Skal bedriften din kjøpe et påmeldingssystem? Ikke glem å få avklart hva slags oppfølging og support leverandøren tilbyr. Ellers risikerer dere å ikke få god nok opplæring og veiledning i bruken av systemet.
Enda verre: Dere risikerer å ikke få hjelp når dere virkelig trenger det. Det blir fort frustrerende, kostbart og risikofylt.
På denne temasiden får du en gjennomgang av hvorfor et godt påmeldingssystem må tilby sine brukere god oppfølging og support, de viktigste fordelene ved dette, og konsekvensene av å velge en leverandør med et dårlig supportteam.
Hvorfor bør din leverandør av påmeldingssystem tilby god oppfølging og support?
God brukeropplæring
Selv om gode påmeldingssystemer vanligvis er intuitive å bruke, bør leverandøren tilby brukeropplæring og veiledning. Det sikrer at du som kunde får en god brukeropplevelse og får mest mulig ut av systemet.
En leverandør som tilbyr opplæringsressurser og support, kan bidra til å sikre at du føler deg komfortabel, kompetent og trygg i bruk av systemet.
“I et virkelig godt påmeldingssystem vil du som bruker møte på de samme rådgiverne hele veien fra opplæringen i bruk av systemet til du ringer support tre måneder senere,” sier avdelingsleder på Customer Success Team i Proviso, Lena Elgaaen.
Trygghet og senkede skuldre
Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg som bruker. Er det noen du kan “sparke ball med” når du planlegger arrangementet? Får du god hjelp til å sette alt opp riktig, og får du råd og veiledning rundt alt som har å gjøre med GDPR og personvern?
Kan du ringe til et supportteam i norsk åpningstid og få kyndig hjelp der og da, på norsk – av noen som skjønner nøyaktig hva slags problem du har, og som gjør sitt ytterste for å løse det for deg?
Dersom du velger en systemleverandør som har et godt supportteam, vil du alltid kunne være trygg på at du ikke blir overlatt til deg selv når du trenger hjelpen som mest.
“Det er komfortabelt å bruke et påmeldingssystem som har god support versus et som ikke har det,” påpeker Elgaaen. “Du vet at det er noen som tar telefonen når du trenger hjelp og veiledning, enten det er stort eller smått. Du slipper å måtte snakke på engelsk, og du trenger ikke å sende inn en supportsak som det tar tre uker å få svar på.”
Kundetilfredshet og økt tillit
Et godt supportteam har en proff og imøtekommende innstilling. Måten du som bruker blir møtt på av support, sier mye om kvaliteten på det aktuelle påmeldingssystemet og leverandøren av det.
God oppfølging og support bidrar til at du som kunde blir mer fornøyd. Når du opplever at dine behov og bekymringer blir håndtert effektivt, øker tilliten til leverandøren og produktet deres.
Raskere problemløsning
Et påmeldingssystem kan fra tid til annen være utsatt for tekniske feil eller brukerproblemer. En leverandør som tilbyr rask og effektiv support, gjør at problemer blir løst raskere. Dette gir minst mulig nedetid og færrest mulige negative konsekvenser for deg som bruker av systemet – og for ditt arrangement.
Kontinuerlig forbedring
God oppfølging og support gjør det mulig for deg som bruker å komme med innspill og tilbakemeldinger. Dette er verdifullt for leverandøren når det gjelder å identifisere områder der påmeldingssystemet kan forbedres og videreutvikles.
Ved å lytte til dine behov og ønsker kan leverandøren tilpasse seg og styrke produktets funksjonalitet og brukervennlighet over tid.
“Når man får tilbakemeldinger på brukeropplevelse og funksjonalitet fra brukerne, kan man rette på ting kjapt, for eksempel en teknisk feil,” sier Elgaaen.
“Har man som bruker et nummer å ringe, kan man også komme med ønsker om funksjonalitet og tilpasninger. Slik er man som leverandør med og utvikler systemet i samspill med brukerne, sånn at det treffer best mulig for dem.”
Bransjeerfaring og dybdeinnsikt i norsk arrangementsvirkelighet
En leverandør som har vært i markedet i mange år, har bred bransjeerfaring – og det er større sjanse for at de eksisterer også mange år frem i tid.
Rådgivere som jobber med arrangements- og påmeldingsløsningsrelaterte problemstillinger til daglig, kan holde deg som bruker i hånden og guide deg gjennom prosessen der du trenger det.
“Vi som jobber på support, har jo erfaring med lignende saker,” sier Elgaaen. “Garantert har vi hørt om akkurat din sak før, sånn at vi kan tenke sammen og sparre.”
De 7 viktigste fordelene ved å bruke et påmeldingssystem som har et godt supportteam
1. Det er lett å få tak i leverandøren
For mange arrangementsplanleggere er det essensielt at man enkelt kan kontakte support når behovet oppstår. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring, må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få hjelp til å løse problemet, uten å måtte formulere deg på et annet språk.
2. Du slipper å måtte finne ut av alt selv
La oss si at du har tatt i bruk et internasjonalt påmeldingssystem med god funksjonalitet. Dessverre glemte du å avklare hvor godt leverandøren følger opp brukerne sine. Nå sitter du der og må vente til det blir amerikansk åpningstid, slik at de kanskje svarer på telefon.
I mellomtiden må du selv finne ut av hvordan ting fungerer. Du sliter med å se mulighetene, og du har ingen til å vise deg hva du bør gjøre for å få et best mulig resultat.
Et slikt scenario slipper du å måtte oppleve dersom du velger et påmeldingssystem med et godt supportteam, som opererer i norsk arrangementsvirkelighet. Med et profesjonelt team av norsktalende rådgivere i ryggen får du dratt maksimal nytte av systemet.
3. Du får skreddersydd brukerstøtte – når du trenger det
Et system med en dedikert supportavdeling gir deg svar når behovet for hjelp oppstår. Du risikerer ikke å måtte vente på hjelp i en kritisk fase.
Et dedikert supportteam betyr at du får tilgang til fagfolk som alltid står parat til å hjelpe deg med konkrete utfordringer underveis i arrangementet. Ikke minst: Du får god og rask hjelp som går på akkurat det DU måtte plages med eller lure på – ikke et standardsvar som er klipp og lim fra FAQ. Det gjør det trygt og enkelt for deg å planlegge og gjennomføre arrangementer.
4. Du får rådgivere med reell innsikt i problematikken
Det finnes to typer kundesupport du kan møte på hos en leverandør av påmeldingssystem. Den ene har begrenset (eller ingen) kjennskap til hvilke utfordringer du må hanskes med under planleggingen av et arrangement. Rådgiveren (som du aldri har snakket med før) sitter kanskje i en annen verdensdel, fjernt fra det markedet du er i.
Den andre har to tiårs erfaring i å hjelpe arrangører som deg med vellykket påmelding og håndtering av deltakere i Norge – og gjør sitt ytterste for å sette seg inn i dine problemer og utfordringer og løse dem for deg.
Hvem av de to leverandørene foretrekker du å samarbeide med?
5. Du får hjelp med mer enn systemrelaterte spørsmål
Når det samme selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, avtaler med sponsorer og foredragsholdere/underholdning – eller kanskje til og med kan være til stede på arrangementet og hjelpe underveis – da vil dere få enda mer ut av samarbeidet.
6. Du får opplæring og ressurser
Et godt supportteam kan tilby opplæring og ressurser for å hjelpe deg med å lære å bruke påmeldingssystemet mer effektivt. Dette kan inkludere opplæringsvideoer, brukermanualer, webinarer og annet opplæringsmateriale som vil gi deg mer kunnskap og gjøre deg tryggere som bruker.
7. Du kan få hjelp til å integrere løsningen med de andre systemer
Et godt supportteam kan hjelpe deg å integrere påmeldingssystemet med andre relevante systemer eller plattformer som organisasjonen din bruker (CRM-systemer, betalingsløsninger, markedsføringsverktøy, etc.). Dette sikrer sømløs samhandling og datautveksling mellom ulike systemer.
Hva er konsekvensene av å velge en leverandør med et dårlig supportteam?
Du får et dårlig sluttprodukt
Billig blir raskt dyrt dersom forventet funksjon og bruk av «billigsystem» ikke dekker faktisk behov. Systemet som sådan kan være bra, men når du skal finne ut av ting selv, ser du ikke mulighetene. Ingen forteller deg hva du kan gjøre for å få et bra resultat, og da sitter du igjen med noe som egentlig kunne ha vært mye bedre.
- Hvordan inviterer du potensielle deltakere?
- Hvordan setter du opp fakturering av deltakere riktig?
- Hvordan oppretter du evaluering og sørger for at bare de som har deltatt, blir bedt om å svare?
- Hvordan sikrer du at GDPR- og personvernreglene blir fulgt?
God oppfølging og skreddersydd brukerstøtte vil spare deg for mye potensielt hodebry underveis i prosessen. Naturligvis er det viktig å ta hensyn til priser og å få kartlagt hvilke funksjoner bedriften faktisk trenger, men hva er vitsen med det hvis du blir stående fast uten å få hjelp?
Du kan ikke sette en prislapp på sinnsro. God oppfølging og veiledning, av norsktalende medarbeidere på support som svarer raskt på telefon, e-post eller chat, gir deg denne sinnsroen.
Det er dyrt og tidkrevende å lete etter et nytt system
Å bytte systemer eller investere i et helt nytt er ofte en stor avgjørelse å ta for bedriften, og hele prosessen kan ta flere måneder.
La oss si at dere velger å gå for et påmeldingssystem som ser ut til å ha alle funksjonene dere trenger. Et par måneder senere, når dere plages med å sende ut invitasjoner eller mangler oversikt over e-postadresser som feilet, innser dere at det ikke er noen hos leverandøren til å holde dere litt i hånden når dere skal sende ut ting til deltakerne.
Leverandøren har ikke rådgivere med den rette erfaringen eller kompetansen, og dere blir overlatt til dere selv – midt i oppkjøringen mot et større arrangement.
Nå har dere to valg: Enten klare dere uten systemet mens dere fortsetter arbeidet med arrangementet, eller bruke enda mer tid og krefter på å finne et nytt påmeldingssystem i tide.
Tar dere derimot noen forholdsregler og kvalitetssjekker leverandørens supportteam på forhånd, kan dere senke skuldrene og heller bruke tid og krefter på det som er viktigst: å få på plass faglig innhold og underholdning som gir deltakerne maksimalt utbytte og en opplevelse som huskes.
Dette bør et godt supportteam kunne hjelpe deg med
Et dedikert supportteam er tilgjengelig for å gi deg praktiske råd og hjelpe deg med problemer eller spørsmål du måtte ha. Rask responstid og rask problemløsning gjør at du ikke blir sittende og vente på hjelp. Dermed får ikke små problemer vokse seg store og uhåndterlige.
Et godt supportteam består vanligvis av rådgivere og tekniske eksperter som har lang erfaring fra arrangementsbransjen og omfattende kunnskap om påmeldingssystemet. De vil kunne tilby avansert teknisk støtte og løse selv de mest komplekse problemene som du kan møte når du bruker et påmeldingssystem.
Et godt supportteam kan også hjelpe deg som bruker med å tilpasse og skreddersy systemet for å møte dine spesifikke behov og krav. Dette kan inkludere tilpasning av registreringsskjemaer, oppsett av betalingsalternativer, integrasjon med andre systemer, og mye mer.
Hvordan kan Provisos supportteam hjelpe deg å lykkes med dine arrangementer?
Som kunde av Proviso har du full tilgang til vårt supportteam alle hverdager fra kl 08–11 og kl 12–16. Du kan ringe oss, sende oss e-post eller chatte med oss.
Våre erfarne og hyggelige rådgivere hjelper deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til hvordan du gjennomfører arrangementet profesjonelt og gir deltakerne best mulig opplevelse. Alle våre medarbeidere har bred erfaring fra kurs/konferanse, reiseliv og arrangementsbransjen.
Du kan alltid være trygg på at du raskt får kyndig hjelp – på norsk. Planlegger du et arrangement og trenger litt hjelp til det første steget? Ring oss, så hjelper vi deg i gang!
Trenger du litt mer hjelp og kanskje en til å holde i alle tråder for deg? Vi har erfarne prosjektledere som kan holde i hele arrangementet. Prosjektleder setter opp alle oppgaver som må gjøres, og holder i fremdriften på dine vegne. I tillegg vil prosjektleder kvalitetssikre underveis og sørge for god oppfølging etter at prosjektet er over.
Våre rådgivere holder også kurs og opplæring (fysisk eller på Teams).
Ukentlige gratis webinarer for alle Proviso-brukere: Vi har webinarer som det kan være nyttig å delta på, enten du er helt ny bruker eller har brukt Proviso en stund. Les mer på vår webinarside.
Noe av det våre kunder setter stor pris på, er at vi har den personlige servicen og oppfølgingen som vi har.
Workshops
“Hvis kunden vil sparre med oss, kan vi også bookes inn på workshops,” sier Elgaaen. “Vi har mange fastpriskunder som har ett eller to større arrangement i året, og da booker de oss gjerne inn. Vi møter opp fysisk, og sammen med kunden drodler vi og tenker og finner den beste løsningen for det spesifikke arrangementet.”
Elgaaen legger til:
“Vi opplever at våre kunder drar god nytte av å ha en sparringspartner med den erfaringen, tryggheten og kunnskapen til å være med og forme påmeldingsskjema helt fra starten. For da slipper man fallgruver og at ‘Oi, jeg gjorde det, da kan jeg ikke gjøre det'. Vi ser det store bildet av hele prosessen.”
Vi hjelper deg med å nå dine mål
Uansett hva slags kunde du er, og hva slags sak du kommer med til Provisos supportteam, så blir du alltid møtt med en hyggelig og profesjonell tone.
“Alle som jobber i Proviso, har service i ryggmargen,” slår Elgaaen fast. “Du vil alltid bli tatt på alvor, og vi vil alltid gi maks. Du vil kjenne at du blir ivaretatt og møtt på en god måte, og det gjør at du føler deg trygg.”
Hun fortsetter:
“Vi kaller oss et Customer Success Team, og hele formålet er jo at vi skal hjelpe deg som kunde med å nå dine mål. For at du skal gjøre det, så må jo vi være best mulig. For å gjøre deg best mulig.
Vi hjelper deg med å holde fokuset på det store bildet
Nøkkelfaktorene for å lykkes med et påmeldingssystem er trygghet og kunnskap. Når du har fått god opplæring i et system med bred funksjonalitet, har du tryggheten til å manøvrere deg rundt på egen hånd, og kunnskapen til å bruke det riktig. Dermed er det mye større sjanse for å kunne lykkes med påmeldingen og håndteringen av deltakere, ifølge Elgaaen.
“Jo mer du putter inn i systemet og kan sy ting sammen som gjør det både effektivt, enkelt og trygt, desto mer har du de riktige verktøyene og den trygge grunnmuren som gjør at du ikke trenger å bekymre deg. Du har planlagt og gjort alt riktig, og derfor kan du bruke energien og tiden din på de store linjene og det som er riktig der og da, gjennom hele prosessen.”
Oppsummering: Et godt supportteam er et av de viktigste kriteriene når du skal velge påmeldingssystem
Når en bedrift skal gå ut i markedet og gjøre research på hvilket påmeldingssystem som dekker deres behov best, fokuserer man først og fremst på hvilke funksjoner og moduler påmeldingssystemet kan skilte med. Men ofte tenker man ikke på å undersøke noe av det aller viktigste:
Hvor godt vil leverandøren følge opp deg som bruker av systemet og gi deg hjelp når du faktisk sitter der og planlegger neste arrangement?
Får du ikke rask og kyndig hjelp når det oppstår noe uforutsett eller du har gjort noe feil, vil det til syvende og sist kunne gå ut over planleggingen og gjennomføringen av arrangementet.
Sett av nødvendig tid på forhånd til å få avklart kvaliteten på oppfølgingen før du tar beslutningen om valg av leverandør. Det vil lønne seg på sikt, i form av spart tid og sparte kostnader.
