Tror du et påmeldingssystem er for dyrt?

Hvis du er arrangementsansvarlig i bedriften og vurderer å ta i bruk et påmeldingssystem, har du kanskje tenkt at det ikke er aktuelt for dere – fordi “det er for dyrt med et påmeldingssystem”. 

Den oppfatningen er ikke uvanlig blant mange som jobber med arrangementer i små og mellomstore bedrifter. Tanken er gjerne at det kun er større bedrifter, med solide budsjetter og mange årlige arrangementer, som har råd til å investere i et profesjonelt påmeldingssystem. 

Det stemmer ikke. I dette innlegget får du svaret på hvorfor det er overkommelig – og dessuten både direkte og indirekte lønnsomt – for mindre bedrifter å benytte et påmeldingssystem.

Hvor mye koster egentlig et påmeldingssystem?

Det er mange forskjellige faktorer som spiller inn i totalkostnaden av et påmeldingssystem. Når du vurderer ulike leverandører og systemer opp mot hverandre, bør du ha følgende tre punkter som rettesnor: 

• Et godt påmeldingssystem skal gi deg det du må ha av funksjonalitet
• Du skal ikke betale for mer funksjonalitet enn du faktisk trenger
• Et veldig dyrt system dekker ikke nødvendigvis behovene dine bedre enn et som er rimeligere

Et fleksibelt påmeldingssystem lar deg skalere volum opp eller ned. Dermed trenger du ikke å si opp avtalen når behovet endrer seg, og du kan fortsatt ha tilgang til det du trenger.

Prisen på et påmeldingssystem bestemmes av flere ulike faktorer, og disse ser vi nærmere på i denne artikkelen: Hva koster et påmeldingssystem?

Dette koster påmeldingssystemet Proviso

Den enkleste løsningen i Proviso-systemet koster 1500 kr + mva. per måned og har en engangs etableringskostnad på 5000 kr + mva., inkludert tre timers opplæring.

På prissiden vår finner du detaljert oversikt over hva de ulike pakkene koster.

4 grunner til at et påmeldingssystem IKKE er for dyrt

Du frigjør tid som du kan bruke på inntektsbringende oppgaver

Sitter du for det meste alene med ansvaret for arrangementer i bedriften din? Eller kanskje dere er toppen to–tre stykker som jobber med det?

Da tør jeg vedde på at det meste av arbeidstiden din går med til å ta deg av logistikk og deltakerhåndtering når du lager et arrangement. Dessuten har du garantert fullt opp med henvendelser og spørsmål fra deltakere, oppfølginger som tar tid, betalinger som uteblir, deltakerinformasjon som må endres rett før arrangementsdagen, og så videre …

Hvis du i tillegg sjonglerer alt dette ved hjelp av Excel, lister på papir og systemer som ikke kan snakke med hverandre …

… da håper jeg virkelig at du liker lange arbeidsdager og sene kvelder på kontoret!

Tenk om du fikk frigjort 50 % av tiden du kaster bort på manuelle og uoversiktlige prosesser – hvor mange nyttigere og mer verdiskapende oppgaver kunne du vel ikke ha fokusert på da?

Det tallet er nemlig ikke hentet ut av løse luften. Mange arrangører som bruker et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem, rapporterer om at de halverer tidsbruken sin. 

Hvorfor? Jo, kort og godt fordi arbeidet med å håndtere deltakerne og logistikken går enormt mye enklere, og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig, ryddig og strømlinjeformet. 

Du får flere deltakere – og dermed høyere inntekter

Bruker du et profesjonelt påmeldingssystem, er det enklere å melde seg på arrangementet ditt. Dermed får du flere påmeldte, og inntjeningen blir større.

Som du sikkert har erfart fra tidligere: Selv om noen melder seg på, betyr det ikke nødvendigvis at de faktisk møter. (Og hvis antallet påmeldte blir mindre enn planlagt, kan kostnadene for arrangementet ende opp med å bli høyere enn inntektene.) 

Her er to måter et godt påmeldingssystem hjelper deg med å få flere deltakere på: 

• Du kan lage og sende skreddersydde invitasjoner på e-post, med fleksible påmeldingsskjemaer som er tilpasset målgruppen. I tillegg bidrar dette til at du sparer tid og ressurser, noe som igjen gjør at du får lavere totalkostnader.

• Du kan enkelt kommunisere løpende med de som har meldt seg på, helt frem til arrangementsdagen: På e-post eller SMS kan du sende informasjon, påminnelser, teasere, osv. til ulike grupperinger blant deltakerne.

Du unngår å måtte betale stive no show-gebyrer

Har du opplevd å måtte punge ut med sure penger i no show-gebyr som følge av at du ikke klarte å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister?

Ved å bruke et profesjonelt påmeldingssystem får du hjelp til å unngå eller redusere no show-gebyr. Slik gjøres det i praksis, og her kan du spare store summer:

1. Deltakere bestiller hotell samtidig som de melder seg på. 
2. De hos dere som sitter på hotellbestillingen, får tilgang til påmeldingssystemet – slik at de hele tiden kan følge med på faktisk antall og redusere/tilpasse bestillingen deretter.
3. Også hotellet kan få direkte tilgang til systemet, slik at de på et tidligere tidspunkt har full oversikt over det reelle antallet.

Du får hjelp til å sikre inntektene i etterkant

Mange ganger går det bort mye tid til å få samlet inn alle pengene i etterkant av arrangementet. Har du holdt på med arrangementer en stund, har du sikkert opplevd å måtte bruke altfor mye av arbeidstiden på å sende ut betalingsoppfordringer til trege betalere, og bedriften tapte penger.

Dette problemet blir effektivt løst av et påmeldingssystem med en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.

Konklusjon: Det er for dyrt å ikke ha et påmeldingssystem

Et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem kan forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og all arbeidstiden du og dine medarbeidere må bruke på ad hoc-oppgaver, oppfølginger, manuelle prosesser og dobbeltarbeid. Ikke minst hjelper et påmeldingssystem deg med å unngå dårlig omtale som følge av mindre gode deltakeropplevelser og et etterlatt inntrykk som ikke var så profesjonelt som dere ønsket.

Her er en annen grunn til at det ikke er for dyrt med et påmeldingssystem, selv om bedriften din ikke er veldig stor: Når du som arrangør bruker et påmeldingssystem, blir du “tvunget” til å tenke gjennom og planlegge på en mer strukturert måte enn du vanligvis gjør. Dette gir:

• Mindre rom for feil
• Sparte kostnader
• Flere og mer fornøyde deltakere (som igjen gir økte inntekter)
• Et profesjonelt inntrykk av bedriften

Ikke minst sparer du masse tid, som du kan bruke til å lage enda bedre faglig og sosialt innhold på arrangementet ditt. Ringvirkningen er at du bygger et enda sterkere og mer fremtredende brand. 

Verdien av hva markedet sier om merkevaren din, er så utrolig mye større enn hva det koster å bruke et påmeldingssystem …!

Slutningen vi må trekke, er dermed: Det kan rett og slett være for dyrt å ikke ha et påmeldingssystem.