Du legger ned masse tid og krefter i planleggingen og gjennomføringen av arrangementet – for at både det sosiale og det faglige innholdet skal skille seg ut i mengden.
Nøyaktig det samme gjør konkurrentene dine. Sannsynligvis følger de nøye med på hva du gjør, og du følger med på dem. Innsatsen dere gjør for å skille dere ut fra hverandre, kan dermed paradoksalt nok føre til at deltakerne sliter med å skille dere fra hverandre.
Hva kan du gjøre for å unngå å gjøre det samme som konkurrentene i arrangementsmarkedet (og bli for lik dem)?
Les videre, så får du 7 smarte strategier for å lage arrangementer som skiller seg ut.
Enhver bedrift har noe som er særegent for dem, for eksempel en unik kombinasjon av spisskompetanse, erfaring og bransjeperspektiv som konkurrentene ikke har. Sørg for at dette kommer godt frem når dere lager konseptet og det faglige innholdet.
Kanskje har dere noen innsikter som skiller dere ut i markedet, og som dere kan benytte som grunnlag for foredragsholderne dere booker? Kanskje dere har løst en spesifikk utfordring for en kunde på en måte som ingen andre har gjort? Konkurrentene dine kan kopiere mye fra bedriften din, men kundehistoriene kan ingen ta fra dere.
Når man som arrangør prøver å gi deltakere, utstillere og samarbeidspartnere mer verdi og bedre opplevelser fra gang til gang, hender det at man lar seg begeistre av arrangementer som konkurrerende bedrifter lager. Og dermed prøver man å gjøre som dem, det være seg i logistikk, form eller innhold. Faren er at man lykkes for godt med å gjøre som konkurrentene, slik at det virker mot sin hensikt.
Så derfor: Selv om du er imponert over en konkurrent som har hatt et vellykket arrangement, ikke lag en kopi av det …!
Arrangementer hvor det blir gjort noe positivt uventet, skiller seg ut fra andre og huskes gjerne ekstra godt. Kanskje har du selv opplevd hva en overraskende og original gest fra arrangøren kan gjøre.
Kanskje fikk du utdelt en liten gave, f. eks. en strømbank, slik at du hadde nok batterikapasitet på mobilen ut dagen. Eller kanskje du fikk en goodiebag med noe spennende og noe ekstra å spise eller drikke?
Din egen vri kan komme i mange varianter. Kanskje overrasker du deltakerne med et spennende underholdningsinnslag som ikke var annonsert? Eller du kjører en konkurranse eller en trekning av noe på slutten av dagen.
Det lille ekstra som overrasker positivt, trenger ikke å koste mye – men det huskes, og det skiller deg ut i mengden.
Les også: Har du god nok innsikt til å lage treffsikre arrangementer?
En av faktorene som gjør at et arrangement skiller seg ut i mengden, er at det er en tydelig rød tråd gjennom det. At presentasjonene, sesjonene, underholdningen og mat-og-drikke-konseptet bygger opp under konseptet og budskapet og knytter alle elementene sammen på en måte som huskes.
Vi har vel alle vært på arrangementer der den røde tråden manglet, og der de ulike elementene ikke gikk særlig godt sammen i et enhetlig innhold.
Når du og de andre internt setter i gang med planleggingen av arrangementet, sørg for at alle er innforstått med hva som skal være det etterlatte inntrykket. Vær klinkende klar i budskapet på hva som skal leveres, og sørg for at dere gjør nettopp det, altså leverer på innhold!
Lykkes dere med dét, er det god sjanse for at arrangementet blir en snakkis og skiller seg ut i mengden.
Noen av de beste arrangementene baserer seg på tverrfaglig samarbeid og kompetansedeling, enten to eller flere bedrifter imellom, eller mellom det private næringsliv og offentlige instanser.
For eksempel er mange kommuner rundt omkring i landet en konstruktiv samarbeidspartner for arrangører og kan bidra med støttestruktur, fasiliteter, markedsføringsplattformer og samarbeidskultur. Det ligger et stort potensial i at arrangører får ta del i kommunale ressurser og kompetanse.
Et annet eksempel på at det er fordelaktig å samarbeide med flere om et arrangement, er markedsføringen av det. Du og dine samarbeidspartnere, sponsorer og utstillere ønsker naturligvis å tiltrekke flest mulig deltakere til det neste arrangementet dere lager. Men på et overordnet plan er målet å øke synligheten og bygge en arrangementsmerkevare som skiller seg ut fra konkurrentene.
Ved å gå sammen med flere om markedsføringen, får dere bedre mulighet til å fronte en felles sak, noe som gir større gjennomslagskraft i markedet og i media.
Er det noen gode samarbeidspartnere du kan lage ditt neste arrangement sammen med?
Når folk flest tenker tilbake på et arrangement og hva det var som gjorde størst inntrykk på dem, da vil det første de tenker på, ofte være foredragsholderne og/eller underholdningen.
Foredragsholdere og underholdning av ypperste kvalitet forsterker det overordnede budskapet, ved at de gjør det lettfattelig, morsomt, kanskje til og med gripende. Dermed vil opplevelsen sitte ekstra lenge i, noe som i seg selv er med på å skille deg som arrangør ut fra mange av dine konkurrenter.
Gode og engasjerte foredragsholdere med et brennaktuelt budskap utgjør ofte essensen i et arrangement. Det er gjerne de som bidrar sterkest til at deltakerne dine melder seg på – og at de i ettertid husker arrangementet som en opplevelse som skilte seg ut fra lignende møter de har deltatt på.
Planlegging og forberedelse av arrangementer er gjerne en tid med mye “armer og ben”. Mange baller skal holdes i luften. Detaljer og oppgaver må håndteres og settes i system. Kanskje føler du deg noen ganger mer som en sjonglør enn som en arrangementsplanlegger?
Nettopp fordi det å planlegge et arrangement kan være en lettere kaotisk fase, er det viktig å være gjennomført og profesjonell fra A til Å, fra du setter i gang med planleggingen til du sender ut evaluering etter gjennomføring. Dette vil både deltakere, leverandører og andre samarbeidspartnere legge merke til.
Har du verktøy og prosesser som hjelper deg med å være gjennomført og profesjonell gjennom hele arrangementets livsløp, skiller du deg allerede ut fra veldig mange av konkurrentene dine.
Bruker du et godt system for håndtering av deltakere, får du bedre tid, full oversikt og stålkontroll på alle prosesser rundt arrangementet. Dette sikrer profesjonalitet og god kvalitet i alle ledd … og det lille ekstra som gjør at deltakerne også neste gang velger ditt arrangement fremfor et konkurrerende.
Den beste måten å skille seg ut på med arrangementene du lager, er å dyrke bedriftens og organisasjonens sterkeste sider, spille på innsiktene og kompetansen som allerede skiller dere ut i markedet, og sørge for at alt dette knyttes sammen til et overordnet budskap og et faglig innhold som sitter som et skudd.