Du er i full gang med å planlegge et arrangement. Du har reservert rom for deltakerne på et hotell, og du får oversendt hotellets betingelser.
Men travelt opptatt som du er med å holde styr på alle små og store detaljer, så tar du deg ikke tid til å sette deg inn i vilkårene.
Da skjer gjerne det som ofte skjer: Når folk begynner å melde avbud (eller du får færre deltakere enn forventet), klarer du ikke å holde oversikten over hotellets tidsfrister og satser for hva de gir no-show-gebyr på. Reservasjonen blir ikke redusert/kansellert innen fristen, og bedriften din mottar faktura for hele den opprinnelige bestillingen.
Det er sure penger! Og det er fullt mulig å unngå det.
Vi ser nærmere på hvordan du kan unngå å betale en formue i no-show.
Hva er egentlig no-show?
No-show = ikke fremmøtt. Dersom en garantert reservasjon ikke blir kansellert/redusert innen fristen, anses dette som en no-show, og oppholdet blir fakturert i sin helhet til gjesten/bedriften.
Mange bedrifter betaler store summer i no-show, fordi de ikke klarer å følge med på de aktuelle hotellenes avbestillingsfrister – 3 måneder før, 60 dager før, og så videre.
Dersom du avbestiller eller reduserer arrangement/events/overnatting innen oppgitte frister, betaler du ingen no-show, men kun for reelt antall deltakere/rom.
No-show i praksis: Betingelsene varierer fra hotell til hotell
Det er hotellets egne regler som gjelder ved eventuell avbestilling/reduksjon og betaling for no-show.
Når du bestiller hotell (uansett om det gjelder overnatting, kurslokale, etc.), så følger avbestillingsreglene med booking-bekreftelsen. Det er full avtalerett, og derfor er det viktig at du leser nøye og følger vilkårene som gjelder for bestilling.
- Hotellenes ulike vilkår avhenger av størrelsen på gruppen. For store grupper (200+) er det gjerne helt opp i 120 dager for 100 prosent avbestilling. Betingelsene skiller på overnatting og møte/bevertning for gruppebestilling.
- Du må forholde deg til reduksjonsfrister på 50 %, 25 %, 10 % og 5 % mot arrangementsdato. Noen hopper over 50 % og går for eksempel rett fra 100 % til 25 %. Dette må da følges tett opp.
- Når avbestillingsfristen er utløpt, kan total reduksjon maksimalt utgjøre neste frist, henholdsvis 25 % eller 50 % av opprinnelig bestilling.
- Noen hotellkjeder er langt mer fleksible enn andre. De fokuserer på eventuell mersalg ved fremtidige bestillinger.
Er det mulig å unngå no-show-gebyr helt?
Du trenger i hvert fall ikke å betale mer no-show-gebyr enn absolutt nødvendig. Tar du de rette forholdsreglene, kan du enkelt unngå å måtte punge ut med store summer, eller i det minste sørge for at du må betale no-show-gebyr så sjeldent som mulig.
- Sett deg godt inn i alle frister for avbestilling og reduksjon. Som nevnt innledningsvis varierer betingelsene fra hotell til hotell og skiller på overnatting og møte/bevertning for gruppebestilling.
- Vær tidlig ute med å starte planlegging og påmelding, slik at du rekker å avbestille dersom du ikke får nok deltakere.
- Send bekreftelse etter registrering med link til kalender, slik at deltakerne enkelt kan få arrangementet inn i sin kalender.
Tips: Bruk en arrangementsplattform
En profesjonell arrangementsplattform hjelper deg med å unngå eller redusere no-show-gebyr:
- Deltakere kan bestille hotell samtidig som de registrerer seg. De internt som sitter på hotellbestillingen, kan få tilgang til påmeldingssystemet. Slik kan disse hele tiden følge med på faktisk antall og redusere/tilpasse bestillingen deretter.
- Hotellet kan få lenker til relevant informasjon fra systemet, som til enhver tid er oppdatert. På den måten har hotellet på et tidligere tidspunkt full oversikt over det reelle antallet.
Les også: Modulen ‘Kurskalender’ – enklere både for deg og deltakerne dine
4 grep som gir færre no-shows
En av de beste måtene å unngå no-show-gebyr på er naturligvis at det blir så få no-shows på arrangementet som mulig. Erfaringsmessig blir antallet deltakere på et arrangement nesten alltid mindre enn utgangspunktet – folk blir syke, kan av ulike årsaker ikke møte, og så videre.
Heldigvis er det noen lure ting du kan gjøre for å minimere antallet som ikke dukker opp.
1) Send en SMS eller e-post dagen før
Har du noen gang meldt deg på et arrangement, for så å glemme det? Det kan skje med oss alle – spesielt når det går lang tid mellom påmelding og dato for arrangementet. Derfor er kontinuerlig kontakt underveis nøkkelen til å gjøre påmeldte om til faktiske deltakere.
Det gir stor effekt å sende en hyggelig velkomst-SMS dagen før arrangementet, gjerne med et oppdatert program eller annen nyttig informasjon. Dersom folk har meldt seg på lang tid i forveien, gjør en slik påminnelse at de husker det bedre, slik at de møter opp eller i det minste gir beskjed om at de faktisk ikke kommer.
Les mer: Derfor bør du sende ut påminnelser i forkant av arrangementet
2) Ikke bruk Facebook til påmelding
Sosiale medier er en god plattform for å promotere arrangementet ditt. Men hvis du inviterer på Facebook, ikke tro at det gir et reelt bilde på hvor mange som faktisk kommer – til det er det altfor lite forpliktende. Spesielt på gratisarrangementer kan det ofte være mange som har klikket 'deltar' på Facebook, men det er likevel ingen garanti for at alle disse dukker opp.
Vår klare anbefaling er at du ikke bruker kun Facebook til selve påmeldingen, selv om det gir god synlighet. Men publiser gjerne lenken på Facebook hvis det er sosiale medier som trekker deltakere til ditt arrangement.
3) Skap litt FOMO!
Send gjerne litt oppdatert informasjon underveis. Kanskje var ikke programmet helt klart da du åpnet påmeldingen. Når det er klart, send det ut! Allerede påmeldte deltakere får en positiv påminnelse om arrangementet og vil kanskje dele det med flere potensielle deltakere.
Eller kanskje du endelig har fått ja fra en veldig kjent foredragsholder/underholder som bør markedsføres for alt det er verdt? Listen er lang over konferansearrangører som har opplevd at billettsalget skyter i været etter at de kunngjør en “storkanon” på programmet.
Poenget er å holde på interessen inn mot arrangementsdagen og gjerne få de påmeldte så begeistret og spent at de nærmest får litt FOMO – fear of missing out.
4) Kommuniser effektivt via en arrangementsplattform
Med en arrangementsplattform får du en effektiv kommunikasjonsløsning, hvor du på e-post eller SMS kan sende informasjon, påminnelser, teasere, og så videre.
Du kan filtrere dine budskap til ulike grupperinger blant deltakerne. Når du sender informasjon på e-post, der du får frem hva de vil gå glipp av dersom de ikke dukker opp, holder du de påmeldte motivert til å delta på arrangementet.
Husk at du kniver om oppmerksomheten med mange andre arrangementer, og folk flest har knapt med tid. Så kom med nyheter som gjør arrangementet ditt attraktivt, særlig hvis du vet at det foregår mye annet samme dag.
En god arrangementsplattform hjelper deg med å være klar og tydelig, kort og informativ, med et profesjonelt og intuitivt design.
Du vil aldri kunne unngå no-shows helt og holdent. Men med god drahjelp fra en arrangementsplattform gjør du i alle fall ditt for at det skal bli færrest mulig tomme seter på neste arrangement.
Det sikreste tiltaket for å begrense/unngå no-show-gebyr? Bruk en profesjonell bestiller
Når du planlegger arrangement, har du nok å tenke på. Hadde det ikke vært en lettelse å slippe å passe på alle de ulike fristene for avbestilling/reduksjon?
Booker du gjennom en profesjonell bestiller, kan du fokusere 100 % på det som er viktigst – å lage et arrangement som huskes ekstra godt. Bestilleren holder i alle frister, holder kontinuerlig kommunikasjon med både hotellet og deg, og tilpasser bestillingen underveis, slik at du slipper å betale for de som ikke kommer.
Det kan likevel oppstå situasjoner hvor du må betale gebyr, men da er du iallfall informert og klar over at den ekstra kostnaden kommer.
Bestiller du gjennom Proviso Request, holder vi oversikten for deg! Vi følger med og holder stadig kommunikasjon med både hotellet og deg.
Proviso Request har en tettere dialog med hotellene enn det bedriftene har selv, og kan derfor ofte ha en enklere dialog og forhandlinger om no-show.
