Ingen deltakere kan registrere seg på arrangementet ditt uten at de samtykker til at du som arrangør lagrer og håndterer grunnleggende informasjon om dem.
Hva slags samtykker må du ha, og hvilke er bare kjekke å ha?
Grovt sett kan samtykker deles i to hovedkategorier: De du er nødt til å ha for praktisk å kunne håndtere en deltaker, og de du gjerne vil ha for å kunne fortsette en dialog med deltakeren etter at arrangementet er slutt.
I dette innlegget tar vi for oss de vanligste samtykkene som blir benyttet rundt arrangementer, og noen spesielle problemstillinger knyttet til disse.
For at du som arrangør i det hele tatt skal kunne gi deltakere nødvendig bekreftelser og informasjon på det de skal delta på, er det obligatorisk å registrere navn og e-post
På enkle arrangementer, med begrenset innsamling av data (f.eks. webinarer, frokostmøter, etc.) velger derfor de fleste å informere kort om at deltakeren ved å registrere seg automatisk gir samtykke. Dette er fordi en deltaker faktisk ikke kan delta dersom arrangør ikke vet hvem han eller hun er.
Det forutsettes da at du ikke benytter dataene til noe annet enn å håndtere deltakeren på dette ene arrangementet eller deler dem med andre. Det blir litt som å bestille en flybillett – du får ikke gjort det dersom du ikke registrerer hvem du er, og hvem andre som eventuelt skal være med på reisen.
Altså, det enkleste samtykket er kun informasjon som deltakeren bekrefter og samtykker til ved å registrere seg. Noen arrangører velger likevel at dette skal lages som et påkrevd samtykke, der deltaker aktivt må huke av på at han eller hun godtar dette. Samtykker man ikke, får man ikke registrert seg.
På arrangementer hvor arrangør krever litt mer informasjon fra deltaker, blir det ofte benyttet utvidet samtykke. Det kan være mathensyn, kredittkortinformasjon, informasjon om overnatting, etc.
Da må du informere om dette, og deltaker må aktivt huke av for å samtykke. Det kan likevel være påkrevd for deltaker å gi samtykke, fordi det uten samtykke ikke vil være mulig for deg som arrangør å gi deltakere det de trenger for å delta.
Mange arrangører legger gjerne til informasjon om at deltakere ved å gi samtykke også aksepterer å motta invitasjoner på tilsvarende arrangementer på et senere tidspunkt.
Noen velger å ha dette som et eget samtykke, mens andre velger å slå disse to sammen. Hva er mest riktig for deg? Det finnes ikke noe fasitsvar på det, men det kommer blant annet an på kundeforholdet deltakerne dine har til deg.
Les også: Samtykke og deltakere – slik gjør du det riktig
Dersom du ønsker å be om samtykke til helt andre ting enn å delta på et spesifikt arrangement eller å bli invitert til tilsvarende arrangementer (f.eks. at du ber om samtykke til å sende ut nyhetsbrev, etc.), bør dette være eget samtykke og IKKE påkrevd å svare ja på for å få meldt seg på arrangementet.
I tillegg til samtykker som gjelder lagring og håndtering av data kan det være andre ting en deltaker bør samtykke til, som f.eks. spesielle betalingsvilkår og publisering av deltakerliste.
Dersom arrangementet har en pris og det er spesielle vilkår rundt betaling, bør du spesifisere dette for seg selv. Det har ingenting med lagring av data og behandling av disse å gjøre. F.eks. kan det være avbestillingsregler som er viktige å gjøre oppmerksomme på.
I slike tilfeller bør det være et aktivt samtykke, slik at deltaker har huket av og du er sikker på at det er oppfattet og lest.
Deltaker bør samtykke til om han eller hun ønsker å stå på en offentlig deltakerliste eller ikke. Dersom dere skal publisere navneliste i forbindelse med et arrangement, bør deltakere selv bestemme om de ønsker å stå på en slik liste eller ikke.
Deltakere har som kjent rett til å trekke tilbake sitt samtykke når som helst, og det skal være enkelt for vedkommende å gjøre det. Dette gjelder da først og fremst samtykker der du ønsker å bruke disse til videre kommunikasjon med deltakerne etter endt arrangement.
Det må være enkelt for deltaker å kontakte deg som arrangør for å trekke et samtykke tilbake, enten det gjøres elektronisk eller henvises til tydelig kontaktinformasjon.
Hvis du samler inn data kun for å håndtere deltakeren på dette ene arrangementet, kan du kreve at vedkommende må samtykke for å få meldt seg på.
Hvis du skal bruke innsamlet data til noe annet senere (sende ut nyhetsbrev, invitere til andre arrangementer, etc,) må du samle inn egne samtykker til dette. Dette bør i de fleste tilfeller være frivillig å svare ja til.
Har deltaker meldt seg på, men ikke svart ja til dette, har du ikke lov å bruke disse opplysningene videre til andre formål.