Måneder med planlegging er over, arrangementsdagen er her. Dere har nettopp sjekket inn forventningsfulle deltakere. Kommer de til å like det du og teamet ditt har jobbet med i månedsvis?
Svaret vil du få i evalueringen når arrangementet er over. Men hadde det ikke vært kjekt å få vite det allerede nå, mens arrangementet pågår?
Det kan du få, ved å kjøre meningsmålinger (polls) underveis.
Med enkle meningsmålinger kan du ta “tempen” på salen, tilpasse programmet underveis, og sørge for at deltakerne blir enda mer engasjert og involvert i det du byr på fra scenen. Dermed gjør du det faglige innholdet enda mer relevant, og kunnskapsoverføringen høyere.
Hva er meningsmålinger?
Meningsmålinger (polls) er et nyttig verktøy for raskt og enkelt å kunne be deltakerne gi sine tilbakemeldinger underveis i arrangementet. Det kan brukes enten deltakerne er fysisk til stede på et arrangement eller er med digitalt.
Når du åpner for det, kan deltakere og foredragsholdere kommunisere direkte med hverandre gjennom spørsmål fra sal til scene, og vice versa.
Kanskje ønsker du innspill på faglige vurderinger, eller du skal gjennomføre avstemminger. Det kan være at publikum "rater" ulike foredrag, eller at de f.eks. sender inn et ord som beskriver dagen så langt, slik at det blir laget en ordsky som kan vises i plenum. Eller kanskje ønsker du rett og slett å gi deltakerne en mulighet til å stille spørsmål.
Hvorfor gjennomføre meningsmålinger?
Du gjør arrangementet mye mer “levende”
Muligheten til å evaluere og gi tilbakemeldinger på foredrag og aktiviteter underveis – der og da – får deltakerne til å føle seg betydningsfulle og gir dem et større eierskap til det faglige innholdet.
Ikke bare får du “tatt tempen” på publikum i løpet av dagen; med meningsmålinger får du i tillegg muligheten til å skreddersy programmet underveis. På den måten blir det faglige innholdet enda mer relevant, og deltakernes spørsmål blir i størst mulig grad besvart. Og kanskje får du svar på hva dere bør snakke mer eller mindre om.
Enten man er digital deltaker eller er til stede fysisk: Meningsmålinger skaper engasjement og temperatur, og gjør arrangementet til en mer dynamisk opplevelse, med større utbytte for alle involverte.
Du fanger opp de som ikke stiller spørsmål i plenum
Q&A-runder på et arrangement kan fort bli litt kleint.
Ikke alle foretrekker å sende inn åpne spørsmål eller å ta ordet i forsamlinger. Og det er ikke alltid personer med de beste innspillene som stiller spørsmålene.
Dermed kan det være at mange brenner inne med gode innspill eller spørsmål de ikke får svar på. En meningsmåling kan være en god løsning på dette.
Med meningsmålinger kan de litt mer introverte blant deltakerne få være anonyme og stille spørsmål de ellers er litt engstelig for at kan oppfattes som dumme. På den måten får de mye høyere utbytte av arrangementet.
Hvordan kan meningsmålinger gi konkret nytteverdi for både sal og scene?
Det er viktig at du som arrangør faktisk bruker resultatene av meningsmålingen(e) til noe som gir verdi, både for deltakerne og for deg. Altså at svarene blir delt der og da, og kanskje også at det fører til noe mer, enten som skjer med én gang eller på et senere tidspunkt.
Her er to eksempler på hvordan dere kan bruke meningsmålinger til å gjøre arrangementet enda mer nyttig og utbytterikt for både foredragsholderne og deltakerne:
Foredragsholdere kan tilpasse presentasjonen
Med en meningsmåling kan en god foredragsholder lodde stemningen blant publikum og så styre presentasjonen i en passende retning. For eksempel kan foredragsholdere få en pekepinn på demografien eller det kollektive kunnskapsnivået i salen, slik at de kan avpasse innholdet deretter.
I tillegg kan foredragsholdere piffe opp læringsopplevelsen og “reaktivere” deltakere som etter flere timer med intens konsentrasjon har falt litt ut.
Dersom du har et arrangement som varer over noe tid (en hel dag eller flere dager), kan bruk av meningsmålinger gi foredragsholdere mulighet til å presisere eller utdype litt der det er ønske om det.
Det gir et godt grunnlag for gruppearbeid
Hvis du planlegger gruppearbeid, kan meningsmålinger være veldig nyttig. Kommentarer og spørsmål som deltakerne sender inn, kan du fordele på gruppene, eller du kan sette gruppene opp basert på hva folk har spurt om/kommentert.
Slik kan du enkelt opprette og utføre en meningsmåling
En meningsmåling er et “her og nå”-produkt, som må være enkelt for arrangør å bruke og lettvint for deltakerne å svare på.
I en profesjonelt, nettbasert arrangementsplattform som Proviso vil du kunne få tilgang til meningsmåling som en egen modul. Du kan raskt og enkelt lage en meningsmåling, enten før arrangementet starter, eller underveis i selve arrangementet.
La oss gå gjennom steg for steg hvordan du lager og gjennomfører en meningsmåling i Proviso.
Steg 1: Opprett meningsmåling
For å opprette en meningsmåling, klikker du på Mer i menyen øverst, deretter velger du Meningsmåling.
Har du fra før av opprettet meningsmålinger på det arrangementet du er inne på, vil de vises i listen du får opp her. Hvis du ikke har opprettet noen ennå, vil listen være tom.
Du oppretter en ny meningsmåling ved å klikke på knappe Ny.
Deretter velger du hvilken type meningsmåling det skal være:
- Skalering
- Ett- eller flervalg
- Fritekst
- Ordsky
Type 1: Skalering
Skriv inn teksten du ønsker for meningsmålingen. Legg eventuelt til en beskrivelse under (valgfritt).
En kode som er gyldig kun for denne meningsmålingen, blir automatisk generert. Du kan endre denne koden selv, men vær oppmerksom på at koden må være unik. Dette gjelder for alle meningsmålingstypene. (Dersom koden du skriver inn, ikke kan brukes, får du beskjed om det.)
Angi hvilken skaleringsverdi deltakerne skal kunne velge mellom, minimum 1 og maksimum 10. Velg deretter et skaleringsikon.
Type 2: Ett- eller flervalg
Skriv inn teksten du ønsker for meningsmålingen. Legg eventuelt til en beskrivelse under (valgfritt).
Skriv deretter inn de ulike svaralternativene. Legg til så mange du har behov for. Du kan flytte svaralternativene opp og ned i listen ved å ta tak i dem og dra dem dit du vil. Hvis det skal være tillatt å velge mer enn ett svaralternativ, krysser du av for det.
Type 3: Fritekst
Skriv inn teksten du ønsker for meningsmålingen. Legg eventuelt til en beskrivelse under (valgfritt).
Dersom du skal ha mulighet til å moderere responsen fra deltakerne før den vises på presentasjonssiden, krysser du av for Moderere svar. Dette vil si at en innlogget bruker må “godkjenne” hvilke responser fra deltakerne som skal vises på presentasjonssiden, og eventuelt “avvise” de som ikke skal vises. Det er også mulig å tillate deltakerne å respondere flere ganger om du krysser av for det.
Type 4: Ordsky
Skriv inn teksten du ønsker for meningsmålingen. Legg eventuelt til en beskrivelse under (valgfritt).
Dersom du ønsker å moderere svarene, gjelder samme fremgangsmåte som for fritekst-meningsmålingen over.
Gjelder for alle meningsmålstypene. Når du er klar til å vise responsen fra deltakerne på presentasjonssiden, krysser du av for det enten på siden der du setter opp meningsmålingen eller direkte fra presentasjonssiden. Hvis du krysser av for at meningsmålingen skal vises i eventappen, vil den vises der for de deltakerne som har tilgang til appen.
Steg 2: Sett opp designet
Gå til siden Innstillinger i venstre meny for å sette opp designet du ønsker på presentasjonssiden.
- Tekstfarge: Dette er fargen på teksten til venstre på presentasjonssiden, der du finner lenken til svar.as og selve koden til meningsmålingen.
- Bakgrunnsfarge: Om du ønsker en annen bakgrunnsfarge enn blå, bak teksten til venstre på siden, angir du dette her.
- Bakgrunnsbilde: Dersom du ønsker et bakgrunnsbilde i stedet for bakgrunnsfarge, laster du opp det her.
- Logo: Laster du opp en logo, vil den vises i øverste venstre hjørnet av siden.
Selve meningsmålingsteksten vil alltid vises til høyre, mørk skrift på hvit bakgrunn.
Steg 3. Utfør meningsmålingen
Deltakerne kan svare på en meningsmåling på fire måter:
1. De kan gå til svar.as i nettleseren på mobilen, taste inn koden til meningsmålingen og svare derfra. Husk å dele koden med dem. Du finner koden ved å klikke på delesymbolet på siden Meningsmåling i venstre meny.
2. Du kan dele lenke og sende på SMS eller e-post. Du finner lenken til å dele på samme måte som under punkt 1 over.
3. Deltakerne kan skanne QR-kode fra presentasjonssiden og svare direkte derfra.
4. Deltakerne kan svare via Provisos deltakerapp (hvis den er laget og sendt ut i forkant).
Steg 4: Se responsen
Responsen på hver meningsmåling ser du ved å klikke på selve teksten på meningsmålingen i listen. Svarene fra deltakerne vises da på høyre side av skjermen.
Krysser du av for at responsen skal vises på presentasjonssiden også, vil du se selve meningsmålingsteksten øverst på siden og responsen under.
Steg 5: Åpne presentasjonssiden
Deltakerne gleder seg til å se resultatet av meningsmålingen, og det kan du vise dem ved å åpne en presentasjonsside. Denne kan du bruke på storskjerm, eller via skjermdeling dersom det er et digitalt arrangement.
Du velger selv om du modererer svarene først, eller om du viser dem direkte. (Vi anbefaler at du alltid har en moderator mellom det som blir sendt inn, og det som vises i plenum.)
Klikk på Mer-knappen (tre prikker) bak den meningsmålingen som skal vises, velg deretter Åpne presentasjonsside, og du vil da få opp meningsmålingen i presentasjonsformat. Du redigerer innstillingene på presentasjonssiden ved å gå til Innstillinger.
Legg merke til at du har en knapp for å velge fullskjerm på selve presentasjonssiden, og dessuten en knapp for å vise responsen som er kommet inn, når den er klar til å deles. Disse knappene vises når du beveger musepeker nedover mot høyre hjørne i bunnen av siden.
Ved å klikke på Mer-knappen kan du også redigere en meningsmåling, angi om meningsmålingen skal vises/skjules i appen, eller eventuelt slette meningsmålingen.
Oppsummert
Engasjement og involvering er ikke lenger bare noe som er kjekt å legge til rette for på arrangementer – deltakerne forventer det. Dessuten må de som har innspill og kommentarer få lov til å komme med dem. Å gjennomføre enkle meningsmålinger kan være en god og lettvint måte å få innspill og kommentarer på.
Samtidig må dette samspillet mellom sal og scene foregå på en måte som fungerer både for deg som arrangør og for foredragsholderne og deltakerne.
Et godt påmeldingssystem bør tilby meningsmåling som en egen modul du som bruker kan få tilgang til.
Med meningsmålinger får du enkelt og kjapt loddet stemningen blant publikum i løpet av arrangementet. Dessuten får du autentiske tilbakemeldinger fra deltakerne – alt mens det hele pågår og de har opplevelsen friskt i minne.
