Nytt arrangement – hvor er all informasjonen fra sist?

Det er ingen hemmelighet at det å lage arrangement kan være krevende og tidvis kaotisk. Et hav av detaljer og praktiske gjøremål å holde styr på, samtidig som deltakerne med sine ulike behov skal tas hånd om fra første påmelding til siste evaluering.

Deltakerne og samarbeidspartnere har gjerne store forventninger til deg som arrangør, og du ønsker å fremstå profesjonell.

Midt oppi det hele skal du gi deltakerne en opplevelse de husker, med positivt fortegn.

Og kanskje har du minst ett stort eller flere små arrangementer i året. Starter du fra bunnen av for hver gang ...?

I så fall går det gjerne mye tid med til å sette ting i system, finne ut hva det er du skal ha oversikten over, hvordan du skal hente inn all informasjonen, og ikke minst: hvem som skal gjøre hva.

Dersom alt er lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, blir det gjerne et svare strev å lage samme arrangementet neste gang.

Alt dette gjør et kraftig innhogg i dine allerede travle arbeidsdager. Så hvordan skal du rekke over alt og sørge for at det hele blir vellykket?

Heldigvis finnes det verktøy som gjør planleggingsbiten enklere og mer oversiktlig fra år til år, slik at du får hjelp med å ivareta deltakernes ulike behov (og dine behov for informasjon).

Kopier suksessen!

Hva om du kunne slippe å starte fra scratch for hvert nytt arrangement du skal gå i gang med?

Hva om all infoen fra i fjor ligger klar til bruk, alt på ett sted, i et brukervennlig og oversiktlig system?

Et påmeldingssystem sparer deg for masse tid og mye jobb – ved at du bare kan “kopiere suksessen” fra sist, med fiks ferdig struktur og lagrede workflows og oppsett. Garantert siste versjon og oppdatert info!

Med et system der du har alt av informasjon oversiktlig lagret, blir du ikke avhengig av noen for å finne/samle infoen du trenger for ditt kommende arrangement. Dessuten blir det lettere å involvere andre i prosessen når alt er lagret på ett sted.

Du henter enkelt frem arrangementet fra sist med invitasjoner, påmeldingsskjemaer og lignende, og redigere disse med ny dato og agenda. Du trenger ikke å bruke dyrebar tid på å lage dette helt på nytt for hver eneste gang.

Det er bare å kopiere, endre småting – og voilà!

Hjelp til å huske på alle de små detaljene

Når man har et komplekst arrangement å planlegge og gjennomføre, kan det noen ganger kan gå litt vel kjapt i svingene. Spesielt dersom det bare er “tiden og veien” frem til arrangementsdagen. Da er det fort gjort å glemme små, men viktige detaljer:

Har du tenkt på alt når det gjelder invitasjoner og påmelding?

Med et påmeldingssystem ser du enkelt alle invitasjoner og e-poster som ble sendt sist, slik at du har full oversikt over hvem som ble invitert, og dessuten hvem som meldte seg på (og evt. av).

Hvem skal svare på henvendelser som kommer underveis fra deltakerne?

Alle henvendelser og svar blir lagret i databasen, slik at det for deg som arrangør er enkelt å se hva deltakere spør om, og å være sikker på at de har fått svar. Alle spørsmål deltakerne hadde forrige gang, ligger der. Dette gir deg muligheten til å være i forkant og forbedre det mange spurte om sist.

Hvor mange av deltakerne sist gang hadde behov for å booke overnatting når de meldte seg på? Og hvor mange var det egentlig som deltok på de ulike sesjonene?

Med et påmeldingssystem ser du antall på sesjoner, overnatting, etc.

Har du husket å opprette evalueringsskjemaer og optimalisere dem, slik at de gir best mulig resultat?

Alt av evalueringer og tilbakemeldinger fra i fjor ligger samlet i systemet. Disse kan du bruke aktivt for å forbedre årets arrangement, slik at du får verdifulle innsikter du kan bruke til for eksempel å kutte kostnader, unngå feil og forsterke gode resultater.

Har du husket å legge inn all nødvendig informasjon om betaling, slik at deltakerne kan betale uten problemer?

Alt av informasjon om betaling på fjorårets arrangement ligger oversiktlig lagret i systemetDet er ikke lett å huske på alt av detaljer fra år til år. Ved å samle all informasjonen fra i fjor på ett sted gjør dermed et profesjonelt påmeldingssystem arrangørjobben mye enklere og mer behagelig for deg. Du kan senke skuldrene og faktisk nyte prosessen.

Samtidig slipper du stadig å måtte rapportere til andre – nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på utviklingen.

Konklusjon

På komplekse arrangementer trenger du en god del informasjon fra deltakerne. Dette kan være informasjon du får i påmeldingsskjemaet eller senere i prosessen, for eksempel romdeling på hotellet, hvilke foredrag deltakeren ønsker å være med på, flytider, sen ankomst, og så videre.

Ofte avholder du de samme arrangementene fra år til år. Det blir etter hvert “tusen ting” å holde rede på. Hvorfor gjøre alt manuelt når du ikke er nødt til det?

Hvorfor ikke ganske enkelt samle inn alt på én gang og ha alt lagret på ett sted? Det er mye tid å spare på å kopiere alt fra sist gang og bare justere litt på tekst og bilder.

Er dere flere som jobber med samme arrangement, kan alle få tilgang og finne aller siste oppdatert informasjon selv.

Kort sagt: Et påmeldingssystem effektiviserer prosessen med å lage nytt arrangement, samtidig som det gir et bedre resultat for alle involverte. Kvalitetssikring av alle ledd … og det lille ekstra som gjør at deltakerne gleder seg til å komme tilbake på ditt neste arrangement.

Ønsker du å vite mer om hvordan et påmeldingssystem kan bidra til å heve kvaliteten på dine arrangementer? Ta gjerne kontakt med oss og få en gratis demo av Proviso.

Les også: Gode arrangementer krever god planlegging