Hvis du nylig har vært deltaker på et arrangement som du syntes fremstod profesjonelt og smidig i alle ledd, fra du meldte deg på til du fikk tilsendt spørreskjema i etterkant – da er det veldig sannsynlig at arrangøren benyttet et påmeldingssystem.
De bedrifter, organisasjoner og eventbyråer som lykkes best med å lage fysiske møteplasser i dag, har investert i et system som dekker alle behov for effektiv administrering av arrangementer og deltakere.
Det finnes mange verktøy for planlegging og gjennomføring av arrangementer, men ikke alle kan brukes av både bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere.
I denne artikkelen vil vi forsøke å gjøre beslutningsprosessen litt enklere ved å gi deg noen praktiske tips til hvordan du velger et påmeldingssystem som er riktig for din bedrift.
Men først …
Hva er et påmeldingssystem?
Et helhetlig, moderne påmeldingssystem inneholder alle funksjoner man trenger for å administrere arrangementer på en enkel og profesjonell måte.
Verktøyet sikrer at alle arbeidsoppgaver og prosesser rundt arrangementet går lettere og blir ryddigere. Oppgaver du i dag må gjøre manuelt, blir automatisert.
Påmeldingssystemet gjør det mye enklere å planlegge, organisere og gjennomføre et arrangement med alt det innebærer: finne lokale, sende invitasjoner, håndtere påmelding og betaling, svare på henvendelser, kontakte deltagere og sende ut evaluering etter endt arrangement.
Alt i alt sparer du både tid og kostnader ved å bruke et godt påmeldingssystem. Arrangementet blir også en bedre opplevelse for den enkelte deltaker.
Les også: Et påmeldingssystem gjør planleggingen av arrangementet enklere
Gjør systemet det enklere å melde seg på?
Et godt påmeldingssystem skal bidra til at du får flest mulig deltakere på ditt arrangement. Derfor må løsningen gjøre det enkelt å lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, og i tillegg tilby et fleksibelt påmeldingsskjema som gjør det enkelt å fange opp deltakernes ulike behov på et detaljert nivå.
Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet.
Har systemet en enkel og trygg betalingsløsning som sikrer inntektene?
På arrangementer med mange deltakere er det gjerne store beløp som skal samles inn.
Påmeldingssystemet du velger, skal gjøre det enkelt for deg å følge opp økonomien og sikre inntektene. Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.
Et godt påmeldingssystem har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
Dermed slipper du tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter på dine arrangementer, kurs og møter.
Er systemet tilgjengelig som app?
Et godt påmeldingssystem skal tilby både deg og deltakerne dine en egen app for arrangementet, som gir dere full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen.
I appen for deg som bruker av påmeldingssystemet finner du all informasjon om alle arrangementer og alle deltakere. I appen for deltakere finner de all informasjon på ett sted og får mulighet til enkelt å kommunisere både med deg og andre deltakere.
Med app i påmeldingssystemet kommer du tettere på deltakerne dine og får gitt dem enda større utbytte av arrangementet.
Les mer: Hvordan velge riktig påmeldingssystem (det viktigste kriteriet er ikke det du tror)
Er systemet fleksibelt og enkelt å bruke?
Et godt påmeldingssystem skal ha brukervennlige og fleksible løsninger som skreddersys etter behov, slik at alle som jobber med arrangementet internt, enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.
Dessuten bør systemet være nettbasert, slik at du og teamet ditt får tilgang til all planleggingen og alle funksjonene uansett om dere er på kontoret, på farten eller hjemme.
Et helhetlig påmeldingssystem er utviklet med responsiv design og lar deg opprette en mobilvennlig hjemmeside for arrangementet. Slik får deltakere enkelt tilgang til all verdifull informasjon på ett sted, via nettbrett eller mobil.
En profesjonell leverandør av et påmeldingssystem vil dessuten gi deg full tilgang til et supportteam, slik at du alltid er trygg på at du raskt får kyndig hjelp.
Kan løsningen enkelt integreres med andre systemer dere bruker?
Når du velger påmeldingssystem, sørg for at løsningen enkelt kan integreres med andre systemer bedriften benytter.
Når man lager arrangement, er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig informasjon om deltakerne – og informasjonen må være oppdatert. Slik er det ikke alltid, fordi systemene ikke snakker med hverandre. Samme informasjon blir ofte tastet inn manuelt gjentatte ganger, i CRM-systemer, påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, etc.
Gode systemer som snakker sammen, gir bedre kvalitet på bedriftens data, sparer dere for mye tid og (dobbelt)arbeid, og reduserer dessuten feilkilder og etterslep av manglende oppdateringer.
Med systemer som er samkjørte, vil dere dessuten få bedre kontroll på personvernreglene (se neste punkt).
Les mer: Snakker påmeldingssystemet med CRM-systemet ditt?
Hvordan sørger leverandøren av systemet for å ivareta personvernet?
I 2018 trådte EUs nye personvernregler i kraft, noe som innebærer at alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, får et større ansvar for å sikre opplysningene de behandler i forbindelse med arrangement.
Når du bruker et påmeldingssystem, betror du persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR-lovgivningen og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.
Når du kan vise til at du ivaretar personvernet, legger du grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.
Samsvarer prisen med nytteverdien?
Påmeldingssystemet du vurderer å investere i, bør ha en prismodell som er enkel og fleksibel. Du skal ikke ende opp med å betale for funksjonalitet dere aldri vil få bruk for.
Enten skal du ha mulighet til å velge den versjonen som passer bedriften din best, og betale en fast månedlig sum basert på volum. Eller så skal du kunne plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.
Blir påmeldingssystemet løpende utviklet og tilpasset markedsbehov?
Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.
Før du bestemme deg for hvilket system du skal velge, bør du derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.
Tenk på å finne en leverandør dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene vokser.
Hvor god oppfølging og support får du?
Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilket påmeldingssystem de skal investere i, glemmer å sjekke ut følgende faktor grundig nok: Hvor godt blir vi som brukere fulgt opp av leverandøren?
Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg som bruker. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring eller har gjort noe feil – da må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få kyndig hjelp der og da, på norsk.
Leverandøren må skjønne nøyaktig hva slags problem du hanskes med, og gjøre sitt ytterste for å løse det for deg.
En profesjonell leverandør skal hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av arrangementer.
Les mer: Får du den supporten du fortjener?
Konklusjon
Når du velger et påmeldingssystem, bør du vurdere nøye hvilke behov bedriften/organisasjonen din har. Deretter bør du se dem opp mot funksjonaliteten som løsningene tilbyr, slik at prisen samsvarer med nytten. Til slutt kan du kartlegge hvilke funksjoner bedriften din faktisk trenger.
Påmeldingssystemet som passer best til din bedrift og dine arrangementer, er den løsningen som dekker alle behov, og som automatiserer og forenkler prosessene rundt arrangementsplanleggingen og deltakerhåndteringen. Ikke minst skal leverandøren gi deg hjelp til å bruke verktøyet effektivt og riktig.
Påmeldingssystemet skal ganske enkelt bidra til at du som arrangør har en god og trygg følelse fra start til slutt.
