, har nemlig en viktigere oppgave enn bare å forklare helt konkret hva arrangementet går ut på. Du må få frem nytteverdien for deltakerne, slik at det blir tydelig hvorfor de ikke bør gå glipp av arrangementet.
Her er fem vanlige grunner til at en arrangementsbeskrivelse ikke får folk til å melde seg på.
1. Beskrivelsen får ikke frem arrangementets personlighet og særpreg
Arrangementet du skal avholde, er både relevant og nyttig for målgruppen. Men hvis du ikke klarer å få frem hva som er spesielt ved det, vil du neppe klare å vekke folks interesse nok til at de melder seg på.
En av de beste måtene å få frem arrangementets personlighet på og unngå at beskrivelsen høres ut akkurat som alle andre, er å finne stemmen og uttrykksformen til ditt arrangement.
Bedriften eller organisasjonen din har helt sikkert en egen tone of voice, det som gjør brandet unikt, og som kjennetegner og kommuniserer hvem bedriften er, både innad og utad. Det kan være en kombinasjon av bedriftens verdisett og det som skiller bedriften ut fra mengden.
Sørg for at måten du omtaler arrangementet på, stemmer overens med stemmen til bedriften.
- Hvilket inntrykk vil du at folk skal få når de oppdager ditt arrangement?
- Hva slags brand-stemme treffer målgruppen din best? (Humoristisk eller seriøs, formell eller uformell, engasjert/emosjonell eller faktaorientert, respektfull, løssluppen?)
- Hvis brandet ditt var en person, hvordan ville han eller hun ordlegge seg?
2. Du får ikke frem nytteverdien i å melde seg på
Dine deltakere, utstillere/samarbeidspartnere og sponsorer har hver sine målsetninger for å være med på arrangementet du avholder. Deltakerne er ute etter å få kompetanseheving og å bygge ut sitt profesjonelle nettverk, mens utstillere og sponsorer er opptatt av å styrke relasjoner med eksisterende kunder og å skape økt profilering og eksponering mot nye kundegrupper.
Se på arrangementet ditt fra deres ståsted. Hvorfor skal de holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet?
Dersom du gjennom beskrivelsen av arrangementet – og dessuten i all promoteringen og markedskommunikasjonen ellers – får frem at arrangementet ditt er en ypperlig møteplass for å oppnå disse målene, blir det et must å melde seg på.
Kan du skilte med et konferansested som har en helt særegen atmosfære og energi? Har du et faglig innhold, sesjoner, foredragsholdere, underholdning og sosiale aktiviteter som de ikke finner andre steder? Får de mulighet til å nettverke med nøkkelpersoner i bransjen? Byr du på et unikt mat-og-drikke-konsept?
3. Du har ikke med den viktigste informasjonen
Beskrivelsen av arrangementet skal fange oppmerksomheten og vise nytteverdien i å melde seg på, men du må også ha med viktige faktaopplysninger, som f.eks. dato og klokkeslett, billettpris, beliggenhet og lokale, foredragsholdere og underholdning.
Husk: I dag er folk vant til korte budskap med bilder, ikke lange tekster. Det er bedre å ha med færre, men klare punkter enn å ramse opp alle detaljer. Mottakeren gidder ikke å lese lange avsnitt og får ikke med seg essensen.
4. Du overlesser mottakeren med informasjon
En god beskrivelse av arrangementet formidler på en kort og konsis måte hva som er relevant og spennende for deltakeren, og fordelene ved å delta på arrangementet.
Unngå stammespråk/bransjesjargong og “buzzwords” (moteord).
Følg gjerne disse rådene for klarspråkfra Norsk språkråd:
- Kom raskt til saken. Skriv det viktigste først.
- Skriv kort. Da sparer du plass, og mottakeren sparer tid.
- Ta bare med det som er relevant for mottakeren.
- Lag en tydelig struktur og del teksten inn i avsnitt.
- Lag overskrifter som passer til innholdet i avsnittene.
Tips: Har du mer informasjon enn det er naturlig å ha med i beskrivelsen? Lag gjerne en FAQ (ofte stilte spørsmål) på nettsiden for arrangementet.
5. Du tilpasser ikke beskrivelsen til de ulike digitale kanalene
Hver kanal har sine “kjøreregler”. Algoritmene og grensene for hva f.eks. en sosial plattform tillater deg å gjøre, forandres med jevne mellomrom. Dessuten er brukeradferden ulik fra kanal til kanal. Derfor bør du lage en tilpasset versjon av arrangementsbeskrivelsen for hver digital kanal du opererer i.
Jo mer konsist og presist du formulerer delingsteksten for sosiale medier, desto større er sjansen for at leseren får med seg det viktigste når han eller hun skumleser en nyhetsfeed som er full av lignende budskap som konkurrerer om oppmerksomheten.
Tips: Husk å sjekke at alt du publiserer i de ulike kanalene, er synlig og ser pent ut i alle formater (PC, nettbrett og mobil).
Les også: Flere deltakere til ditt arrangement: Utnytter du de digitale mulighetene godt nok?
Et siste tips:
Ingen gidder å bruke tid på å måtte lete etter selve lenken for å melde seg på.
Sørg derfor for å gjøre lenken godt nok synlig. Ofte hender det at den er så langt ned i teksten eller så kreativt gjemt at den er helt umulig å finne … Hold viktig tekst, lenker og eventuelle bilder adskilt.
Ikke gå glipp av deltakere pga. dårlig kommunikasjon
Selve beskrivelsen av arrangementet danner grunnlaget for alt du kommuniserer om det.
Sett av nok tid til å skrive en god beskrivelse. Det vil også være nyttig når du muntlig skal forklare noen hvorfor de bør melde seg på, og hva de vil få ut av å delta.
Husk at det i kjølvannet av pandemien er svært mange arrangementer å velge mellom, og folk rekker ikke over alt! Derfor velger de arrangementene som skiller seg ut fra mengden og fremstår aller mest profesjonelle.
Vær klar og tydelig, kort og informativ, med et profesjonelt og positivt design.
