Enhver arrangementsplanlegger har vært der: Datoen nærmer seg med stormskritt ... det er en drøss med oppgaver som må håndteres og settes i system … og mange ulike aktører skal koordineres. Samtidig strømmer det inn spørsmål fra påmeldte.
Kanskje har attpåtil en i teamet blitt borte i innspurten. Hvordan får du håndtert henvendelsene hun hadde ansvaret for å besvare?
Med manuelle løsninger som e-post og regneark blir det utrolig vanskelig å holde oversikt i vrimmelen av detaljer du må holde styr på underveis i planleggingen av arrangementet. Og midt oppi kaoset kaster du bort dyrebar tid fordi du må taste inn diverse data manuelt – i CRM-systemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, etc.
Det finnes en mye mer effektiv måte å gjøre det på …!
De beste arrangementsplanleggerne bruker et hemmelig våpen
Hvordan kan det ha seg at enkelte arrangementsplanleggere, enten det er første gang de planlegger et arrangement eller de har lang erfaring, alltid har full oversikt, ryddige prosesser og nok tid?
Hvorfor trenger de ikke å stresse rundt i siste liten? Hvorfor har de ingen klump i magen som følge av manglende oversikt og kontroll? Og merkeligst av alt – hvorfor kan de faktisk nyte ukene og månedene inn mot arrangementet?
Svaret er ganske enkelt at de har tatt i bruk et “hemmelig våpen” som gjør at arrangementsplanleggingen går som en lek.
De bruker nemlig et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem.
Derfor får du full oversikt med et påmeldingssystem
Når du benytter et godt og brukervennlig påmeldingssystem til å administrere ditt arrangement, får du 100 % oversikt over alle detaljer, og alt på ett sted. Dermed kan du faktisk halvere tidsbruken – og bruke tiden på det viktigste: faglig innhold og begeistring av deltakerne.
Et slikt verktøy effektiviserer og strømlinjeformer hele prosessen, frigjør ressurser, samler alt på ett sted, og er ikke minst veldig enkelt å sette seg inn i. Du trenger slett ikke å være en kløpper på digitale systemer for å lære deg å bruke et påmeldingssystem.
De som tar i bruk et påmeldingssystem, oppdager fort at arbeidet med å håndtere deltakerne går mye enklere, mye raskere, og med langt bedre oversikt enn før.
Les også: Nytt arrangement – hvor er all informasjonen fra sist?
Her er tre hovedgrunner til at du ved hjelp av et påmeldingssystem får bedre oversikt når du planlegger et arrangement:
1. Du får alt samlet på ett sted
Har du ett stort eller flere små arrangementer i året? I så fall bruker du trolig mye tid på å finne ut …
- hva er det du trenger å ha kontroll på
- hvordan du skal hente inn informasjonen
- hvordan holde oversikt over alle tilbakemeldinger og endringer
- hvem skal gjøre hva og svare deltakerne underveis
Dersom dere har har arrangert før og har all informasjon lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, blir det gjerne et svare strev hver gang dere skal lage samme arrangement. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om.
Med et påmeldingssystem kan dere gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og kjapt. Dere slipper å lete etter informasjon og har alt neste gang dere skal arrangere.
2. Du får bedre kontroll på detaljer
Om du underveis i planleggingen kjenner usikkerhet komme snikende på i takt med at følelsen av kontroll svinner hen, er du slett ikke alene.
Den gode nyheten er at du slett ikke trenger å ha det slik. Et påmeldingssystem tar stresset og uroen ut av planleggingen og erstatter det med detaljkontroll og oversikt.
Små detaljer kan for enkelte deltakere være avgjørende for deres opplevelse av arrangementet. Har de meldt fra om matallergi eller spesielle behov som ikke blir ivaretatt, kan du få en dårlig ambassadør for bedriften din videre.
All informasjon du trenger, finner du til enhver tid oppdatert og tilgjengelig i systemet. Samarbeidspartnere og andre kan enkelt selv holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc. Dette gjør også at det blir færre interne administrative oppgaver å rekke over i en travel tid inn mot datoen for arrangementet. Mye unødvendig arbeid og tid spart – også i etterkant.
3. Du har alltid oppdatert informasjon
Under arrangementsplanleggingen er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig deltakerinformasjon. Like viktig er at den informasjonen man har om deltakere, faktisk er oppdatert. Slik er det ikke alltid – fordi det ofte er mange involverte og informasjonen ikke ligger i ett og samme system.
Ved bruk av et profesjonelt påmeldingssystem er all informasjon oppdatert til enhver tid. Dessuten får du gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon, i sanntid. Dermed har du og dine medarbeidere full kontroll på deltakerne (og det er enkelt å dele informasjonen med andre.
Oppdaterte systemer = spart arbeid og spart tid!
Oppsummering
Hvis du sliter med å holde oversikt og kontroll på ting når du planlegger arrangement, er det ikke noe å tenke på – ta i bruk et godt digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere. Da får du bedre tid, full oversikt og stålkontroll på alle prosesser rundt arrangementet.
Dette sikrer kvalitetssikring av alle ledd … og det lille ekstra som gjør at deltakerne gleder seg til å komme tilbake på ditt neste arrangement.
Ønsker du å vite mer om hvordan et påmeldingssystem kan bidra til å gi deg bedre oversikt under arrangementsplanleggingen? Ta gjerne kontakt med oss.
Lyst til å bruke påmeldingssystemet Proviso helt gratis?
Har du julebord, årsmøte, seminar, kick-off eller et annet arrangement på gang? Nå kan du faktisk bruke Proviso-systemet kostnadsfritt på ditt neste arrangement!
